Das Menü „Rechnungen“ im Portal enthält alle Funktionen zur Rechnungsstellung für Arbeitsaufträge . Um eine Einkaufsgutschrift einzureichen, navigieren Sie zu Hauptmenü > Rechnungen > Neu > Einkaufsgutschrift . Daraufhin wird die Seite „ Einkaufsgutschrift einreichen “ angezeigt. Sie erreichen diese Seite auch, indem Sie im Dashboard auf der Kachel „ Schnellzugriff – Lieferantenrechnungen“ auf „Einkaufsgutschrift “ klicken.

Auf der Seite „Einkaufsgutschrift einreichen“ müssen Sie eine Auftragsnummer eingeben und anschließend auf <Bestelldetails prüfen> klicken, um zu prüfen, ob es möglich ist, eine Einkaufsgutschrift hinzuzufügen.

Kann dem Arbeitsauftrag keine Einkaufsgutschrift hinzugefügt werden, beispielsweise weil der Arbeitsauftrag fehlerhaft ist, erhalten Sie die Meldung: „ Ein Auftrag mit dieser Nummer existiert nicht im System “. Dies tritt auch auf, wenn Sie versuchen, eine Gutschrift für einen Arbeitsauftrag zu erstellen, der kein Einkaufsauftrag ist, da diese nur über die entsprechenden Rechnungsfunktionen abgerechnet werden können.
Dadurch wird sichergestellt, dass der eingegebene Arbeitsauftrag Ihrem Auftragnehmer zugeordnet ist. Wenn Ihrem Benutzerkonto kein Auftragnehmer zugeordnet ist, können Sie den Vorgang nicht fortsetzen.

Einreichen einer Einkaufsgutschrift

Falls Sie eine Einkaufsrechnung über dem korrekten Betrag eingereicht haben und eine Einkaufsgutschrift einreichen müssen, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte, um Ihre Gutschrift einzureichen.

Sobald der Arbeitsauftrag erfasst und bestätigt wurde, werden Ihnen der Gebäudename, die zugehörige Arbeitsaufgabe sowie die Lieferungen des Einkaufsauftrags angezeigt. Anschließend benötigt das System Dokumente, um fortzufahren. Klicken Sie auf „ Rechnung/Liefernachweis hochladen… “, um sowohl eine Einkaufsrechnung als auch einen Liefernachweis hinzuzufügen. Um fortzufahren, müssen Sie einen Namen und eine Einkaufsrechnung hochladen (wählen Sie dazu den entsprechenden Typ aus). Alternativ können Sie bei Bedarf auch eine Datei mit dem Dateityp „ Einkaufsrechnung und Liefernachweis “ hochladen. Wählen Sie die benötigten Dateien über „ Datei auswählen “ aus und klicken Sie anschließend auf „ Hochladen “, um die Datei anzuhängen.

Nach dem Hochladen der Datei(en) müssen die Details der Gutschrift eingegeben werden. Rechnungsnummer, Steuerposition und die zu fakturierenden Lieferungen sind erforderlich. Die übrigen Felder werden automatisch ausgefüllt. Das Liefernetto kann jedoch aktualisiert werden, falls die Lieferungen beschleunigt wurden.

Sobald alle Angaben eingegeben sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Absenden“, um die Gutschrift einzureichen. Durch Klicken auf „Abbrechen“ wird die Einreichung der Gutschrift abgebrochen.

Sobald die Lieferungen ausgewählt und die Gutschrift eingereicht wurden, prüft das System die angegebenen Daten. Stimmen alle Angaben mit den Systemdaten überein, wird die Gutschrift weitergeleitet und wartet auf die Zahlungseinreichung.
Wird ein Problem festgestellt, erscheint erneut die Seite zur Einreichung der Gutschrift mit einer Liste der entsprechenden Ablehnungsgründe. Das „i“-Symbol neben jedem Grund liefert eine kurze Erläuterung.

Wenn Sie Ablehnungsgründe erhalten, überprüfen Sie bitte alle Angaben sorgfältig, insbesondere ob die Kosten inklusive Arbeitsstunden und die berechneten Teile korrekt sind. Eine Gutschrift kann trotz der Ablehnungsgründe eingereicht werden. Sie wird jedoch als nicht genehmigt eingereicht und muss daher vor der Zahlung manuell geprüft werden. Diese Gutschriften finden Sie in der Liste „ Nicht genehmigte Rechnungen “ .

Es ist auch möglich, nur die Lieferkosten gutzuschreiben. Geben Sie dazu einfach den zu berechnenden Lieferbetrag im Feld „Nettoversand“ ein und lassen Sie die Option „Sendungen“ deaktiviert. Zusätzliche Informationen können Sie im Feld „Anmerkungen“ hinzufügen.

Berechtigungen : Kann Gutschriften erstellen, kann Portal-Einkaufsrechnungen einreichen