Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Reaktiver Arbeitsauftrag . Abhängig von der Konfiguration und den Berechtigungen des jeweiligen Benutzers sind bestimmte Schritte jedoch möglicherweise nicht anwendbar, und der Benutzer wird automatisch zum nächsten relevanten Bildschirm weitergeleitet.

Erstellung eines reaktiven Arbeitsauftrags

Um einen reaktiven Arbeitsauftrag in der Einzelbildansicht zu erstellen, wählen Sie unter „ Arbeitsauftrag erstellen“ die Option „Reaktiv“ aus. Kacheln Sie die Kachel oder navigieren Sie im Menü zu Arbeitsaufträge > Neu > Reaktiv.

Auswahl eines Standorts

Je nachdem, ob es sich beim Benutzer um einen Benutzer eines einzelnen Standorts oder um einen Benutzer mehrerer Standorte handelt, wird der Gebäudebildschirm angezeigt.

Für Nutzer mit nur einem Standort wird das Textfeld „Ihr Gebäude“ automatisch mit dem dem Nutzerprofil zugewiesenen Gebäude ausgefüllt. Nutzer mit mehreren Standorten können im Textfeld einen Eintrag vornehmen, woraufhin eine Liste erscheint, aus der sie den gewünschten Standort auswählen können.

Sobald der Standort ausgewählt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche <OK>, um fortzufahren.

Problem/Anforderung

Hier gibt der Benutzer die Problembeschreibung bzw. Anforderung für den Arbeitsauftrag ein. Nach Eingabe in das Suchfeld und Klick auf „Suchen“ wird eine Liste mit Fehlern/Problemen angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen. Der Benutzer muss den korrekten Fehler bzw. das Problem auswählen, das die Störung verursacht. Wählt der Benutzer einen nicht bearbeiteten Fehler bzw. ein Problem aus, wird neben dem entsprechenden Eintrag eine Meldung angezeigt, und der Benutzer kann ihn nicht auswählen (dies ist berechtigungsabhängig).

Nachdem der Fehler/das Problem ausgewählt wurde, müssen das „ Symptom “ und der „Grund für die Aufgabe“ festgelegt werden. Beide Felder sind Dropdown-Listen, aus denen der Benutzer auswählen kann. Zur gewählten „Grundlage“ wird gegebenenfalls ein erläuternder Text angezeigt, der die jeweilige Bedeutung des Grundes erklärt. Bei Bedarf kann der Benutzer im Feld „Code/Menge“ auch die „Anzahl“ (z. B. bei mehreren defekten Glühbirnen) oder einen „Code“ für das Problem eingeben.

Hinweis: In einigen Fällen wird dem Benutzer die Möglichkeit gegeben, aus dem Abschnitt „Häufig auftretende Probleme/Anforderungen“ auszuwählen.

Sobald die Aufgabe ausgewählt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche <OK>, um fortzufahren.

Hinweis: Wenn der Benutzer eine Anlagennummer für etwas hat, für das Sie einen neuen Vorgang erstellen müssen. Für den Arbeitsauftrag können Sie die Funktion „Suche nach Anlagennummer“ verwenden.

Standort

Hier geben Sie den Standort des Problems ein. Überprüfen Sie zunächst, ob die Ebene korrekt ist, indem Sie die Ebene links auswählen. Falls diese nicht korrekt ist, klicken Sie auf „Ebene ändern“. Daraufhin werden Ihnen die verfügbaren Ebenen des Gebäudes angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Ebene aus, um sie zu ändern. 

Hinweis: Wenn die gewünschte Ebene das „Dach“ ist, wird durch Klicken auf <Dach auswählen> automatisch der Standort als Dach, Dach, Dach ausgewählt und zum nächsten Abschnitt des Auftragserstellungsprozesses übergegangen.

Wählen Sie anschließend einen Bereich aus. Daraufhin wird eine Liste der Standorte angezeigt (falls das Problem die gesamte Ebene betrifft, wählen Sie stattdessen die Schaltfläche „Gesamte Ebene“). Falls weitere Standortinformationen verfügbar sind, können diese im Feld „Zusätzliche Informationen“ hinzugefügt werden.

Wenn es im Gebäude mehrere Standorte gibt und der gewünschte Standort bereits bekannt ist, kann der Benutzer über das Suchfeld „Standort suchen“ danach suchen. Während der Eingabe wird eine Liste der Standorte angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Standort aus, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Betrifft das Problem das gesamte Gebäude, wählen Sie die Schaltfläche „Gesamtes Gebäude“. Auch in diesem Fall gelangen Sie zum nächsten Schritt.

Sobald der Standort ausgewählt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche <OK>, um fortzufahren.

Kontakt

Im Kontaktbildschirm kann der Benutzer den Ansprechpartner für den Arbeitsauftrag auswählen. Standardmäßig werden beim Aufruf dieser Seite die Felder automatisch mit den Daten des Benutzers, der den Arbeitsauftrag erstellt hat, sowie einer Kontaktliste ausgefüllt. Jeder Kontakt in der Liste enthält Name, Berufsbezeichnung und Telefonnummer. Durch Klicken auf <Kontaktname> wird ein Kontakt ausgewählt. Die Felder „Kontakttyp“, „Kontaktname“ und „Telefonnummer“ werden dann automatisch mit den Kontaktdaten befüllt. Alternativ kann der Benutzer die Felder auch manuell ausfüllen.

Sobald der Kontakt eingegeben wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche <OK>, um fortzufahren.

Ressource

Im Ressourcenbildschirm kann der Benutzer die benötigte Ressource zur Bearbeitung von Arbeitsaufträgen auswählen. Die oben im Feld grau dargestellten Auftragnehmer sind die Ressourcen, die aufgrund verschiedener Faktoren wie Standort, Arbeitsumfang usw. für diesen Arbeitsauftrag vorkonfiguriert wurden. Nach Auswahl der Ressource wird der nächste Abschnitt angezeigt.

Hinweis: Wenn der Arbeitsauftrag assetbasiert ist und die Ressource, die die Garantie für das Asset abdeckt, vorhanden ist, wird sie mit einem gelben Hintergrund angezeigt.

Antwort/Priorität

Im Antwortbildschirm gibt der Benutzer die Uhrzeit des Arbeitsauftrags an. Die Aufgabe muss bis zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein. Die Priorität kann über das Dropdown-Menü „Priorität“ ausgewählt werden. Bei einigen Prioritäten wird eine Datums-/Uhrzeitauswahl angezeigt. In diesem Fall muss der Benutzer lediglich das entsprechende Datum/die entsprechende Uhrzeit auswählen. Bei anderen Prioritäten wird die Berechnung des SLA (basierend auf dem Vertrag) angezeigt.

In manchen Fällen, in denen die Priorität geändert wird, wird je nach Kundeneinstellungen das Feld „Grund für abweichende Priorität“ angezeigt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das <I> fahren, werden weitere Informationen zu diesem Feld angezeigt. Dieses Feld ist obligatorisch und muss vor der Auftragserstellung ausgefüllt werden.

Wenn das Feld „Nicht-Standardpriorität“ nicht ausgefüllt ist, erhält der Benutzer folgende Meldung:

Sie müssen einen Grund dafür angeben, warum Sie die Standardpriorität nicht auswählen.

Sobald die Antwort/Priorität ausgewählt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche <OK>, um fortzufahren.

Hinweis: Dieser Abschnitt wird nicht immer standardmäßig angezeigt, da er vom System automatisch für den Benutzer ausgewählt wird. Um diesen Abschnitt in diesen Fällen anzuzeigen, klicken Sie auf der Übersichtsseite auf den Abschnitt „ Antwort “.

Duplikate/ Ereignisse

Es können bereits Arbeitsaufträge vorliegen, die als Duplikate, Sonderereignisse oder anstehende Wartungsarbeiten klassifiziert sind und mit dem angeforderten Arbeitsauftrag in Zusammenhang stehen. In diesem Fall sollte der Benutzer die anderen Arbeitsaufträge überprüfen, um sicherzustellen, dass kein doppelter Arbeitsauftrag erstellt wird, keine anstehende Wartungsarbeit den angeforderten Arbeitsauftrag abdeckt oder keine Ereignisse die Bearbeitung dieses Arbeitsauftrags verhindern.

Sobald alle zu prüfenden Ereignisse und Duplikate geprüft wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche <OK>, um fortzufahren.

Anmerkungen

Im Abschnitt „Notizen“ kann der Benutzer dem Ressourcenverantwortlichen zusätzliche Informationen zum Problem geben, die in vorherigen Schritten möglicherweise nicht erfasst wurden. Zum Beispiel: Wie schwerwiegend ist das Problem? Wie viele Personen sind betroffen? Besteht die Gefahr, dass ein Standort abgeschaltet wird? usw.

Je mehr relevante Informationen hier hinzugefügt werden können, desto besser kann sich die zuständige Stelle ein Bild vom Problem machen, was ihr bei der Planung und der rechtzeitigen Behebung/Fertigstellung der Arbeiten helfen kann.

Sobald die Notizen hinzugefügt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche <OK>, um fortzufahren.

Fragebogen

Kunden können Ostara so konfigurieren, dass beim Erstellen eines Arbeitsauftrags ein Fragebogen für die Benutzer generiert wird. Dieser kann auf verschiedenen Kriterien wie Gebäude, Gerätetyp, Priorität usw. basieren. Wenn ein für den jeweiligen Arbeitsauftrag relevanter Fragebogen konfiguriert ist, wird dem Benutzer ein Bildschirm angezeigt, der ausgefüllt werden muss, bevor er fortfahren kann.

Sobald die Fragen beantwortet sind, klicken Sie auf die Schaltfläche <OK>, um fortzufahren.

Zusammenfassung

Sobald alle erforderlichen Abschnitte ausgefüllt sind, wird eine Zusammenfassung der Arbeit angezeigt. Hier können Sie alle Details des Arbeitsauftrags überprüfen und ändern, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Wählen Sie dazu den entsprechenden Abschnitt aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Ändern“. Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie auf die Schaltfläche „Auftrag absenden“, um den Arbeitsauftrag zu erstellen.

Nach dem Absenden wird der Benutzer zur Seite mit den Arbeitsauftragsdetails weitergeleitet.

Berechtigungen : Kann reaktive Arbeitsaufträge erstellen, kann Ressourcen zuweisen, kann einen Zeitplan festlegen