Das Menü „Rechnungen“ im Portal enthält alle Funktionen zur Rechnungsstellung für Arbeitsaufträge . Um eine Sammelgutschrift einzureichen, navigieren Sie zu Hauptmenü > Rechnungen > Neu > Sammelgutschrift . Daraufhin wird die Seite „ Sammelgutschrift einreichen “ angezeigt. Sie erreichen diese Seite auch, indem Sie im Dashboard auf der Kachel „ Schnellzugriff – Rechnungen “ auf „ Sammelgutschrift “ klicken.

Sobald Sie sich auf der Seite „Konsolidierte Gutschrift einreichen“ befinden, müssen Sie das Belegblatt für die konsolidierte Gutschrift herunterladen, indem Sie auf „ Vorlage herunterladen “ klicken. Nach dem Herunterladen und Öffnen der Vorlage müssen Sie die zu fakturierenden Arbeitsaufträge und die zugehörigen Kosten eingeben. Die Kostenfelder sind dieselben wie bei einzelnen Gutschriften. Sollten Sie dennoch Fragen haben, finden Sie auf der Seite „Konsolidierte Gutschrift einreichen“ eine Beschreibung der erforderlichen Angaben auf dem Belegblatt.

Nach dem Hochladen des Belegblatts prüft das System die Datei, um sicherzustellen, dass die Daten auf dem Blatt mit den Systemdaten übereinstimmen. Dabei wird außerdem eine Referenznummer für die Rechnung generiert und der Belegblattstatus angezeigt, anhand dessen entschieden wird, ob die Rechnung eingereicht werden kann.
Sollten Probleme mit dem Trägerblatt auftreten, können diese durch Klicken auf „ Auf dem Bildschirm anzeigen “ oder durch Klicken auf „ Einzelne Zeilen nach Excel exportieren “ in einer heruntergeladenen Datei angezeigt werden.

Wenn Sie Ablehnungsgründe erhalten, überprüfen Sie bitte alle Angaben sorgfältig, insbesondere ob die Kosten inklusive Arbeitsstunden und die berechneten Teile korrekt sind. Eine Sammelgutschrift kann nicht eingereicht werden, wenn sie Fehler enthält. Diese müssen daher vor der Einreichung behoben werden. Sollten die Fehler nicht in der Sammelgutschrift behoben werden können, müssen sie aus dem Belegblatt entfernt und manuell eingereicht werden. Sobald Änderungen am Belegblatt vorgenommen wurden, laden Sie dieses einfach erneut hoch, um die Änderungen zu übernehmen.

Hinweis: Die Gründe für eine Ablehnung beim Hochladen von Gutschriften sind die gleichen wie beim Hochladen einzelner Rechnungen .

Sobald die Datei akzeptiert wurde, berechnet das System automatisch den Nettobetrag sowie die Steuer und den Bruttobetrag . Rechnungsnummer und Steuerposition sind erforderlich. Klicken Sie anschließend auf „ Absenden “, um die konsolidierte Gutschrift einzureichen.

Berechtigungen : Kann Sammelrechnungen über das Portal einreichen und Gutschriften erstellen.