Das Menü „Rechnungen“ im Portal enthält alle Funktionen zur Rechnungsstellung für Arbeitsaufträge . Um eine Rechnung einzureichen, navigieren Sie zu Hauptmenü > Rechnungen > Neu > Rechnung . Daraufhin wird die Seite „ Rechnung einreichen “ angezeigt. Sie können diese auch aufrufen, indem Sie im Dashboard auf der Kachel „ Schnellzugriff – Rechnungen “ auf „ Rechnung “ klicken.

Auf der Seite „Rechnung einreichen“ müssen Sie eine Auftragsnummer eingeben und anschließend auf <Auftragsdetails prüfen> klicken, um zu überprüfen, ob es möglich ist, eine Rechnung hinzuzufügen.

Kann dem Arbeitsauftrag keine Rechnung hinzugefügt werden, beispielsweise weil der Arbeitsauftrag fehlerhaft ist, erhalten Sie die Meldung: „ Ein Auftrag mit dieser Nummer existiert nicht im System “. Dadurch wird sichergestellt, dass der eingegebene Arbeitsauftrag Ihrem Auftragnehmer zugeordnet ist. Ist Ihrem Benutzerkonto kein Auftragnehmer zugeordnet, können Sie den Vorgang nicht fortsetzen.

Einreichen einer Rechnung

Sobald der Arbeitsauftrag erfasst und bestätigt wurde, werden Ihnen der Gebäudename, die zugehörige Arbeitsaufgabe sowie die erfassten Anwesenheiten angezeigt. Anschließend benötigt das System Dokumente, um fortzufahren. Klicken Sie auf „ Rechnung/Arbeitsblatt(e) hochladen… “, um sowohl eine Rechnungs- als auch eine Arbeitsblattdatei hinzuzufügen. Um fortzufahren, müssen Sie einen Namen sowie die Rechnung und das Arbeitsblatt hochladen (wählen Sie dazu den entsprechenden Typ aus). Alternativ können Sie auch eine Datei vom Typ „ Rechnung & Arbeitsblatt “ hochladen. Wählen Sie die benötigten Dateien über „ Datei auswählen “ aus und klicken Sie anschließend auf „ Hochladen “, um die Datei anzuhängen.

Nach dem Hochladen der Datei(en) müssen die Rechnungsdetails eingegeben werden. Rechnungsnummer und Steuerposition sind erforderlich, und die darunter stehenden Felder müssen je nach Kosten des Auftrags ausgefüllt werden. Diese Felder sind:

• Anfahrtspauschale
• Zeitaufwand vor Ort Kosten
• Arbeitskosten
• Teilekosten
• Anlagen-/Geräte-/Sonstige Kosten

Sobald die Kosten in die entsprechenden Felder eingegeben und die Rechnung eingereicht wurde, prüft das System die angegebenen Daten. Stimmen alle Angaben mit den Systemdaten überein, wird die Rechnung weitergeleitet und wartet auf die Zahlungseinreichung.
Wird ein Problem festgestellt, erscheint erneut die Seite zur Rechnungsstellung mit einer Liste der entsprechenden Ablehnungsgründe. Das „i“-Symbol neben jedem Grund liefert eine kurze Erläuterung.

Wenn Sie Ablehnungsgründe erhalten, überprüfen Sie bitte alle Angaben sorgfältig, insbesondere ob die Kosten inklusive Arbeitsstunden und die berechneten Teile korrekt sind. Eine Rechnung kann trotz der Ablehnungsgründe eingereicht werden. Sie wird jedoch als nicht genehmigt gekennzeichnet und muss daher vor der Zahlung manuell geprüft werden. Diese Rechnungen finden Sie in der Liste „ Nicht genehmigte Rechnungen “.

Hinweis: Die Gründe für eine Ablehnung während des Rechnungs-Upload-Prozesses sind folgende:

• Tarifanfrage
• Anfrage zu den Einsatzgebühren
• Anfrage zu den Kosten für die Zeit vor Ort
• Anfrage zu den Gesamtkosten
• Teilekostenanfrage
• Anfrage zu Anlagen-/Geräte-/Sonstige Kosten
• Umfassender Vertrag
• Arbeitsauftrag nicht im Status „Abgeschlossen“
• Anfrage zu den Anfahrtskosten
• Anlage unterliegt der Gewährleistung
• Die Kosten übersteigen den Vertragswert.
• Die Rechnung weicht von den vorher vereinbarten Kosten ab.
• Zertifikat(e) werden erwartet
• Warte auf die Anfrage
• Warten auf Zählerstand(e)
• Besuch am selben Tag - es werden keine Anwesenheitskosten erwartet (das System überprüft die Mobilgeräte-IDs, um sicherzustellen, dass ein tatsächlicher Besuch am selben Tag erfasst wird, wenn das Mobilgerät desselben Technikers am selben Tag am selben Standort verwendet wird).
• Dauer vor Ort länger als ein Werktag
• Arbeitsauftrag in der Genehmigung
• Verifizierung fehlgeschlagen
• Anfrage zu den Lieferkosten – nur auf Einkaufsrechnungen

Rechnung dem falschen Auftrag zugeordnet

Falls Sie feststellen, dass die von Ihnen eingereichte Rechnung dem falschen Auftrag zugeordnet wurde, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Die Rechnung ist nicht genehmigt : Suchen Sie die Rechnung in Ihrer Liste der nicht genehmigten Rechnungen und klicken Sie darauf, um sie zu öffnen. Verwenden Sie die Option „ Löschen“ auf der linken Seite, um die Rechnung aus dem System zu entfernen. Anschließend können Sie die Rechnung gemäß den Schritten in dieser Anleitung dem entsprechenden Arbeitsauftrag erneut zuordnen.

Die Rechnung ist genehmigt : Sollten Sie nach Einreichung der Rechnung feststellen, dass ein Fehler unterlaufen ist und die Rechnung automatisch als genehmigt verarbeitet wurde, wenden Sie sich bitte umgehend an Ihren Kundendienst.

Berechtigungen : Kann Rechnungen erstellen