Het menu Facturen in de portal bevat alle functies voor het factureren van een werkorder . Om een factuur in te dienen, navigeert u naar Hoofdmenu > Facturen > Nieuw > Factuur . De pagina ' Factuur indienen ' wordt geopend. Deze pagina is ook toegankelijk door te klikken op ' Factuur ' in de tegel ' Snelle toegang - Facturen ' op het dashboard.

Op het scherm 'Factuur indienen' wordt u gevraagd een werkordernummer in te voeren en vervolgens op <WO-details controleren> te klikken om te controleren of het mogelijk is om er een factuur aan toe te voegen.

Als het niet mogelijk is om een factuur aan die werkorder toe te voegen, bijvoorbeeld omdat de werkorder onjuist is, ontvangt u de melding ' Er bestaat geen opdracht met dit nummer in het systeem '. Dit zorgt ervoor dat de ingevoerde werkorder overeenkomt met uw opdrachtnemer. Als u geen opdrachtnemer aan uw gebruiker hebt gekoppeld, kunt u hiermee niet verder.

Een factuur indienen

Zodra de werkorder is ingevoerd en geaccepteerd, worden de naam van het gebouw en de taak waarop de werkorder wordt weergegeven, weergegeven, samen met de aanwezigheidsregistraties die op de werkorder hebben plaatsgevonden. Het systeem vereist vervolgens documentatie om verder te gaan. Door te klikken op " Factuur/Werkblad(en) uploaden... ", kunt u zowel een factuurbestand als een werkbladbestand toevoegen. Om verder te gaan, moeten een naam en zowel een factuur als een werkblad worden geüpload (door het relevante type te selecteren). Het is echter ook mogelijk om één bestand te uploaden met het bestandstype " Factuur & Werkblad ". Selecteer de gewenste bestanden met de actie " Bestand kiezen " en klik vervolgens op " Uploaden " om het bestand bij te voegen.

Nadat u de bestanden hebt geüpload, moeten de details van de factuur worden ingevoerd. Het factuurnummer en het belastingpunt zijn vereist en de onderstaande velden moeten worden ingevuld, afhankelijk van de kosten van de werkorder . Deze velden zijn:

• Voorrijkosten
• Tijd op locatie kosten
• Arbeidskosten
• Onderdelenkosten
• Kosten voor fabriek/apparatuur/diverse apparatuur

Nadat de kosten in de juiste velden zijn ingevoerd en de factuur is ingediend, controleert het systeem de verstrekte gegevens. Als alles overeenkomt met het systeem, wordt de factuur doorgestuurd en kan deze ter betaling worden ingediend.
Als er een probleem wordt gevonden, keert het scherm voor het indienen van facturen terug, met een lijst met de betreffende niet-goedgekeurde redenen. Het 'i'-pictogram naast elke reden geeft een korte uitleg van die niet-goedgekeurde reden.

Als u niet-goedgekeurde redenen ontvangt, controleer dan altijd of alles klopt, inclusief of de kosten inclusief uren zijn en of de in rekening gebrachte onderdelen correct zijn. Een factuur kan nog steeds worden ingediend, ondanks de niet-goedgekeurde redenen. Deze wordt echter als niet-goedgekeurd ingediend en moet daarom handmatig worden gecontroleerd voordat de betaling kan worden verricht. Deze zijn te vinden in de lijst ' Niet-goedgekeurde facturen '.

Let op: De volgende redenen kunnen optreden tijdens het uploaden van facturen en kunnen leiden tot niet-goedgekeurde facturen:

• Tarievenvraag
• Vraag over voorrijkosten
• Tijd op locatie kosten Query
• Totale kosten query
• Vraag over onderdelenkosten
• Vraag over installatie-/apparatuur-/diverse kosten
• Omvattend contract
• Werkorder niet in status Voltooid
• Vraag over voorrijkosten
• Activa onder garantie
• Kosten overtreffen contractuele overeenkomst
• Factuur varieert met de vooraf overeengekomen kosten
• In afwachting van certificaat(en)
• In afwachting van RFI
• Wacht op meterstand(en)
• Bezoek op dezelfde dag - geen aanwezigheidskosten (het systeem controleert de ID's van mobiele apparaten om ervoor te zorgen dat een echt bezoek op dezelfde dag wordt vastgelegd als het mobiele apparaat van dezelfde technicus op dezelfde site op dezelfde dag wordt gebruikt)
• Duur op locatie langer dan één werkdag
• Werkorder in Autorisatie
• Verificatie mislukt
• Vraag over bezorgkosten - Alleen op inkoopfacturen

Factuur ingediend bij de verkeerde werkorder

Als u merkt dat de factuur die u heeft ingediend, is ingediend voor de verkeerde werkorder , volg dan de volgende stappen:

De factuur is afgekeurd : Zoek de factuur in uw lijst met afgekeurde facturen en klik erop om deze te openen. Gebruik de actie ' Verwijderen' aan de linkerkant om de factuur uit het systeem te verwijderen. U kunt de factuur vervolgens opnieuw indienen bij de juiste werkorder met behulp van de stappen in deze handleiding.

De factuur is goedgekeurd : Als u na het indienen van de factuur constateert dat er een fout is gemaakt en de factuur automatisch als goedgekeurd wordt verwerkt, neem dan onmiddellijk contact op met de helpdesk van uw klant.

Machtigingen : Kan facturen maken