Het menu Facturen in het portaal bevat alle functies met betrekking tot het factureren van een werkorder . Om een factuur in te dienen, navigeert u naar Hoofdmenu > Facturen > Nieuw > Factuur . Hiermee wordt de pagina ' Factuur indienen ' weergegeven. Deze pagina is ook toegankelijk door te klikken op ' Factuur ' in de tegel ' Sneltoegang - Facturen ' op het dashboard.

Zodra u op het scherm "Factuur indienen" bent, moet u een werkordernummer invoeren en vervolgens op <Controleer werkorderdetails> klikken om te controleren of het mogelijk is om er een factuur aan toe te voegen.

Als het niet mogelijk is om een factuur aan die werkorder toe te voegen, bijvoorbeeld omdat de werkorder onjuist is, ontvangt u een bericht met de tekst ' Er bestaat geen werkorder met dit nummer in het systeem '. Dit zorgt ervoor dat de ingevoerde werkorder overeenkomt met uw aannemer. Als er geen aannemer aan uw gebruiker is gekoppeld, kunt u niet verder.

Een factuur indienen

Nadat de werkorder is ingevoerd en geaccepteerd, worden de gebouwnaam en de taak van de werkorder weergegeven, samen met de aanwezigheidsdata die aan de werkorder zijn gekoppeld. Het systeem vereist vervolgens documentatie om verder te gaan. Door op " Factuur/Werkblad(en) uploaden... " te klikken, kunt u zowel een factuurbestand als een werkbladbestand toevoegen. Om verder te gaan, moeten een naam en zowel een factuur als een werkblad worden geüpload (door het relevante type te selecteren). Het is echter ook mogelijk om één bestand te uploaden met het bestandstype " Factuur & Werkblad ". Selecteer de gewenste bestanden met de actie " Bestand kiezen " en klik vervolgens op " Uploaden " om het bestand toe te voegen.

Na het uploaden van de bestanden moeten de factuurgegevens worden ingevoerd. Het factuurnummer en het btw-tarief zijn verplicht en de onderstaande velden moeten worden ingevuld afhankelijk van de kosten van de werkorder . Deze velden zijn:

• Voorrijkosten
• Kosten voor tijd ter plaatse
• Arbeidskosten
• Onderdelenkosten
• Apparatuur/Diverse kosten

Nadat de kosten in de daarvoor bestemde velden zijn ingevuld en de factuur is ingediend, controleert het systeem de verstrekte gegevens. Als alles overeenkomt met de gegevens in het systeem, wordt de factuur verwerkt en is deze klaar voor betaling.
Als er een probleem wordt geconstateerd, keert het scherm voor het indienen van facturen terug met een lijst van de betreffende afwijzingsredenen. Het 'i'-pictogram naast elke reden geeft een korte uitleg van die afwijzingsreden.

Als u een afwijzingsreden ontvangt, controleer dan altijd of alles correct is, inclusief of de kosten rekening houden met eventuele inbegrepen uren en of de onderdelen die in rekening worden gebracht correct zijn. Een factuur kan ondanks de afwijzingsreden nog steeds worden ingediend. Deze wordt echter als afgekeurd ingediend en moet daarom handmatig worden gecontroleerd voordat de betaling kan worden uitgevoerd. Deze facturen kunt u bekijken in de lijst ' Afgekeurde facturen '.

Let op: De redenen voor een afwijzing die tijdens het uploaden van de factuur kunnen optreden, zijn als volgt (bij elke reden wordt een beschrijving weergegeven wanneer deze verschijnt tijdens het indienen van de factuur):

• Tarieven opvragen
• Aanvraag voor aanwezigheidskosten
• Kosten voor tijd op locatie
• Aanvraag voor een schatting van de arbeidskosten
• Kosten opvragen voor onderdelen
• Aanvraag voor kostenraming van onderdelen
• Aanvraag voor kostenraming van apparatuur/diverse kosten
• Aanvraag apparatuur/diverse kosten
• Offerteaanvraag voor vaste kosten
• Er worden geen verdere facturen verwacht.
• Geen mobiel gebruik
• Niet-voorkeursmethode voor inchecken
• Geen functiescheiding
• Uitgebreid contract
• Werkorder heeft niet de status 'Voltooid'
• Het product valt onder de garantie.
• De kosten overschrijden de contractuele afspraken.
• De factuurprijs varieert afhankelijk van de vooraf overeengekomen kosten.
• Certificaat/certificaten in afwachting
• Wachtend op RFI
• Wachten op meterstand(en)
• Nieuw, schoon certificaat vereist
• Bezoek op dezelfde dag - er worden geen aanwezigheidskosten verwacht (het systeem controleert de mobiele apparaat-ID's om ervoor te zorgen dat een echt bezoek op dezelfde dag wordt geregistreerd als hetzelfde mobiele apparaat van de technicus op dezelfde locatie op dezelfde dag wordt gebruikt).
• Verblijf op locatie langer dan één werkdag
• Werkorder in autorisatie
• Verificatie mislukt
• Desktopaudit mislukt
• Desktopaudit in afwachting
• Vraag over verzendkosten - alleen op inkoopfacturen
• Kostenoverzicht per regel - Alleen voor inkoopfacturen
• Proforma factuur
• Projectwerken
• Limiet voor gefaseerde betalingen overschreden
• Binnen de terugroepperiode

Factuur ingediend voor de verkeerde werkorder

Als u merkt dat de factuur die u hebt ingediend, is gekoppeld aan de verkeerde werkorder , volg dan deze stappen:

De factuur is niet goedgekeurd : zoek de factuur in uw lijst met niet-goedgekeurde facturen en klik erop om deze te openen. Gebruik de actie ' Verwijderen' aan de linkerkant om de factuur uit het systeem te verwijderen. U kunt de factuur vervolgens opnieuw indienen bij de juiste werkorder , met behulp van de stappen in deze handleiding.

De factuur is goedgekeurd : Als u na het indienen van de factuur een fout ontdekt en de factuur automatisch als goedgekeurd is verwerkt, neem dan onmiddellijk contact op met uw klantenservice.

Let op: Facturen worden niet door Ostara Systems betaald. Zodra een factuur de status "Betaling ingediend" heeft, wordt deze doorgestuurd naar de klant, zodat hun financiële afdeling de factuur kan verwerken voor betaling. Bankgegevens worden door de klant in hun eigen financiële systemen bewaard.

Let op: deze actie is alleen mogelijk via Nexus . Het is niet mogelijk om factuurdocumenten of werkbladen aan facturen toe te voegen via de mobiele applicatie.

Machtigingen : Kan facturen aanmaken