Durch Tippen auf der Startseite wird die Seite „Arbeitsauftrag erstellen“ aufgerufen. Je nach Systemeinstellungen hat der Benutzer die Möglichkeit, den Auftrag entweder durch Suche nach dem Gebäudenamen/der Gebäudenummer zu erstellen:

Oder indem sie aufgefordert werden, den Barcode des Assets, für das sie den Arbeitsauftrag erstellen möchten, mit der Schaltfläche „Asset-Barcode scannen“ zu scannen:

Nach Auswahl eines Gebäudes wird die Übersichtsseite angezeigt. Hier wird der aktuelle Stand der Auftragserstellung dargestellt und der Benutzer kann die erforderlichen Details für den Auftrag hinzufügen. Durch Antippen eines Abschnitts wird die entsprechende Seite angezeigt, auf der weitere Details angegeben werden können. Die ersten angezeigten Abschnitte sind „Fehler/Problem“ und „Standort“.

Je nach Systemeinstellungen wird der Benutzer hier möglicherweise auch aufgefordert anzugeben, ob er eine Anlagennummer besitzt oder nicht. Tippt der Benutzer auf „Ja“, wechselt der Bildschirm von den Abschnitten „Fehler/Problem“ und „Standort“ zum Abschnitt „Anlagen“.

Wenn kein Asset ausgewählt ist, muss zunächst der Abschnitt „Fehler/Problem“ ausgefüllt werden. Durch Antippen gelangt man zur Fehler-/Problemseite, auf der die Details des zu behebenden Fehlers oder Problems eingegeben werden können. Im Suchfeld oben kann der Benutzer den Fehler eingeben, für den ein Arbeitsauftrag erstellt werden soll. Nach der Suche erscheint eine Liste mit Geräte-/Servicearten, die den Suchkriterien entsprechen. Die gewünschte Option kann durch Antippen ausgewählt werden. Anschließend kann der Benutzer die Auswahl durch Antippen von „Ändern“ ändern, um eine andere Option zu wählen.

Der Benutzer muss nun den Fehler/das Problem mit dem ausgewählten Gerätetyp/Dienst und dessen Ursache auswählen. Diese können über die entsprechenden Dropdown-Menüs ausgewählt werden. Falls weitere Details benötigt werden, können diese im Feld „Notizen“ unten eingegeben werden. Sobald alle Informationen eingegeben wurden, tippen Sie auf „Absenden“, um fortzufahren.

Als Nächstes gelangen Sie zur Seite „Standort“, sofern noch kein Objekt ausgewählt oder eine Objektnummer eingegeben wurde. Sie können einen Standort auf zwei Arten auswählen: Erstens über die Dropdown-Menüs oben auf der Seite. Nach Eingabe eines Textes werden Ihnen passende Optionen angezeigt. Zweitens können Sie die Dropdown-Menüs unten auf der Seite verwenden, um den Standort zu finden, ohne ihn eintippen zu müssen. Wählen Sie zunächst die Ebene aus dem Dropdown-Menü „Ebene“. Anschließend erscheint ein zweites Dropdown-Menü mit Bereichen. Nachdem Sie einen Bereich ausgewählt haben, können Sie im Dropdown-Menü „Standort“ einen Standort auswählen. Falls weitere Details benötigt werden, geben Sie diese im Feld „Zusätzliche Standortinformationen“ unten ein. Tippen Sie auf „Absenden“, um fortzufahren.

Hinweis: In manchen Fällen erscheint zunächst ein weiteres Dropdown-Menü namens „Block“. Hierbei handelt es sich um ein zusätzliches Feld, in dem der Benutzer den Block des Gebäudes auswählt, in dem sich das Problem befindet. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn es vom Kunden entsprechend konfiguriert wurde.

Hinweis: Neben jedem Dropdown-Menü befindet sich eine Schaltfläche mit der Bezeichnung „Gesamtes xxxx“, wobei „xxxx“ entweder für Block, Ebene oder Bereich steht. Mit dieser Option kann der Benutzer festlegen, dass das Problem den gesamten Block, die gesamte Ebene oder den gesamten Bereich betrifft und nicht nur einen bestimmten Bereich.

Wurde ein Anlagentyp ausgewählt, erscheint anstelle des Standorts der Bereich „Anlage(n)“. Nach dem Antippen wird die Seite „Anlage(n)“ angezeigt, auf der der Benutzer die relevanten Anlagen auswählen kann, auf die sich dieses Problem bezieht. Es wird eine Liste der Anlagen des ausgewählten Anlagentyps angezeigt. Markieren Sie die entsprechenden Anlagen oder scannen Sie deren Barcode und tippen Sie auf „Senden“, um fortzufahren.

Wenn der Benutzer eine Anlagennummer hat, tippen Sie auf „Ja“. Daraufhin wird die Anlagenseite angezeigt. Diese unterscheidet sich geringfügig von der vorherigen Anlagenseite, auf der eine Suchleiste erscheint. Durch Eingabe einer Anlagennummer oder eines Teils davon werden Ergebnisse angezeigt, die sich auf den eingegebenen Text beziehen. Wählen Sie die gewünschten Anlagen aus und tippen Sie auf „Absenden“, um fortzufahren.

Nachdem Sie das Problem und den Standort/das Objekt ausgewählt haben, gelangen Sie zum Abschnitt „Kontakt/Termin“. Tippen Sie darauf, um drei Felder für die Kontaktdaten einzugeben. Wählen Sie im Dropdown-Menü einen Kontakttyp aus und geben Sie den Namen und die Telefonnummer des Kontakts in die entsprechenden Felder ein. Falls Ihnen die Kontaktdaten nicht bekannt sind, tippen Sie auf „Hier tippen, um einen Kontakt aus der Liste auszuwählen“. Daraufhin wird eine Liste der verfügbaren Kontakte angezeigt. Tippen Sie auf den gewünschten Kontakt. Legen Sie anschließend im Dropdown-Menü darunter die Dringlichkeit des Auftrags fest. Standardmäßig wird „Vertragliche Antwort (SLA)“ angezeigt. Es stehen weitere Optionen zur Verfügung. Wenn Sie eine dieser Optionen auswählen, müssen Sie jedoch einen Grund angeben, warum die Standardantwort nicht verwendet werden soll. Tippen Sie anschließend auf „Absenden“, um fortzufahren.

Hinweis: In manchen Fällen wird dem Benutzer, sofern er die entsprechende Berechtigung besitzt, das Feld „Fixkosten“ angezeigt. Tippt der Benutzer auf „Ja“, kann er in diesem Feld die Fixkosten eingeben. Die Eingabe dieser Kosten bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass sie genehmigt werden, da sie gegebenenfalls von einem Genehmiger geprüft werden muss. Bitte beachten Sie dies.

Nachdem alle Details eingegeben wurden, kann die Zusammenfassung vor der Erstellung des Arbeitsauftrags überprüft werden. Sofern der Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen verfügt, kann er in einer Vorschau sehen, an wen der Arbeitsauftrag gehen soll. Falls Fragebögen auszufüllen sind, wird dieser Abschnitt ebenfalls angezeigt und muss vor der Erstellung des Arbeitsauftrags ausgefüllt werden. Sobald alle Angaben gemacht wurden, tippen Sie auf „Absenden“, um den Arbeitsauftrag zu erstellen.