Tik op de startpagina op 'Werkorder aanmaken' om de pagina 'WO aanmaken' te openen. Afhankelijk van de systeeminstellingen heeft de gebruiker de mogelijkheid om een WO aan te maken door te zoeken naar de naam/het nummer van het gebouw:
Of door ze te vragen de barcode te scannen van het activum waarvoor ze een WO willen maken, met behulp van de knop "Scan activumbarcode":
Zodra een gebouw is geselecteerd, wordt de volgende pagina weergegeven: de samenvatting. Deze pagina toont een samenvatting van de WO-creatie en biedt de gebruiker de mogelijkheid om de benodigde details voor de WO toe te voegen. Door op een sectie te tikken, wordt de betreffende pagina geopend, zodat verdere details kunnen worden verstrekt. De eerste secties die verschijnen, zijn de secties Storing/Probleem en Locatie.
Afhankelijk van de systeeminstellingen kan de gebruiker hier ook een prompt krijgen om aan te geven of hij/zij een activanummer heeft. Als de gebruiker op "Ja" tikt, verandert het scherm de secties Storing/Probleem en Locatie in de sectie Activa.
In de gevallen waarin geen Asset is geselecteerd, is het eerste gedeelte dat moet worden ingevuld het gedeelte 'Fout/Probleem'. Door hierop te tikken, wordt de pagina 'Fout/Probleem' geopend, waar de gebruiker de details kan invoeren van de fout of het probleem dat moet worden opgelost. In het zoekveld bovenaan kan de gebruiker de fout invoeren waarvoor hij/zij de WO wil aanmaken. Wanneer de gebruiker vervolgens de zoekopdracht uitvoert, verschijnt er een lijst met apparatuur-/servicetypen die voldoen aan de ingevoerde zoekcriteria. De relevante optie kan worden geselecteerd door erop te tikken. Na selectie kan de gebruiker deze wijzigen door op 'Wijzigen' te tikken als hij/zij een andere optie wil kiezen.
De gebruiker moet vervolgens de storing/het probleem met het geselecteerde apparaat/servicetype en de reden voor het probleem selecteren. Deze kunnen worden geselecteerd uit de betreffende vervolgkeuzemenu's. Indien nodig kunnen verdere details worden ingevuld in het veld 'Opmerkingen' onderaan. Zodra alle informatie is ingevoerd, tikt u op 'Verzenden' om verder te gaan.
De volgende pagina is de pagina Locatie, zolang er nog geen object is geselecteerd of er nog geen objectnummer is ingevoerd. Een locatie kan op twee manieren worden gekozen. Ten eerste via de keuzelijst bovenaan de pagina. Door in het veld te typen, worden opties weergegeven op basis van de ingevoerde tekst. De tweede optie is om de keuzelijst onderaan de pagina te gebruiken om de locatie te vinden zonder deze te hoeven typen. De eerste optie is het niveau uit de keuzelijst Niveau. Na selectie verschijnt er een tweede keuzelijst met gebieden. Ten slotte kan de gebruiker, na het kiezen van een gebied, een locatie selecteren uit de keuzelijst Locatie. Indien nodig, kunt u deze invullen in het veld Aanvullende locatiegegevens onderaan. Tik op "Verzenden" om verder te gaan met het proces.
Let op: In sommige gevallen verschijnt er eerst een andere keuzelijst, de zogenaamde 'Blok'-keuzelijst. Dit is gewoon een ander veld waarin de gebruiker het blok van het gebouw kiest waar het probleem zich bevindt. Dit wordt alleen weergegeven als dit door de klant is geconfigureerd.
Let op: Naast elk keuzemenu staat een knop met de tekst "Hele xxxx", waarbij "xxxx" staat voor Blok, Niveau of Gebied. Met deze optie kan de gebruiker aangeven dat het probleem betrekking heeft op het hele blok, niveau of gebied, in plaats van alleen op een specifieke locatie.
Als een Asset-Based Equipment Type is geselecteerd, verschijnt de sectie Asset(s) in plaats van de sectie Locatie. Na het aantikken wordt de pagina Asset(s) weergegeven, waar de gebruiker de relevante Assets kan selecteren waarop dit probleem betrekking heeft. Er wordt een lijst met Assets weergegeven, gerelateerd aan het geselecteerde Equipment Type. Vink de relevante Asset(s) aan of scan de barcode ervan en tik op 'Verzenden' om verder te gaan.
Als de gebruiker een assetnummer heeft, tikt u op "Ja" en de pagina met de asset(s) wordt weergegeven. Dit is iets anders dan de vorige pagina met de asset(s), waar een zoekbalk verschijnt. Door een assetnummer of een deel ervan in te voeren, krijgt u resultaten die betrekking hebben op de ingevoerde tekst. Selecteer de gewenste asset(s) en tik op "Verzenden" om verder te gaan.
Zodra het probleem en de locatie/het object zijn geselecteerd, is het volgende onderdeel het onderdeel Contact/Planning. Als u hierop tikt, worden drie velden weergegeven waarin u de contactgegevens kunt invoeren. Kies een contacttype uit de vervolgkeuzelijst en voer de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon in de betreffende velden in. Als de contactgegevens niet bekend zijn, tikt u op de knop 'Tik hier om een contactpersoon uit de lijst te kiezen'. Er wordt een lijst met beschikbare contactpersonen weergegeven. Tik op de juiste contactpersoon. Gebruik vervolgens het vervolgkeuzeveld hieronder om de urgentie van de werkzaamheden te bepalen. Standaard staat hier 'Contractuele respons (SLA)' en zijn er andere opties beschikbaar. Als u deze andere opties kiest, moet de gebruiker echter een reden opgeven waarom de standaardrespons niet moet worden gebruikt. Nadat u deze optie hebt gekozen, tikt u op 'Verzenden' om verder te gaan.
Let op: In sommige gevallen, als de gebruiker de juiste rechten heeft, ziet hij of zij het veld Vaste kosten. Als de gebruiker op 'Ja' tikt, kan er een vaste prijs worden ingevoerd in het veld dat verschijnt. Het invoeren van deze prijs betekent niet per se dat deze wordt goedgekeurd, omdat deze mogelijk door een autorisatiegever moet worden gecontroleerd. Houd hier dus rekening mee.
Zodra de gegevens zijn ingevoerd, kan de samenvatting worden gecontroleerd voordat de werkorder wordt aangemaakt. Als de gebruiker over de juiste rechten beschikt, kan hij of zij vooraf bekijken naar wie de werkorder gaat en of er vragenlijsten moeten worden ingevuld. Deze sectie kan ook verschijnen en moet worden ingevuld voordat de werkorder kan worden aangemaakt. Zodra alles is ingevuld, tikt u op 'Verzenden' om de werkorder aan te maken.