Les budgets d'investissement servent à suivre les dépenses liées aux ordres de travaux d'investissement. Pour ce faire, on crée des codes d'investissement qui peuvent ensuite être appliqués aux ordres de travaux afin de contrôler les dépenses. Pour définir un budget d'investissement, suivez les étapes suivantes :
- Cliquez sur le bouton « Budgets d’investissement » et sélectionnez un client. Pour plus d’informations sur la procédure de sélection d’un client, consultez la page « Sélection du client » .
- Sélectionnez une période financière dans le menu déroulant et cliquez sur « OK » pour afficher l’écran des budgets d’investissement. Cet écran présente tous les budgets d’investissement créés pour le client sélectionné durant la période financière choisie. Vous pouvez ajouter ou modifier des éléments, et cocher ou décocher ceux qui seront utilisés.
Remarque : Les budgets d’investissement ne peuvent être désélectionnés que s’ils ne sont associés à aucun ordre de travail. Une fois désélectionnés, ils n’apparaîtront plus dans la liste lors de la définition d’un code d’investissement pour un ordre de travail. Pour ajouter un élément, cliquez sur le bouton « Ajouter un élément », ce qui activera la section des détails à droite, où vous pourrez saisir les informations relatives au budget d’investissement. Plusieurs champs sont obligatoires lors de l’ajout d’un budget d’investissement :- Le code Capex, la description et la définition sont des champs libres destinés à faciliter la catégorisation du code des investissements.
- Les périodes financières sont une sélection déroulante de toutes les périodes définies pour les exercices financiers.
- La date de début et la date de fin correspondent aux dates de validité du code de budget d'investissement.
- Le budget correspond à la valeur du budget d'investissement.
Cliquez sur « Mettre à jour » pour appliquer les modifications.
Remarque : Les périodes financières DOIVENT exister avant que les budgets d'investissement puissent être saisis.
- Les budgets d'investissement peuvent être structurés hiérarchiquement sur trois niveaux, du niveau 1 au niveau 3. Ces niveaux inférieurs peuvent être créés à l'aide du bouton « Ajouter un sous-élément ». La fonction « Ajouter un sous-élément » fonctionne de la même manière que la fonction « Ajouter un élément », à l'exception de quelques champs supplémentaires, selon le niveau auquel l'élément est ajouté.
Au deuxième niveau, le champ « Toujours disponible » apparaît ; il correspond au solde total du budget parent une fois que tous les autres budgets enfants ont été soustraits.
Au troisième niveau, le champ « Bâtiments » apparaît également ; il indique les bâtiments auxquels ce code d'investissement s'applique. Si le code concerne tous les bâtiments, cocher la case « Tous les bâtiments » sélectionnera automatiquement tous les bâtiments concernés. Décocher cette case rétablira la sélection initiale. Il est également possible de définir si le code d'investissement est privé en cochant la case « Privé ». Si cette option est cochée, seuls les utilisateurs disposant des autorisations requises pourront consulter ce code. Cela explique son affichage sur les ordres de travail et les autorisations.
Remarque : Les codes d’investissement de niveau 3 sont visibles par l’utilisateur afin qu’il puisse les sélectionner pour les ordres de travail lors de leur capitalisation. Cliquez ensuite sur « Mettre à jour » pour appliquer les modifications. - Une fois tous les éléments corrects ajoutés et les champs remplis, cliquez sur « Enregistrer ».