Il est possible d'ajouter des documents dans la plupart des sections du système. Lors du chargement d'un document, l'utilisateur doit préciser son type (et souvent un sous-type). Cliquez sur « Types de documents » pour afficher ou modifier les types de documents disponibles dans le système. Voici le bouton « Types de documents » :
- La première étape consiste à sélectionner le domaine auquel s'appliquent les types de documents :
- Voici l'écran « Types de documents ». Vous pouvez cocher ou décocher les types de documents souhaités, selon vos préférences pour l'ensemble du système. Comme pour de nombreuses autres parties de l'application, vous pouvez ajouter et modifier des éléments de la liste à l'aide des boutons « Ajouter » et « Modifier ».
- Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter un nouveau type ou sous-type de document :
- Si vous ajoutez un type de document, l'écran « Ajouter un type de document » s'affiche. Indiquez le nom et la description du nouveau type, ainsi que son type de date (plage de dates, date précise ou aucune date associée), son type spécial (image, lien ou élément d'un groupe de types de documents, comme Facture et Feuille de calcul) et les profils auxquels ce type de document est associé (cliquer sur ce champ affiche l'écran Profils ; cochez les profils souhaités et cliquez sur « OK »). Cliquez sur « OK » pour enregistrer les informations.
- Si un sous-type est ajouté, le nom et la description peuvent être définis, mais le reste des champs seront hérités du type de document.
- Les éléments de la liste peuvent également être modifiés. Les écrans de modification fonctionnent de la même manière que les écrans d'ajout et requièrent toutes les informations nécessaires pour chaque élément.
- Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur « Enregistrer » pour les appliquer.
Remarque : L’accès à ces types de documents peut être contrôlé par des profils, de sorte que certains utilisateurs n’aient accès qu’à des types de documents particuliers.