Dokumente können in den meisten Bereichen des Systems hinzugefügt werden. Beim Hochladen eines Dokuments wird der Benutzer aufgefordert, einen Typ (und oft auch einen Untertyp) anzugeben. Klicken Sie auf „Dokumenttypen“, um die im System verfügbaren Dokumenttypen anzuzeigen und zu bearbeiten. Dies ist die Schaltfläche „Dokumenttypen“:
- Der erste Schritt besteht darin, den Bereich auszuwählen, auf den die Dokumenttypen zutreffen:
- Dies ist die Ansicht „Dokumenttypen“. Hier können Sie die gewünschten Dokumenttypen auswählen und abwählen, je nachdem, welche Typen im gesamten System verfügbar sein sollen. Wie bei vielen anderen Bereichen der Anwendung können Sie auch hier Elemente mithilfe der Schaltflächen „Hinzufügen“ und „Bearbeiten“ hinzufügen und bearbeiten.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um einen neuen Dokumenttyp oder Untertyp hinzuzufügen:
- Wenn Sie einen Dokumenttyp hinzufügen, erscheint das Fenster „Dokumenttyp hinzufügen“. Geben Sie den Namen und die Beschreibung des neuen Typs sowie den Datumstyp (Datumsbereich, genaues Datum oder kein Datum), den Spezialtyp (Bild, Link oder Teil einer Dokumenttypgruppe wie Rechnung & Arbeitsblatt) und die Profile an, für die dieser Dokumenttyp verfügbar ist (durch Klicken auf dieses Feld wird die Profilansicht angezeigt, in der Sie die gewünschten Profile auswählen und auf „OK“ klicken). Klicken Sie auf „OK“, um die Informationen zu speichern.
- Wird ein Untertyp hinzugefügt, können Name und Beschreibung festgelegt werden, die übrigen Felder werden jedoch vom Dokumenttyp übernommen.
- Die Einträge in der Liste können auch bearbeitet werden. Die Bearbeitungsansichten funktionieren genauso wie die Ansichtsansichten zum Hinzufügen und erfordern alle notwendigen Informationen für die verschiedenen Einträge.
- Sobald alle Änderungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf „Speichern“, um sie anzuwenden.
Hinweis: Der Zugriff auf diese Dokumenttypen kann über Profile gesteuert werden, sodass bestimmte Benutzer nur Zugriff auf bestimmte Dokumenttypen haben.