Pour créer un bâtiment, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur l'onglet Bâtiment en haut de l'écran.
2. L'utilisateur verra alors apparaître les éléments de menu suivants :
   
3. Pour créer un bâtiment, cliquez sur le bouton « Créer un nouveau bâtiment ».
4. La première étape consiste à sélectionner le client pour lequel créer le bâtiment. Pour plus d'informations sur la procédure à suivre, consultez la page « Sélection du client » .
5. L'écran suivant est celui des détails du bâtiment. À partir de là, renseignez les informations sur le bâtiment, les dimensions, les regroupements, toutes les dates pertinentes et les restrictions éventuelles. Les différentes zones sont décrites ci-dessous :
   
   Il est possible d'utiliser des images pour télécharger n'importe quelle photo du bâtiment.
   La section « Informations et dimensions du bâtiment » permet à l'utilisateur de fournir les informations de base pour la création d'un nouveau bâtiment. Il peut y indiquer le nom officiel du bâtiment ainsi que son nom usuel ou son appellation courante pour faciliter les références. La devise utilisée peut être définie pour chaque bâtiment. Utilisez le champ « Dimensions » pour définir la superficie du bâtiment, y compris la surface gérée si vous êtes responsable de zones spécifiques.
   Utilisez les regroupements pour catégoriser les bâtiments que vous créez. Lors de votre première utilisation du système, vous aurez défini vos regroupements dans les données principales. Ces regroupements sont personnalisés selon votre style de gestion ; par exemple, vous pouvez les effectuer par région ou selon qu'il s'agisse d'un bâtiment en activité ou vacant. Une fois cette section complétée, vous pourrez accéder aux rapports par groupe de bâtiments.
   Le type/format du bâtiment indique s'il s'agit d'un complexe de loisirs et de bureaux, voire d'un site phare ; là encore, cette information peut être utilisée pour établir des rapports sur le type de bâtiment.
   Les codes de coûts/sous-coûts étant spécifiques à vos protocoles de gestion, il s'agit d'un champ libre. Si vous n'avez pas de codes de coûts sous la main, ne vous inquiétez pas : vous pourrez les modifier ultérieurement. Ce champ sera en lecture seule après sa création.
   La section « Dates » couvre différents types de dates utiles à la gestion à long terme d'un bâtiment : date de construction, date de début d'exploitation et date de début de gestion. Les dates de début et de fin de gestion sont essentielles : si une date est renseignée, elle sera prise en compte pour la création d'un ordre de travail. En l'absence de date ou si celle-ci est ultérieure, le bâtiment ne pourra pas être sélectionné. La date de gestion contractuelle doit être renseignée pour que le bâtiment puisse être sélectionné dans les contrats. Le statut du bâtiment dépend des dates renseignées.
   La section « Notes » permet à l’utilisateur de fournir des informations complémentaires sur le bâtiment. Trois zones sont disponibles pour ajouter des notes :
   • Remarques - Ceci peut être utilisé pour ajouter des détails supplémentaires sur le bâtiment.
   • Notes sur les dangers - Cette section peut être utilisée pour ajouter des détails sur tous les dangers présents dans le bâtiment.
   • Notes privées : cette section permet d’ajouter des informations sur le bâtiment qui doivent être connues mais qui doivent rester confidentielles pour certains utilisateurs. Pour consulter ces notes, l’utilisateur doit disposer des autorisations requises.
6. Avant de cliquer sur le bouton suivant, il sera nécessaire de définir la disponibilité de ce bâtiment.
7. L'écran suivant est celui des contacts de l'immeuble. C'est ici que sont stockées toutes les informations relatives aux contacts de l'immeuble. Il est possible d'ajouter et de supprimer des contacts directement depuis cet écran.
   
8. Pour ajouter une personne/un contact à un bâtiment, cliquez sur le bouton « Ajouter un contact ». La liste des contacts pouvant être ajoutés au bâtiment s'affiche. Ces contacts ont été préalablement créés dans la section « Personnes » du module « Données principales ». Pour plus d'informations sur les personnes, veuillez consulter la section correspondante .
   Sélectionnez un contact à ajouter en cochant les cases correspondantes ou en appliquant un filtre dans les champs Filtres intelligents et en utilisant les commandes groupées en haut de l'écran. Cliquez sur « OK » une fois la sélection terminée pour ajouter les contacts.
   
9. Une fois les contacts ajoutés, le bouton « Désactiver le contact » apparaît. Ce bouton permet à l’utilisateur de supprimer un contact d’un bâtiment s’il a été ajouté par erreur ou si ce contact n’est plus associé à ce bâtiment.
   Remarque : Certains contacts ne comportent pas le bouton « Désactiver le contact ». En effet, dans la section « Personnes », la case « Tous les bâtiments » est cochée pour ces contacts. Ils apparaissent donc automatiquement dans tous les bâtiments des clients auxquels ils sont associés, qu’ils soient anciens ou nouveaux. Ils ne s’affichent dans l’écran « Contacts » qu’une fois le bâtiment créé et le bouton « Terminer » cliqué. Pour retirer un contact d’un bâtiment pour lequel l’option « Tous les bâtiments » est activée, décochez cette option et sélectionnez uniquement les bâtiments auxquels le contact est associé. Une fois tous les contacts ajoutés, cliquez sur « Suivant ».
10. Enfin, la section « Adresse du bâtiment » permet de saisir les informations détaillées de l'adresse, notamment le code postal et le pays. Chaque champ est expliqué ci-dessous :
    
    Le champ « Type d'adresse » est une liste déroulante permettant à l'utilisateur de sélectionner les informations d'adresse à ajouter. Les options sont : principale, de service, d'achat et postale. Ce champ est obligatoire.
    Le champ « À l’attention de » est un champ libre permettant de saisir le nom du correspondant principal de cet immeuble. Ce nom peut varier selon le type d’adresse, le cas échéant.
    Le champ « Adresse » est un champ libre permettant à l'utilisateur de saisir les détails de son adresse.
    Le champ « Ville » est un champ libre permettant à l'utilisateur de saisir le nom de la ville.
    Le champ « Comté » est un champ libre permettant à l’utilisateur de saisir le comté.
    Le champ « Code postal » est un champ libre permettant à l'utilisateur de saisir le code postal de l'adresse.
    Le menu déroulant « Pays » permet de sélectionner le pays correspondant à cette adresse. Les pays sont classés par ordre alphabétique.
    Le champ « Téléphone » est un champ numérique permettant à l'utilisateur de saisir le numéro de téléphone de l'immeuble.
    Le champ « Notes » est un champ libre dans lequel l'utilisateur peut saisir des détails supplémentaires concernant l'adresse du bâtiment.
11. Saisissez les informations et cliquez sur « Terminer » pour créer le bâtiment.