Um ein Gebäude zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte „Gebäude“.
2. Dem Benutzer werden anschließend die folgenden Menüpunkte angezeigt:
   
3. Um ein Gebäude zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Gebäude erstellen“.
4. Im ersten Schritt muss der Auftraggeber ausgewählt werden, für den das Gebäude erstellt werden soll. Informationen dazu finden Sie auf der Seite „Auftraggeberauswahl“ .
5. Als Nächstes folgt die Ansicht „Gebäudedetails“. Füllen Sie hier die Felder für Gebäudeinformationen, Abmessungen, Gruppierungen, alle relevanten Datumsfelder sowie alle Einschränkungen für das Gebäude aus. Die Bereiche werden im Folgenden beschrieben:
   
   Bilder können verwendet werden, um beliebige Bilder des Gebäudes hochzuladen.
   Im Bereich „Gebäudeinformationen & Abmessungen“ kann der Benutzer die Grundlage für die Erstellung eines neuen Gebäudes schaffen. Hier kann er den offiziellen Gebäudenamen sowie dessen gebräuchliche Bezeichnung angeben, um die Zuordnung zu erleichtern. Die verwendete Währung kann für jedes Gebäude festgelegt werden. Im Feld „Abmessungen“ können Sie die Größe des Gebäudes einschließlich der verwalteten Fläche definieren, falls Sie nur für bestimmte Bereiche zuständig sind.
   Gruppierungen dienen der Kategorisierung der von Ihnen erstellten Gebäude. Bei der erstmaligen Nutzung des Systems haben Sie Ihre Gruppierungen in den Kerndaten definiert. Diese sind auf Ihren Managementstil zugeschnitten; Beispiele für Gruppierungen sind Region oder die Einteilung in genutzte oder leerstehende Gebäude. Nach Abschluss dieses Abschnitts erhalten Sie zukünftig Zugriff auf Berichte nach Gebäudegruppen.
   Die Angabe „Gebäudetyp/Format“ kennzeichnet, ob es sich um eine Freizeiteinrichtung, ein Bürogebäude oder gar ein Vorzeigeobjekt handelt; auch dies kann für Berichte über den Gebäudetyp verwendet werden.
   Die Kosten-/Unterkostencodes sind spezifisch für Ihre Managementprotokolle und daher ein Freitextfeld. Sollten Sie noch keine Kostencodes zur Hand haben, ist das kein Problem; dies kann später geändert werden. Nach der Erstellung ist dieses Feld schreibgeschützt.
   Der Bereich „Datumsangaben“ umfasst verschiedene Datumsarten, die die langfristige Verwaltung eines Gebäudes unterstützen. Er enthält Angaben zum Baudatum, zur Inbetriebnahme und zum Beginn der Gebäudeverwaltung. Die wichtigsten Aspekte sind das Start- und Enddatum der Verwaltung. Ist ein solches Datum vorhanden, wird es bei der Erstellung von Arbeitsaufträgen berücksichtigt. Fehlt ein Datum oder liegt es in der Zukunft, kann das Gebäude nicht für einen Arbeitsauftrag ausgewählt werden. Das Vertragsverwaltungsdatum muss ausgefüllt sein, damit das Gebäude in Verträgen ausgewählt werden kann. Der Status des Gebäudes wird anhand der von Ihnen ausgefüllten Datumsfelder ermittelt.
   Im Bereich „Notizen“ kann der Benutzer zusätzliche Details zum Gebäude angeben. Es gibt drei Bereiche, in denen Notizen hinzugefügt werden können:
   • Anmerkungen - Hier können Sie zusätzliche Details zum Gebäude hinzufügen.
   • Gefahrenhinweise - Hier können Sie Details zu allen im Gebäude vorhandenen Gefahren hinzufügen.
   • Private Notizen – Hier können Details zum Gebäude hinzugefügt werden, die zwar bekannt sein müssen, aber vor ausgewählten Benutzern geheim bleiben sollen. Um diese Notizen einzusehen, benötigt der Benutzer die entsprechende Berechtigung.
6. Bevor Sie auf die Schaltfläche „Weiter“ klicken, muss die Gebäudeverfügbarkeit für dieses Gebäude festgelegt werden.
7. Als Nächstes folgt die Ansicht „Gebäudekontakte“. Hier werden alle Informationen zu den Kontakten des Gebäudes gespeichert. Kontakte können in dieser Ansicht hinzugefügt und entfernt werden.
   
8. Um eine Person/einen Kontakt zu einem Gebäude hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Kontakt hinzufügen“. Daraufhin wird eine Liste der Kontakte angezeigt, die dem aktuellen Gebäude hinzugefügt werden können. Die in der Liste angezeigten Kontakte wurden zuvor im Bereich „Personen“ des Kerndatenmoduls angelegt. Weitere Informationen zu Personen finden Sie im entsprechenden Abschnitt.
   Wählen Sie einen Kontakt zum Hinzufügen aus, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren oder einen Filter in den Smart-Filterfeldern anwenden und die Massenbefehle oben auf dem Bildschirm verwenden. Klicken Sie auf „OK“, sobald die Auswahl abgeschlossen ist, um die Kontakte hinzuzufügen.
   
9. Sobald Kontakte hinzugefügt wurden, wird die Schaltfläche „Kontakt deaktivieren“ sichtbar. Mit dieser Schaltfläche kann der Benutzer einen Kontakt aus einem Gebäude entfernen, falls dieser irrtümlich hinzugefügt wurde oder keine Verbindung mehr zu diesem Gebäude hat.
   Hinweis: Bei einigen Kontakten fehlt die Schaltfläche „Kontakt deaktivieren“. Dies liegt daran, dass im Bereich „Personen“ für diese Kontakte die Option „Alle Gebäude“ aktiviert ist. Dadurch werden sie automatisch in allen Gebäuden der ihnen zugeordneten Kunden angezeigt – sowohl in alten als auch in neuen Gebäuden. Sie erscheinen erst in der Kontaktansicht, nachdem Sie auf „Fertigstellen“ geklickt und das Gebäude erstellt haben. Um einen Kontakt aus einem Gebäude mit der Option „Alle Gebäude“ zu entfernen, deaktivieren Sie diese Option und wählen Sie nur die Gebäude aus, denen der Kontakt zugeordnet ist. Klicken Sie nach dem Hinzufügen aller Kontakte auf „Weiter“.
10. Zuletzt folgen die Gebäudeadressen. Hier werden die Adressdaten des Gebäudes einschließlich Postleitzahl und Land eingegeben. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert:
    
    Der Adresstyp ist eine Dropdown-Auswahl, in der der Benutzer die hinzuzufügenden Adressdaten auswählen kann. Zur Auswahl stehen: Primäradresse, Serviceadresse, Einkaufsadresse und Postadresse. Dies ist ein Pflichtfeld.
    „Zu Händen von“ ist ein Freitextfeld zur Eingabe des Namens eines Hauptansprechpartners in diesem Gebäude. Dieser Name kann bei Bedarf für jeden Adresstyp unterschiedlich sein.
    Die Adresse ist ein Freitextfeld, in das der Benutzer seine Adressdaten eingeben kann.
    „Ort“ ist ein Freitextfeld, in dem der Benutzer den Ort eingeben kann.
    County ist ein Freitextfeld, in dem der Benutzer die Grafschaft eingeben kann.
    Das Feld „Postleitzahl“ ist ein Freitextfeld, in das der Benutzer die Postleitzahl der Adresse eingeben kann.
    Im Dropdown-Menü „Land“ können Sie das Land auswählen, das zu dieser Adresse passt. Die Länder sind alphabetisch sortiert.
    „Telefon“ ist ein numerisches Feld, in das der Benutzer die Telefonnummer des Gebäudes eingeben kann.
    „Notizen“ ist ein Freitextfeld, in dem der Benutzer zusätzliche Details zur Gebäudeadresse eingeben kann.
11. Geben Sie die Informationen ein und klicken Sie auf „Fertigstellen“, um das Gebäude zu erstellen.