Om een gebouw te maken, volgt u deze stappen:

1. Klik bovenaan het scherm op het tabblad Gebouw.
2. De gebruiker krijgt dan de volgende menu-items te zien:
   
3. Om een gebouw te maken, klikt u op de knop 'Nieuw gebouw maken'.
4. De eerste stap is het selecteren van de klant waarvoor het gebouw moet worden gemaakt. Zie de pagina 'Klantselectie ' voor meer informatie over hoe u dit kunt doen.
5. Vervolgens komt u op het scherm Gebouwdetails. Hier vult u de Gebouwgegevens, Dimensievelden, Groeperingsvelden, alle relevante datumvelden en eventuele beperkingen voor het gebouw in. De onderdelen worden hieronder beschreven:
   
   U kunt foto 's van het gebouw uploaden.
   Gebouwgegevens en -afmetingen zijn de plek waar de gebruiker de basis kan leggen voor het aanmaken van een nieuw gebouw. De gebruiker kan de officiële naam van het gebouw en de bekende of algemeen bekende naam opgeven voor eenvoudige referentie. De gebruikte valuta kan voor elk gebouw worden ingesteld. Gebruik het veld 'Afmetingen' om de grootte van het gebouw te definiëren, inclusief de beheerde oppervlakte, indien u alleen verantwoordelijk bent voor specifieke gebieden.
   Groeperingen dienen te worden gebruikt om het gebouw dat u aanmaakt te categoriseren. Toen u het systeem voor het eerst gebruikte, had u uw groeperingen gedefinieerd in kerngegevens. Dit is afgestemd op uw managementstijl, maar een voorbeeld van groeperingen is bijvoorbeeld per regio of per handelspand of leegstaand pand. Door deze sectie in te vullen, krijgt u in de toekomst toegang tot rapportage per gebouwgroep.
   Gebouwtype/-formaat geeft aan of het gaat om een recreatievoorziening en kantoorgebouw of zelfs een vlaggenschiplocatie. Dit kan ook worden gebruikt voor rapportage over het gebouwtype.
   Kosten-/subkostencodes zijn specifiek voor uw beheerprotocollen en zijn daarom een vrij veld. Als u geen kostencodes bij de hand hebt, hoeft u zich geen zorgen te maken; dit kan later worden gewijzigd. Dit veld is na de eerste aanmaak een alleen-lezen veld.
   Datums omvatten diverse datumtypen die helpen bij het langetermijnbeheer van een gebouw, omdat ze de datum omvatten waarop het gebouw is gebouwd, de startdatum van de activiteiten en de datum vanaf wanneer het gebouw wordt beheerd. De beheerde start- en beheerde einddatums zijn de belangrijkste aspecten van de sectie Datums. Als er een beheerde datum aanwezig is, wordt deze doorgevoerd in het aanmaken van werkorders. Als er geen datum aanwezig is of als de datum in de toekomst ligt, kan dit gebouw niet worden geselecteerd op een werkorder. De datum voor het beheerde contract moet worden voltooid om dit gebouw te kunnen selecteren op contracten. De status van het gebouw wordt afgeleid van de datumvelden die u invult.
   In Notities kan de gebruiker extra details over het gebouw opgeven. Er zijn drie mogelijkheden om notities toe te voegen:
   • Opmerkingen - Hiermee kunt u extra details over het gebouw toevoegen.
   • Gevaarnotities - Hiermee kunt u details toevoegen over eventuele gevaren in het gebouw.
   • Privénotities - Hiermee kunt u details over het gebouw toevoegen die bekend moeten zijn, maar die privé kunnen blijven voor geselecteerde gebruikers. Om deze notities te kunnen zien, moet de gebruiker de juiste rechten hebben.
6. Voordat u op de knop Volgende klikt, moet de beschikbaarheid van dit gebouw worden ingesteld.
7. Vervolgens is er het scherm 'Gebouwcontacten'. Hier worden alle gegevens over de contactpersonen van het gebouw opgeslagen. Contactpersonen kunnen via dit scherm aan het gebouw worden toegevoegd en verwijderd.
   
8. Om een persoon/contactpersoon aan een gebouw toe te voegen, klikt u op de knop 'Contactpersoon toevoegen'. Dit toont een lijst met contactpersonen die aan het huidige gebouw kunnen worden toegevoegd. De contactpersonen in de lijst zijn eerder aangemaakt in de sectie Personen van de module Kerngegevens. Zie de sectie Personen voor meer informatie over Personen.
   Selecteer een contactpersoon om toe te voegen door de betreffende vakjes aan te vinken of door een filter toe te passen in de velden van Slimme filters en de bulkopdrachten bovenaan het scherm te gebruiken. Klik op 'OK' zodra de selectie is voltooid om de contactpersonen toe te voegen.
   
9. Zodra contacten zijn toegevoegd, wordt de knop 'Contactpersoon deactiveren' zichtbaar. Met deze knop kan de gebruiker een contactpersoon uit een gebouw verwijderen als deze per ongeluk is toegevoegd of als die contactpersoon niet meer aan dat gebouw is gekoppeld.
   Let op: Bij sommige contactpersonen staat de knop 'Contactpersoon deactiveren' niet. Dit komt doordat in het gedeelte 'Personen' het vakje 'Alle gebouwen' voor die specifieke contactpersonen is aangevinkt. Dit betekent dat ze automatisch verschijnen in elk gebouw van de cliënten waaraan ze gekoppeld zijn, zowel oude als nieuwe gebouwen, en dat ze pas in het scherm 'Contactpersonen' verschijnen nadat op de knop 'Voltooien' is geklikt en het gebouw is aangemaakt. Om iemand te verwijderen uit een gebouw met de vlag 'Alle gebouwen', moet de vlag 'Alle gebouwen' worden verwijderd en hoeven alleen de gebouwen waaraan ze gekoppeld zijn te worden geselecteerd. Zodra alle contactpersonen zijn toegevoegd, klikt u op 'Volgende'.
10. Tot slot zijn er de gebouwadressen. Hier worden de adresgegevens van het gebouw ingevoerd, inclusief de postcode en het land. Elk van de velden wordt hieronder uitgelegd:
    
    Adrestype is een keuzelijst waarmee de gebruiker kan kiezen welke adresgegevens hij toevoegt. De opties zijn Primair, Service, Inkoop en Post. Dit is een verplicht veld.
    Ter attentie van is een vrij veld waarin u de naam van een hoofdcorrespondent in dit gebouw kunt invoeren. Dit kan indien nodig per adrestype verschillen.
    Adres is een vrij veld waarin de gebruiker de adresgegevens kan invoeren.
    Plaats is een vrij veld waarin de gebruiker de plaatsnaam kan invoeren.
    Provincie is een vrij veld waarin de gebruiker de provincie kan invoeren.
    Postcode is een vrij veld waarin de gebruiker de postcode van het adres kan invoeren.
    Land is een keuzemenu waarmee u het land kunt kiezen dat relevant is voor dit adres. Deze worden in alfabetische volgorde weergegeven.
    Telefoon is een numeriek veld waarin de gebruiker het telefoonnummer van het gebouw kan invoeren.
    Opmerkingen is een vrij veld waarin de gebruiker eventuele extra details over het adres van het gebouw kan invoeren.
11. Vul de gegevens in en klik op "Voltooien" om het gebouw aan te maken.