Une fois les travaux d'un ordre de travail terminés, la facture doit y être ajoutée pour garantir le paiement. Certains ordres de travail peuvent déjà comporter des factures, mais celles-ci peuvent contenir des données erronées. Ces deux actions peuvent être effectuées dans la section « Factures » de l'ordre de travail. Pour ajouter une nouvelle facture, cliquez sur le bouton « Ajouter ». Pour modifier une facture existante, cliquez sur le numéro de facture (lien hypertexte).
- Dans l'ordre de travail concerné, accédez à la section « Factures ». Vous pourrez alors consulter les factures associées à cet ordre de travail. Pour modifier une facture, cliquez sur son numéro. Pour ajouter une nouvelle facture, cliquez sur le bouton « Ajouter ».
- Si l'ordre de travail auquel la facture est associée a été traité le même jour, dans le même bâtiment et affecté à la même ressource que d'autres ordres de travail, l'écran « Ordres de travail correspondants » s'affiche. Cet écran sert uniquement de référence pour informer l'utilisateur des travaux commencés par cette ressource dans ce bâtiment le même jour. Pour continuer, cliquez sur « OK ».
- L'onglet Facture s'ouvre alors. C'est ici que vous saisissez toutes les informations relatives à la facture et aux travaux effectués. Le fonctionnement est identique à celui de la création d'une facture imputée, mais certains champs de coûts sont précalculés automatiquement à partir des taux horaires des ressources. Ces champs sont expliqués ci-dessous :
Remarque : Vous pourrez consulter l'ordre de travail à partir de la facture en cliquant sur l'onglet « Ordre de travail » situé sur le côté de l'écran de la facture.
En-tête
Le champ « Type de document » est non modifiable et contient le type de facture. Le champ « N° de commande » affiche le numéro de l’ordre de travail (avec un lien hypertexte pour permettre à l’utilisateur de revenir plus facilement à l’ordre de travail).
« Ajouté » est un champ non modifiable qui contient la date à laquelle la facture a été ajoutée au système.
Le champ « Date de réception » est un menu déroulant de type calendrier où saisir la date de réception de la facture.
Le champ « Numéro de facture » est un champ libre où saisir le numéro de la facture.
Le point d'imposition est un menu déroulant permettant de saisir le point d'imposition de la facture.
Informations relatives aux ordres de travail
Le champ Client contient le client qui a été sélectionné lors de la création de l'ordre de travail.
La ressource contient la ressource qui a été sélectionnée lors de la création de l'ordre de travail.
Le bâtiment contient le bâtiment qui a été sélectionné lors de la création de l'ordre de travail.
Finance
Le champ « Coût de présence » est un champ numérique dans lequel est saisi le coût de la présence pour le travail.
Le champ « Coût du temps passé sur site » est un champ numérique dans lequel est saisi le coût du temps passé sur site pour les travaux.
Le champ « Coût de la main-d'œuvre » n'est pas modifiable et calcule le coût de la présence et le coût du temps passé sur site.
Le champ « Coût des pièces » est un champ numérique dans lequel est saisi le coût de toutes les pièces utilisées pour réaliser le travail.
Le champ « Calcul du coût des pièces » est un champ calculé à partir des informations fournies lors du processus d'arrêt de tâche.
Le champ « Coût des installations/équipements/divers » est un champ numérique dans lequel sont saisis tous les autres coûts liés aux travaux.
Le champ « Calc Misc Cost » est un champ calculé à partir des informations fournies sur le bon de commande avant l’ajout de la facture.
Le champ « Coût fixe » permet de saisir un prix forfaitaire pour la prestation réalisée. Ce coût fixe remplace tout autre coût (par exemple, les coûts calculés ou les AOV), car il s'agit du montant final facturé.
Le champ « Calcul des coûts fixes » est un champ calculé à partir de tous les coûts fixes ajoutés à l’ordre de travail.
La valeur nette correspond à la somme de tous les coûts. Ce calcul est automatique.
Le champ TVA est un champ numérique où saisir le montant de la TVA. La liste déroulante affiche les taux de TVA disponibles.
Le total brut correspond à la somme totale de la valeur nette et des coûts de TVA.
Présence
Cette liste répertorie toutes les interventions liées à l'ordre de travail sélectionné. L'utilisateur peut modifier les heures de début et de fin en cliquant sur le menu déroulant Actions et en sélectionnant Modifier les heures de début et de fin.
Pièces/Équipements/Matériaux
Cette liste répertorie les pièces, équipements et matériaux saisis lors de l'arrêt de production. L'utilisateur peut les modifier ou en ajouter en cliquant sur le menu déroulant « Actions » et en sélectionnant « Modifier les pièces, équipements et matériaux ».
Notes
Le champ « Notes de facture » est un champ libre où peuvent être saisies toutes les notes relatives à la facture.
Revoir
Le menu contextuel « Motifs de refus » permet de sélectionner le motif de refus de la facture. Plusieurs motifs de refus sont appliqués automatiquement ; en voici quelques exemples :
En attente de certificat(s) - Si l'ordre de travail est à 5.20 parce qu'un certificat est requis.
En attente de relevé de compteur - Si l'ordre de travail est à 5.20 parce qu'un relevé de compteur est requis.
En attente de demande d'informations (RFI) - Si l'ordre de travail est à 5.20 parce qu'une demande d'informations (RFI) est requise.
Absence de séparation des tâches – Si l’ordre de travail a été créé par la même personne qui saisit la facture
Ordre de travail non terminé - Si l'ordre de travail n'a pas été terminé
Aucune autre facture attendue - Si le bon de commande comporte une facture avec la mention « Aucune autre facture attendue », cette mention s'applique uniquement aux factures ; les avoirs ne sont pas concernés.
Le menu déroulant « Service de vérification » permet de sélectionner le service qui examinera la facture.
Statut
L'historique est un champ non modifiable qui répertorie toutes les actions effectuées sur la facture.
Le champ « Statut actuel » n’est pas modifiable et affiche le statut actuel de la facture. - Une fois toutes les informations de la facture saisies, cliquez sur « Enregistrer ».
Modification d'une facture à partir d'un ordre de travail
La fonction « Modifier » fonctionne de la même manière que la fonction « Ajouter », à la différence près qu'elle permet de modifier une facture au lieu de l'ajouter. Pour modifier une facture depuis l'ordre de travail, il suffit de cliquer sur le numéro de facture (lien hypertexte). La facture s'ouvrira alors dans un nouvel onglet, permettant à l'utilisateur de la modifier. Si l'utilisateur dispose de l'autorisation de modifier les factures, la facture s'ouvrira en mode édition. Dans le cas contraire, la facture s'ouvrira en mode lecture seule.