Affichage/Modification d'une facture Introduction
Pour consulter/modifier une facture existante, l'utilisateur doit d'abord localiser la facture qu'il souhaite modifier en effectuant une recherche de facture .
Une fois la facture à modifier localisée, l'utilisateur peut l'ouvrir en double-cliquant dessus ou en la sélectionnant puis en cliquant sur le bouton « Suivant ». La facture s'ouvre alors et peut être modifiée.
Remarque : Vous pouvez consulter les détails du bon de travail à partir de la facture en cliquant sur l'onglet « Bon de travail » situé sur le côté de l'écran de la facture.
Chaque facture possède un cycle de vie type. Ce cycle de vie est le suivant :
Facture ajoutée → Approuvée → Validée → Soumission du paiement
L'étape du cycle de vie de la facture détermine les actions que vous pouvez effectuer. Les actions disponibles sont les suivantes :
En-tête
Type de changement
Une fois la facture saisie, l'utilisateur peut en modifier le type (par exemple, en avoir, facture pro forma, etc.). Cette modification est possible jusqu'à l'approbation de la facture. Voici la procédure à suivre :
- Cliquez sur l'option de menu Actions dans la section En-tête de la facture.
- Cliquez sur « Modifier le type ». L’écran suivant s’ouvrira :
Cet écran affichera les détails de la facture déjà saisis (par exemple, les détails du bon de commande, le bâtiment, le client, etc.). - Cliquez sur la flèche déroulante Type de document, faites votre sélection et cliquez sur OK.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder le nouveau type de document. Remarque : lors de la conversion d’une facture en avoir (ou inversement), les valeurs restent inchangées sur la facture, mais passent de positives à négatives sur l’ordre de travail.
Attribuer un ordre de travail
Une fois le numéro de bon de travail connu, il peut être associé à une facture. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :
- Cliquez sur l'option de menu Actions dans la section En-tête de la facture.
- Cliquez sur « Attribuer un ordre de travail ». L’écran suivant s’ouvrira :
- Dans le champ « N° de bon de travail », saisissez le numéro du bon de travail et cliquez sur « Confirmer ».
- Une vérification des doublons sera effectuée. Une liste des ordres de travail potentiels auxquels cette facture pourrait s'appliquer s'affichera. Les critères de détection des doublons sont les suivants :
Même site (bâtiment), même date de présence et même ressource. - Si l'ordre de travail ne concerne pas le client sélectionné, le message suivant s'affichera :
- Cliquer sur OK sélectionnera l'ordre de travail dans tous les cas, et cliquer sur Annuler ramènera l'utilisateur au module Finance.
- Si le numéro de bon de travail saisi n'a aucun cumul, le message suivant s'affichera :
- Cliquer sur OK sélectionnera l'ordre de travail, et cliquer sur Annuler ramènera l'utilisateur à l'écran précédent.
- Une fois le numéro de bon de travail saisi, les détails de ce bon s'afficheront dans la fenêtre de facturation. Cliquez sur OK pour associer la facture au bon de travail sélectionné.
Présence
Modifier les heures de début/fin
Les heures de début et de fin peuvent également être modifiées à partir de la facture. Pour ce faire, veuillez suivre les étapes suivantes :
- Cliquez sur l'option de menu Actions dans la section Présences de la facture.
- Cliquez sur Modifier les heures de début/fin. La fenêtre suivante s'ouvrira :
- Les dates et heures de début et de fin peuvent désormais être modifiées soit en cliquant sur la flèche déroulante pour afficher un calendrier, soit en saisissant directement les nouvelles dates et heures dans les champs correspondants.
- Cliquer sur « OK » appliquera ces nouvelles dates/heures à l'ordre de travail et recalculera les coûts le cas échéant.
Ajouter une visite
Si une visite supplémentaire a été effectuée dans le cadre d'un ordre de travail, mais n'a pas été enregistrée avant la clôture de celui-ci, vous pouvez l'ajouter en suivant les étapes suivantes :
- Cliquez sur l'option de menu Actions dans la section Présences de la facture.
- Cliquez sur Ajouter une visite. La fenêtre suivante s'ouvrira :
- Il est désormais possible d'ajouter cette visite supplémentaire en suivant le chemin Arrêter la tâche > Admin et en remplissant les champs comme indiqué.
- À la fin de l'assistant, cliquer sur « Enregistrer » appliquera cette nouvelle visite à l'ordre de travail et recalculera les coûts le cas échéant.
Revoir
Afficher les éléments non alloués
Cette option permet d'alterner entre les motifs « Non attribué » et « Non approuvé ». Pour ce faire, cliquez sur l'option « Actions » du menu dans la section « Révision » de la facture, puis sur « Afficher les motifs non attribués ».
Afficher les contenus non approuvés
Cette option permet d'alterner entre les motifs de refus et d'affectation. Pour ce faire, cliquez sur l'option « Actions » du menu dans la section « Révision » de la facture, puis sur « Afficher les motifs de refus ».
Statut
Remplacement demandé
Vous pouvez demander un remplacement en cliquant sur l'option « Actions » du menu dans la section « Statut » de la facture. Cliquer sur « Remplacement demandé » modifiera le statut actuel en « Remplacement demandé ».
Remplacement reçu
Une fois le remplacement reçu, l'utilisateur peut mettre à jour la facture en cliquant sur l'option « Actions » du menu dans la section « Statut ». Cliquer sur « Remplacement reçu » rétablira le statut initial, antérieur à la demande de remplacement.
Supprimer
Il peut arriver que vous ayez besoin de supprimer une facture. Pour ce faire, cliquez sur l'option « Actions » du menu situé dans la section « Statut » de la facture. En cliquant sur « Supprimer », un message s'affiche : « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer cette facture ? Cette action est irréversible. » Cliquez sur « Oui » pour supprimer définitivement la facture, et sur « Non » pour revenir à l'écran de la facture.
Rejeter la soumission du portail
Lorsqu'une facture est soumise via le portail, elle est enregistrée comme non approuvée avec la mention « Soumission via le portail – en attente de vérification ». Cette facture peut ensuite être rejetée en cliquant sur l'option du menu Actions dans la section « Statut » de la facture. En cliquant sur « Rejeter la soumission via le portail », un écran de notes s'affiche. Toutes les notes saisies sont visibles sur le portail. Le champ « Statut actuel » est mis à jour et affiche « Rejetée ».
Approuver
Une fois saisie dans le système, une facture doit passer par deux étapes avant de pouvoir être soumise au paiement : l’approbation et la validation. Les factures non approuvées peuvent être approuvées. Pour approuver une facture, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
- Une fois la facture ouverte, vérifiez attentivement tous les détails et assurez-vous que tout est conforme.
- Si la facture est en statut « Non approuvée » : l’utilisateur doit d’abord résoudre les raisons du refus en les supprimant du champ « Raisons du refus ».
- Cliquez sur l'option de menu Actions dans la section Statut de la facture.
- Cliquez sur « Approuvé ». La case « Aucune autre facture attendue » sera cochée automatiquement. Si vous attendez une autre facture pour cet ordre de travail, décochez cette case.
- Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer les modifications. Remarque : si la case « Aucune autre facture prévue » n’est pas décochée, la facture sera enregistrée automatiquement.
Annulation approuvée
Il peut arriver que vous deviez annuler une facture. Pour ce faire, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur l'option de menu Actions dans la section Statut de la facture.
- Cliquez sur « Annuler l'approbation ». La boîte de dialogue « Sélectionner les raisons » s'affichera :
- Sélectionnez un ou plusieurs motifs, puis cliquez sur OK. La boîte de dialogue « Annuler l'approbation » s'affichera ; vous pourrez alors saisir un service d'examen et des notes pour justifier l'annulation.
- Une fois les champs remplis, cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Valider
Une fois saisie dans le système, une facture doit passer par deux étapes avant de pouvoir être soumise au paiement : l’approbation et la validation. La validation d’une facture est possible après son approbation. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Cliquez sur l'option de menu Actions dans la section Statut de la facture.
- Cliquez sur « Valider ». Le champ « Statut actuel » sera mis à jour et affichera « Validée ».
Invalider
Il peut arriver que vous ayez besoin d'invalider une facture. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur l'option de menu Actions dans la section Statut de la facture.
- Cliquez sur « Invalider ». Le champ « Statut actuel » sera mis à jour à « Approuvé ».
Soumettre pour paiement
Une fois les factures approuvées et validées, elles peuvent être soumises au paiement. Pour soumettre une facture au paiement, suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur l'option de menu Actions dans la section Statut de la facture.
- Cliquez sur « Soumettre pour paiement ». Le champ « Statut actuel » sera mis à jour avec la mention « Soumission de paiement ».
Défini comme impayé
Il peut arriver que vous deviez annuler la soumission d'une facture de paiement. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur l'option de menu Actions dans la section Statut de la facture.
- Cliquez sur « Définir comme impayé ». Le champ « Statut actuel » sera mis à jour à « Validé ».