L'établissement des factures, des avoirs, des pro forma, etc., se fait selon le même processus.
- Cliquez sur le bouton « Créer une nouvelle facture ». La première étape consiste à sélectionner un client sur l’écran « Sélection des clients ». Pour plus d’informations sur la sélection des clients, consultez la page « Sélection des clients » .
- Cet écran s'ouvrira alors.
- Sur cet écran, l'utilisateur peut sélectionner le type de document dans une liste déroulante. Les options sont : facture, avoir, note de débit, facture pro forma et facture d'acompte. Remarque : les avoirs sont saisis comme des montants positifs, mais apparaîtront comme une valeur négative sur le bon de commande.
- Si l'utilisateur dispose du numéro de bon de travail, il peut le saisir dans le champ suivant. Cliquer sur « Confirmer » permettra de retrouver le bon de travail saisi et d'afficher tous les détails pertinents. Laisser ce champ vide et décocher la case « N° de bon de travail » créera une facture non affectée.
- Une vérification des doublons sera effectuée. Une liste des ordres de travail potentiels auxquels cette facture pourrait se rapporter s'affichera. Les critères de détection des doublons sont les suivants :
Même site (bâtiment), même date de présence et même ressource. - Si l'ordre de travail ne concerne pas le client sélectionné et que vous avez accès à l'autre client, le message suivant s'affichera :
- Cliquer sur OK confirmera qu'il s'agit bien de l'ordre de travail et ajoutera la facture à l'autre client. Cliquer sur Annuler ramènera l'utilisateur au module Finance.
- Si le numéro de bon de travail saisi n'a aucun cumul, le message suivant s'affichera :
- Cliquer sur OK sélectionnera l'ordre de travail, et cliquer sur Annuler ramènera l'utilisateur à l'écran précédent.
- Ensuite, sélectionnez une ressource . Il s'agit de la ressource qui facture l'ordre de travail choisi.
- Ensuite, sélectionnez le bâtiment auquel la facture se rapporte en cliquant sur la flèche déroulante et en choisissant dans la liste des bâtiments disponibles.
- Une fois la ressource et le bâtiment sélectionnés, cliquez sur le bouton OK.
- Vous pouvez maintenant saisir les détails de la facture. Chaque champ est expliqué ci-dessous :
Le champ « Type de document » est une liste déroulante permettant de sélectionner le type de facture. Les options sont : Facture, Avoir, Note de débit, Facture pro forma et Facture d’acompte. Pour modifier ce type ou ajouter un numéro de bon de commande, cliquez sur le bouton « Actions » puis sur « Modifier le type ».
Remarque : Si l’option « Facture pro forma » est sélectionnée dans le champ « Type de document », les boutons radio « Remplacé par une facture » s’affichent. Veuillez sélectionner « Oui » ou « Non » avant de continuer.
« Ajouté » est un champ non modifiable qui contient la date à laquelle la facture a été ajoutée au système.
Le champ « Date de réception » est un menu déroulant de type calendrier où saisir la date de réception de la facture.
Le champ « Numéro de facture » est un champ libre où saisir le numéro de la facture. Remarque : ce champ ne peut contenir que 30 caractères.
Le champ « Date limite de taxation » est un calendrier déroulant où est saisie la date limite de taxation de la facture.
Le champ « Client » est une liste déroulante qui contiendra le client sélectionné à l'écran précédent. Vous pouvez le modifier depuis cet écran, mais cela supprimera toute ressource ou tout bâtiment précédemment sélectionné.
La ressource est un champ déroulant qui contiendra la ressource sélectionnée sur l'écran précédent. Vous pouvez la modifier depuis cet écran.
Cochez la case correspondant à l'un des bâtiments sélectionnés pour le client. Cochez le bâtiment concerné par la facture.
Le champ « Coût de présence » est un champ numérique dans lequel est saisi le coût de la présence pour le travail.
Le champ « Coût du temps passé sur site » est un champ numérique dans lequel est saisi le coût du temps passé sur site pour les travaux.
Le champ « Coût de la main-d'œuvre » n'est pas modifiable et calcule le coût de la présence et le coût du temps passé sur site.
Le champ « Coût des pièces » est un champ numérique dans lequel est saisi le coût de toutes les pièces utilisées pour réaliser le travail.
Le champ « Coût des installations/équipements/divers » est un champ numérique dans lequel sont saisis tous les autres coûts liés aux travaux.
Le champ « Coût fixe » permet de saisir un prix tout compris pour la prestation réalisée. Ce coût fixe remplace tous les autres coûts (par exemple, les coûts calculés ou les AOV), car il s'agit du montant final facturé.
La valeur nette correspond à la somme de tous les coûts. Ce calcul est automatique.
Le champ TVA permet de saisir le montant de la TVA. La liste déroulante affiche les taux de TVA applicables à la ressource sélectionnée pour cette facture. Le taux de TVA varie selon la date d'échéance et correspond à l'année fiscale concernée.
Le total brut correspond à la somme totale de la valeur nette et des coûts de TVA.
L'option « Remplacement » est une case à cocher permettant d'indiquer qu'une facture de remplacement est requise. Cette option est activée une fois les motifs de non-affectation sélectionnés.
« Motifs de non-affectation » est un menu contextuel permettant de sélectionner les raisons pour lesquelles la facture n'est pas affectée.
Le menu déroulant « Service de vérification » permet de sélectionner le service qui examinera la facture.
Le champ « Notes de facture » est un champ libre où peuvent être saisies toutes les notes relatives à la facture. - Une fois toutes les informations de la facture saisies, cliquez sur « Enregistrer ».
Remarque : Voici les autres types de messages que vous pourriez recevoir et la raison de leur réception :
Lors de la tentative d'affectation d'un ordre de travail qui n'a pas encore été attribué à une ressource (c'est-à-dire au statut 0.03 - Affectation de ressource en attente)
Lors de la tentative d'attribution d'un ordre de travail qui n'a pas le statut correct pour être facturé (c'est-à-dire 1.00 - En attente d'attribution et 1.03 - En attente d'acceptation)
Cela peut apparaître pour deux raisons :
- Si un numéro d'ordre de travail est saisi alors qu'il ne figure pas dans le système.
- Lorsqu'un numéro d'ordre de travail est saisi et qu'il figure dans le système, mais que l'utilisateur ne dispose pas de l'autorisation pour le client auquel l'ordre de travail se rapporte.
Remarque : Un utilisateur ne peut ajouter une facture qu'à un ordre de travail dont la ressource fait partie d'un groupe de ressources auquel il a accès.