Le menu Factures du portail regroupe toutes les fonctions liées à la facturation d'un ordre de travail . Pour soumettre une facture d'achat, accédez à Menu principal > Factures > Nouveau > Facture d'achat . La page « Soumettre une facture d'achat » s'affichera. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur « Facture d'achat » dans la section « Accès rapide - Factures fournisseurs » du tableau de bord .

Une fois sur l'écran « Soumettre une facture d'achat » , vous devrez saisir un numéro de bon de commande , puis cliquer sur <Vérifier les détails du bon de commande> pour vérifier qu'il est possible d'y ajouter une facture d'achat .

S'il est impossible d'ajouter une facture d'achat à cet ordre de travail (par exemple, si l'ordre de travail est incorrect), le message « Aucune tâche portant ce numéro n'existe dans le système » s'affichera. Ce message s'affichera également si vous tentez de facturer un ordre de travail qui n'est pas un ordre de travail d'achat, car ces derniers ne peuvent être facturés que par le biais des actions de facturation autres que les factures d'achat.
Cela permettra de vérifier que l' ordre de travail saisi correspond bien à votre entrepreneur. Si aucun entrepreneur n'est associé à votre compte utilisateur, vous ne pourrez pas poursuivre.

Soumission d'une facture d'achat

Une fois l' ordre de travail saisi et accepté, le nom du bâtiment et la tâche correspondante s'affichent, ainsi que les expéditions figurant sur le bon de commande. Le système requiert ensuite des documents pour poursuivre. En cliquant sur « Téléverser facture/preuve de livraison… », vous pouvez ajouter une facture d'achat et une preuve de livraison. Pour continuer, vous devez téléverser un nom et une facture d'achat (en choisissant le type approprié). Toutefois, si nécessaire, vous pouvez téléverser un seul fichier de type « Facture d'achat et preuve de livraison ». Sélectionnez les fichiers requis à l'aide de l'action « Choisir un fichier », puis cliquez sur « Téléverser » pour les joindre.

Après avoir téléchargé le(s) fichier(s), vous devez saisir les informations de la facture d'achat. Le numéro de facture et le taux de TVA sont obligatoires, ainsi que les expéditions facturées. Les autres champs seront renseignés automatiquement ; toutefois, le champ « Livraison nette » peut être modifié si l'expédition a été effectuée en express.

Une fois tous ces détails saisis, cliquez sur le bouton <Soumettre> pour envoyer la facture d'achat. Cliquer sur <Annuler> annulera l'envoi de la facture.

Une fois les expéditions sélectionnées et la facture d'achat soumise, le système vérifie les informations fournies. Si toutes les informations correspondent, la facture est transmise et mise en attente de paiement.
En cas de problème, l'écran de soumission de la facture d'achat s'affiche à nouveau, indiquant la liste des motifs de refus. L'icône « i » à côté de chaque motif fournit une brève explication.

Si vous recevez des motifs de refus, vérifiez toujours que tout est correct, notamment que les coûts tiennent compte des heures incluses et que les pièces facturées sont bien identifiées. Une facture d'achat peut être soumise malgré ces motifs de refus. Cependant, elle sera considérée comme non approuvée et devra donc être vérifiée manuellement avant paiement. Ces factures sont consultables dans la liste « Factures non approuvées ».

Remarque : Il est possible de facturer un bon de commande uniquement si des expéditions peuvent être sélectionnées. Si la commande n'a pas encore été réceptionnée, il est impossible d'ajouter une facture.

Il est également possible de facturer uniquement les frais de livraison si nécessaire. Il suffit de saisir le montant à facturer dans le champ « Frais de livraison nets » et de laisser les options « Expéditions » décochées. Vous pouvez ajouter toute information complémentaire dans le champ « Notes ».

Autorisations : Peut créer des factures, Peut soumettre des factures d'achat via le portail