Le menu Factures du portail regroupe toutes les fonctions liées à la facturation d'un ordre de travail . Pour soumettre une note d'avoir, accédez à Menu principal > Factures > Nouveau > Note d'avoir . La page « Soumettre une note d'avoir » s'affichera. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur « Note d'avoir » dans la section « Accès rapide - Factures fournisseurs » du tableau de bord .

Une fois sur l'écran « Soumettre une note de crédit d'achat » , vous devrez saisir un numéro de bon de commande , puis cliquer sur <Vérifier les détails du bon de commande> pour vérifier qu'il est possible d'y ajouter une note de crédit d'achat .

S'il est impossible d'ajouter un avoir achat à cet ordre de travail (par exemple, si l'ordre de travail est incorrect), le message « Ce numéro d'ordre de travail n'existe pas dans le système » s'affichera. Ce message apparaîtra également si vous tentez d'émettre un avoir pour un ordre de travail qui n'est pas un ordre de travail d'achat, car ces derniers ne peuvent être facturés que via les actions de facturation autres que celles liées aux achats.
Cela permettra de vérifier que l' ordre de travail saisi correspond bien à votre entrepreneur. Si aucun entrepreneur n'est associé à votre compte utilisateur, vous ne pourrez pas poursuivre.

Soumission d'une note de crédit d'achat

Si vous avez émis une facture d'achat d'un montant supérieur au coût correct et que vous devez soumettre une note de crédit d'achat, veuillez suivre les étapes ci-dessous pour soumettre votre note de crédit.

Une fois l' ordre de travail saisi et accepté, le nom du bâtiment et la tâche correspondante s'affichent, ainsi que les expéditions figurant sur le bon de commande. Le système requiert ensuite des documents pour poursuivre. En cliquant sur « Téléverser facture/preuve de livraison… », vous pouvez ajouter une facture d'achat et une preuve de livraison. Pour continuer, vous devez téléverser un nom et une facture d'achat (en choisissant le type approprié). Toutefois, si nécessaire, vous pouvez téléverser un seul fichier de type « Facture d'achat et preuve de livraison ». Sélectionnez les fichiers requis à l'aide de l'action « Choisir un fichier », puis cliquez sur « Téléverser » pour les joindre.

Après avoir téléchargé le(s) fichier(s), vous devez saisir les informations relatives à l'avoir d'achat. Le numéro de facture, le point de TVA et les expéditions facturées sont obligatoires. Les autres champs seront renseignés automatiquement ; toutefois, le champ « Prix net de livraison » peut être modifié si l'expédition a été effectuée en express.

Une fois tous ces détails saisis, cliquez sur le bouton <Soumettre> pour envoyer l'avoir. Cliquer sur <Annuler> annulera l'envoi de l'avoir.

Une fois les expéditions sélectionnées et l' avoir d'achat soumis , le système vérifie les informations fournies. Si toutes les informations correspondent, l'avoir est validé et mis en attente de paiement.
En cas de problème, l'écran de soumission de l'avoir d'achat s'affiche à nouveau, indiquant les motifs de refus. L'icône « i » à côté de chaque motif fournit une brève explication.

Si vous recevez des motifs de refus, vérifiez toujours que tout est correct, notamment que les coûts tiennent compte des heures incluses et que les pièces facturées sont bien identifiées. Une note de crédit achat peut être soumise malgré ces motifs de refus. Cependant, elle sera considérée comme non approuvée et devra donc être vérifiée manuellement avant paiement. Ces notes sont consultables dans la liste « Factures non approuvées ».

Il est également possible de créditer uniquement les frais de livraison, si nécessaire. Il suffit de saisir le montant des frais de livraison dans le champ « Frais de livraison nets » et de laisser les cases « Expéditions » décochées. Vous pouvez ajouter toute information complémentaire dans le champ « Notes ».

Autorisations : Peut créer des avoirs, Peut soumettre des factures d'achat via le portail