Voici un guide étape par étape pour créer un Ordre de travail réactif . Cependant, selon la configuration et les autorisations de chaque utilisateur, certaines étapes peuvent ne pas être applicables et l'utilisateur sera automatiquement redirigé vers l'écran suivant.

Création d'un ordre de travail réactif

Pour créer un ordre de travail réactif à l'aide de la vue à écran unique, vous pouvez sélectionner « Réactif » dans « Créer un ordre de travail ». Sélectionnez l'option correspondante ou accédez à Ordres de travail > Nouveau > Réactif depuis le menu.

Choisir un site

L'écran « Bâtiment » s'affichera selon que l'utilisateur est un utilisateur d'un seul site ou un utilisateur de plusieurs sites.

Pour les utilisateurs d'un seul site, le champ « Votre bâtiment » sera automatiquement rempli avec le bâtiment associé à leur profil. Pour les utilisateurs de plusieurs sites, il leur suffira de saisir du texte dans ce champ pour afficher une liste leur permettant de choisir le site souhaité.

Une fois le site sélectionné, cliquez sur le bouton <OK> pour continuer.

Problème/Besoin

C'est ici que l'utilisateur saisit le problème ou le besoin relatif à l' ordre de travail . En saisissant ces informations dans le champ de recherche et en cliquant sur <Rechercher>, une liste de pannes ou de problèmes correspondant aux critères de recherche s'affiche. L'utilisateur doit alors sélectionner la panne ou le problème en question. Si l'utilisateur sélectionne une panne ou un problème non pris en charge, un message s'affiche à côté de la tâche et l'utilisateur ne peut pas la sélectionner (fonctionnalité basée sur les autorisations).

Une fois le problème sélectionné, il convient de déterminer le « Symptôme » et le « Motif de l'intervention » . Ces deux champs sont des listes déroulantes permettant à l'utilisateur de faire son choix. Un texte explicatif peut s'afficher pour chaque « Motif de l'intervention » sélectionné (si configuré par l'administrateur système), précisant son utilité. L'utilisateur peut également, si nécessaire, saisir une « Quantité » (par exemple, si plusieurs ampoules sont grillées) ou un « Code » relatif au problème dans le champ « Code/Quantité » .

Remarque : Dans certains cas, l'utilisateur aura la possibilité de faire une sélection dans la section « Problèmes/exigences fréquemment rencontrés » .

Une fois la tâche sélectionnée, cliquez sur le bouton <OK> pour continuer.

Remarque : Si l'utilisateur possède un numéro d'actif pour un élément nécessitant la création d'un nouveau numéro, veuillez en créer un nouveau. Pour obtenir un ordre de travail , vous pouvez utiliser la fonction « Recherche par numéro d'actif ».

Emplacement

C’est ici que vous indiquez l’emplacement du problème. Commencez par vérifier si le niveau est correct en consultant la liste des niveaux à gauche. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur <Changer de niveau> pour afficher les différents niveaux disponibles dans le bâtiment. Choisissez le niveau approprié pour le modifier. 

Remarque : si le niveau souhaité est « Toit » , cliquer sur <Sélectionner le toit> choisira automatiquement l’emplacement « Toit, Toit, Toit » et passera à la section suivante du processus de création de tâche.

Ensuite, sélectionnez une zone ; une liste de localisation s’affichera (si le problème concerne tout le niveau, sélectionnez plutôt le bouton <Niveau entier>). Si vous pouvez fournir des informations supplémentaires sur la localisation, ajoutez-les dans le champ « Informations complémentaires » .

Si le bâtiment comporte plusieurs emplacements et que l'emplacement souhaité est déjà connu, l'utilisateur peut le rechercher à l'aide du champ « Rechercher un emplacement » . La recherche affichera une liste d'emplacements au fur et à mesure de la saisie. Sélectionnez l'emplacement souhaité pour passer à l'étape suivante. Si le problème concerne l'ensemble du bâtiment, sélectionnez le bouton « Bâtiment entier ». Cette option vous permettra également de passer à l'étape suivante.

Une fois l'emplacement sélectionné, cliquez sur le bouton <OK> pour continuer.

Contact

L'écran de contact permet à l'utilisateur d'indiquer ou de choisir le contact à utiliser pour l' ordre de travail . Par défaut, cette page affiche les informations de l'utilisateur créant l' ordre de travail, ainsi qu'une liste de contacts. Chaque contact de la liste comprend un nom, une fonction et un numéro de téléphone. En cliquant sur « Nom du contact », les champs « Type de contact », « Nom du contact » et « Téléphone du contact » sont automatiquement remplis avec les informations du contact. L'utilisateur peut également renseigner ces champs manuellement.

Une fois le contact saisi, cliquez sur le bouton <OK> pour continuer.

Ressource

L'écran Ressources permet à l'utilisateur de sélectionner la ressource requise pour exécuter les ordres de travail. Les entreprises listées en gris en haut de l'encadré sont les ressources préconfigurées comme ressources désignées pour cet ordre de travail, en fonction de divers facteurs tels que la localisation du chantier, l'étendue des travaux, etc. Une fois la ressource sélectionnée, la section suivante s'affiche.

Remarque : Si l'ordre de travail est basé sur un actif, la ressource qui couvre la garantie de l'actif est présente et sera affichée sur un fond jaune.

Réponse/Priorité

L'écran de réponse permet à l'utilisateur de préciser l'heure de l' ordre de travail. Cette tâche doit être effectuée avant une certaine date. La priorité peut être sélectionnée à l'aide du menu déroulant <Priorité>. Certaines priorités affichent un sélecteur de date et d'heure. Dans ce cas, l'utilisateur n'a plus qu'à choisir la date et l'heure souhaitées. D'autres priorités affichent le calcul du SLA (basé sur le contrat).

Dans certains cas où la priorité est modifiée, selon les paramètres du client, le champ « Motif de priorité non par défaut » s'affiche. Survoler l'icône <I> permet d'afficher des informations sur ce champ. Ce champ est obligatoire et doit être renseigné avant de poursuivre la création de la tâche.

Si le champ Priorité non par défaut n'est pas rempli, l'utilisateur recevra le message suivant :

Vous devez indiquer la raison pour laquelle vous n'avez pas sélectionné la priorité par défaut.

Une fois la réponse/priorité sélectionnée, cliquez sur le bouton <OK> pour continuer.

Remarque : Il arrive que cette section ne soit pas visible par défaut, car le système la sélectionne automatiquement pour l’utilisateur. Pour l’afficher dans ce cas, veuillez consulter la section « Réponse » sur la page Résumé.

Doublons/ Événements

Il est possible que des ordres de travail antérieurs, classés comme doublons, événements spéciaux ou interventions de maintenance préventive à venir, soient liés à cet ordre de travail . Dans ce cas, l'utilisateur doit vérifier les autres ordres de travail afin de s'assurer qu'aucun doublon n'est créé, qu'aucune intervention de maintenance préventive à venir ne couvre l' ordre de travail demandé et qu'aucun événement en cours n'empêche son exécution.

Une fois que tous les événements et doublons nécessitant une vérification ont été cochés, cliquez sur le bouton <OK> pour continuer.

Notes

La section « Notes » permet à l’utilisateur de fournir au responsable des informations complémentaires sur le problème, informations qui n’auraient pas été saisies dans les écrans précédents. Par exemple : quelle est la gravité du problème ? Combien de personnes sont concernées ? Y a-t-il un risque d’indisponibilité du site ? Etc.

Plus les informations pertinentes ajoutées ici sont nombreuses, mieux les ressources seront informées du problème, ce qui facilitera leur planification et la rectification/l'achèvement des travaux dans les meilleurs délais.

Une fois les notes ajoutées, cliquez sur le bouton <OK> pour continuer.

Questionnaire

Les clients peuvent configurer Ostara pour générer un questionnaire que les utilisateurs devront remplir lors de la création d'un ordre de travail . Ce questionnaire peut être basé sur différents critères tels que le bâtiment, le type d'équipement, la priorité, etc. Si un questionnaire pertinent pour l' ordre de travail en cours de création est configuré, l'utilisateur verra apparaître un écran qu'il devra compléter avant de pouvoir poursuivre.

Une fois les questions répondues, cliquez sur le bouton <OK> pour continuer.

Résumé

Une fois toutes les sections nécessaires remplies, un récapitulatif des travaux s'affiche. Vous pouvez alors vérifier et modifier les détails de l'ordre de travail pour vous assurer de leur exactitude. Pour ce faire, sélectionnez la section concernée et cliquez sur le bouton <Modifier>. Une fois toutes les informations correctes, cliquez sur le bouton <Soumettre la tâche> pour créer l' ordre de travail .

Après soumission, l'utilisateur sera redirigé vers la page de détails de l'ordre de travail .

Autorisations : Peut créer des ordres de travail réactifs, peut allouer des ressources, peut définir un planning