Over de resourcemodule

De Resources-module is niet alleen een dataopslagplaats, maar ook de bron van de gegevens die in het hele systeem worden gebruikt. Deze module is essentieel voor de werking van de helpdesk en voor efficiënte toewijzing, afhandeling en escalatie van werkorders. De module bevat resourcespecifieke informatie, zoals:

• Contact- en personeelsgegevens (meerdere contactpersonen per bedrijf, inclusief escalatiecontacten en contactpersonen buiten kantooruren)
• Adressen
• Accountgegevens (inclusief btw-codes)
• Escalatieroutes
• Omvang van de activiteit per type werkorder
• Tarieven en beschikbaarheid
• Naleving van hulpbronnen
• Document uploaden

Hiermee kunnen gebruikers ook catalogi en de items daarin bekijken en wijzigingen in de catalogus goedkeuren of afwijzen.

Bronnen kunnen extern (contractanten, leveranciers, etc.) of intern (technici, etc.) zijn.

Dit is hoe de Actie-menuknoppen van de Resource-module eruit zien:

Bronacties:

Tarieven en beschikbaarheid
Tariefgegevens worden gebruikt om beslissingen te nemen over de urgentie van de aanvraag op basis van kosten, om resources te benchmarken, om de nauwkeurigheid van de toerekening na aanwezigheid te verbeteren en om facturen te valideren. De tarieven worden opgeslagen met data die eraan gekoppeld zijn. Dit maakt een nauwkeurige registratie van kosten ten opzichte van een werkorder mogelijk bij eventuele tariefwijzigingen. Zo wordt gegarandeerd dat het in rekening gebrachte tarief het tarief is dat gold op de dag dat de werkorder werd gestart en niet op de dag dat de factuur werd opgesteld.

Tariefgegevens worden voorafgaand aan de opdracht in de helpdeskmodule gepresenteerd. Dit is nodig om naast de urgentie van de opdracht ook rekening te kunnen houden met financiële overwegingen.

Gegevens over de beschikbaarheid van resources worden gebruikt in de helpdeskprocessen, waardoor verwachtingen kunnen worden gesteld over wanneer de werkorder aan een resource wordt doorgegeven en de beschikbaarheid van de resource voor aanwezigheid op locatie, waardoor onterechte oproepen worden voorkomen. Dit wordt ook gebruikt om de toepassing van tarieven buiten kantooruren en niet-beschikbaarheid te benadrukken.

Documenten toevoegen/bewerken/bekijken

Wordt gebruikt om documenten die via de bron zijn geüpload, toe te voegen, te bewerken of te bekijken.

Branch aanmaken

Maakt het mogelijk om een filiaal aan te maken dat gekoppeld is aan een resourcerecord van het hoofdkantoor. Meerdere filialen kunnen worden gekoppeld aan één hoofdkantoor.

Intern aanmaken (niveau 2)

Maakt het mogelijk om een interne Tier 2-resource te creëren die gekoppeld is aan een interne Tier 1-resource, net als een externe vestiging en hoofdkantoor. Meerdere Tier 2-resources kunnen worden gekoppeld aan één Tier 1-resource.

Aangepaste gegevens toevoegen/bewerken/bekijken

Hiermee kunnen gebruikers aanvullende informatie over een bron invoeren die mogelijk niet in een van de vooraf gedefinieerde velden valt.

Pre-kwalificatie:

Wordt gebruikt om alle bronnen te vermelden die aan de prekwalificatielijst zijn toegevoegd.

Vereisten voor het instellen van bronnen

De volgende informatie moet in het systeem aanwezig zijn voordat er resources kunnen worden gemaakt:

WO-typen, sub-WO-typen en apparatuurtypen

Klanten

Contacttypen

Betalingsvoorwaarden

Catalogusacties:

Cataloguslijst
Catalogi bevatten items die betrekking hebben op een resource die als leverancier is ingesteld. Gebruikers kunnen de catalogus openen om elk item in de catalogus te bekijken en op een item klikken om de details ervan te bekijken.

Niet-goedgekeurde cataloguslijst
Deze lijst toont alle wijzigingen die in de catalogus zijn aangebracht. Gebruikers kunnen de wijzigingen in deze lijst goedkeuren of afwijzen.