Pour soumettre une facture ou une note de crédit pour un travail, cliquez sur l'onglet Factures et sélectionnez l'option « Soumettre une facture » ou « Soumettre une note de crédit » selon le cas.

1. En cliquant sur « Soumettre la facture » ou « Soumettre l'avoir », l'écran correspondant s'affiche. Saisissez le numéro de l'ordre de travail et cliquez sur « Vérifier les détails de l'ordre de travail… ». Cette action permet de s'assurer que l'état d'avancement de la tâche est correct avant l'ajout de la facture.
   Écran de soumission de facture
   
   Écran « Soumettre une note de crédit » (fonctionne de la même manière que l’écran « Soumettre une facture »)
   
   Remarque : Si la tâche saisie ne peut être facturée, un message s’affichera indiquant la raison de cette impossibilité (par exemple, si la tâche est incomplète). Un paramètre client permet de limiter la facturation aux ordres de travail dont le statut est 5.x1 ou 5.x2.
2. Si la prestation saisie est facturable, le nom du bâtiment, la tâche et le bouton « Téléverser la/les facture(s)/feuille(s) de calcul… » s’afficheront. Une copie de la facture et de la feuille de calcul est nécessaire pour soumettre la facture. Cliquer sur le bouton « Téléverser la/les facture(s)/feuille(s) de calcul… » ouvre l’écran de téléversement de fichier. Il faut alors saisir un nom, un type (« Facture », « Feuille de calcul » ou « Facture et feuille de calcul ») et le fichier à téléverser. Sélectionner « Facture » ou « Feuille de calcul » requiert deux fichiers, tandis que « Facture et feuille de calcul » n’en requiert qu’un seul. Une fois le document sélectionné, cliquez sur « Téléverser ». Après le téléversement des documents, il faut saisir les autres informations de la facture/de l’avoir : le numéro de facture (30 caractères maximum), le point de TVA et le coût fixe.
   
   Remarque : L’écran ci-dessus concerne les interventions réactives et les devis faisant l’objet d’un CIS. Pour les devis et les PPM classiques, l’écran suivant s’affiche ; l’utilisateur n’a alors pas besoin de saisir les coûts de main-d’œuvre, de pièces, etc., mais uniquement le coût fixe de l’intervention.
3. Une fois tous ces détails saisis, cliquez sur le bouton « Soumettre » pour envoyer la facture/l’avoir. Cliquer sur « Annuler » annulera l’envoi de la facture.
   Remarque : Si une note de crédit est ajoutée, les documents de la feuille de calcul ne sont pas nécessaires.
   Remarque : Une fois un document ajouté, un tableau s’affiche indiquant le document et les types de documents ajoutés. À côté de chaque document se trouvent deux boutons : « Supprimer » et « Remplacer ». « Supprimer » permet de supprimer le document, tandis que « Remplacer » permet à l’utilisateur de le remplacer par un nouveau.
   
   Remarque : Des règles de validation s’appliquent aux champs de coût sur cet écran. Si les coûts saisis sont supérieurs aux tarifs convenus, le système avertira l’utilisateur par un message expliquant les problèmes et ajoutera ces motifs de non-approbation à la facture si l’utilisateur poursuit la soumission.
   Les raisons du refus lors du processus de téléchargement des factures sont les suivantes :
   • Demande de tarifs
   • Demande de frais d'intervention
   • Coût du temps passé sur place
   • Requête de coût total
   • Demande de prix des pièces
   • Demande de coûts pour les installations, les équipements et les articles divers
   • Contrat global
   • Ordre de travail non terminé
   • Demande de frais de déplacement
   • Bien sous garantie
   • Le coût dépasse le montant du contrat.
   • La facture varie par rapport au coût convenu au préalable
   • En attente de certificat(s)
   • En attente de demande d'informations
   • En attente du ou des relevés de compteur
   • Intervention le jour même - aucun frais de déplacement ne sera facturé (le système vérifie les identifiants des appareils mobiles pour s'assurer qu'une véritable intervention le jour même est enregistrée si le même appareil mobile du technicien est utilisé sur le même site le même jour).
   • Durée sur site supérieure à une journée ouvrable
   • Ordre de travail en autorisation
   • Échec de la vérification
4. Une fois la facture ou l'avoir soumis, il apparaîtra dans la section « Factures électroniques non approuvées », avec les autres factures et avoirs soumis par l'utilisateur et en attente de validation. Pour soumettre d'autres factures ou avoirs, cliquez sur « Soumettre une facture » ou « Soumettre un avoir » dans l'onglet « Factures », ou sur les boutons « Soumettre une facture… » ou « Soumettre un avoir… » du menu « Actions ».
   Remarque : Si les ressources appartiennent à un groupe de ressources et que des instructions de facturation ont été configurées, une fenêtre contextuelle s’affichera avec des instructions indiquant à l’utilisateur les prochaines étapes. Cliquez sur « OK » lorsque vous êtes prêt. Ce message s’affichera lors de la soumission de la facture et à chaque modification par l’utilisateur.