Si le numéro de l'ordre de travail est inconnu, ou s'il est nécessaire d'effectuer une recherche complète dans le système pour trouver un ensemble d'ordres de travail, il convient d'utiliser la fonction Liste des ordres de travail.
- Le premier onglet de l'écran « Définition de la requête d'ordre de travail » est l'onglet « Général ». L'utilisateur peut effectuer une recherche selon un seul ensemble de critères ou une combinaison de plusieurs. Plus les critères sélectionnés sont précis, plus la liste des résultats affichés est spécifique. Pour effectuer une recherche par zone géographique, cochez la case correspondante. Chaque zone est décrite ci-dessous :
Le champ « Clients » s'affichera dès l'apparition de l'écran « Définition de la requête d'ordre de travail ». La fenêtre contextuelle « Sélectionner les clients » apparaîtra et vous pourrez alors sélectionner les clients correspondant aux critères de recherche. Cette option ne sera disponible que s'il y a plusieurs clients à sélectionner ; dans le cas contraire, le client sera sélectionné automatiquement.
Le champ « Créé par » affiche la liste des utilisateurs du système dans la fenêtre contextuelle « Sélectionnez l’utilisateur ou les utilisateurs ayant créé l’élément ». Sélectionnez l’utilisateur pour rechercher les ordres de travail qu’il a créés, puis cliquez sur « OK ».
Renseignez ce champ pour afficher la fenêtre contextuelle « Sélectionnez le(s) bâtiment(s) ». Sélectionnez les critères de bâtiments souhaités et cliquez sur « OK ».
Ce champ affichera la fenêtre contextuelle « Sélectionner une ou plusieurs ressources ». Sélectionnez le type de ressource, saisissez son nom et cliquez sur « Rechercher ». Sélectionnez ensuite un des résultats affichés, puis cliquez sur « OK ».
État de la ressource : ce champ permet de rechercher les ressources désactivées. Sélectionnez ensuite l’un des deux états dans la liste déroulante, puis cliquez sur « OK ».
Propriétaire interne : ce champ permet de sélectionner un propriétaire interne (champ disponible pour un enregistrement de ressource permettant d’indiquer qu’une ressource est sous la responsabilité d’un utilisateur interne). Si cette case n’est pas cochée, la valeur par défaut sera « Tous ».
Interne/Externe : ce champ permet de sélectionner si les résultats renvoyés doivent concerner les ressources internes, les ressources externes ou les deux. Si cette case n’est pas cochée, l’option « Les deux » sera sélectionnée par défaut.
Le champ « Type d’ordre de travail » affiche les types d’ordres de travail à rechercher. Cochez le ou les types d’ordres de travail souhaités dans la liste, puis cliquez sur « OK ».
Le champ « Types d'équipement/de service » affichera tous les types d'ordres de travail, de sous-ordres de travail, d'équipement et de services pertinents dans la fenêtre contextuelle « Types de tâches ». Il affichera également les types d'équipement pour lesquels il n'est plus possible de créer d'ordres de travail (c'est-à-dire qu'ils sont actuellement décochés dans les données de base), mais pour lesquels des ordres de travail existent encore dans le système. Sélectionnez les critères pertinents et cliquez sur le bouton « OK ».
Numéro de contrat : ce champ permet aux utilisateurs de rechercher des ordres de travail. Saisissez le numéro de contrat dans le champ de texte.
Cochez la case Groupes de statuts pour afficher la fenêtre contextuelle correspondante. Sélectionnez les groupes de statuts souhaités et cliquez sur le bouton « OK ».
Remarque : Tout champ laissé vide renverra par défaut tous les résultats. Par exemple, si aucun bâtiment n’est spécifié, tous les bâtiments seront affichés ; l’utilisateur n’aura donc pas à sélectionner chaque élément individuellement. - Le deuxième onglet de l'écran Définition de requête d'ordre de travail est l'onglet Dates. Cet onglet permet à l'utilisateur d'effectuer une recherche par dates spécifiques, chaque champ de date proposant différentes plages de recherche.
- Entre : permet de rechercher entre les deux dates spécifiées.
- Exact : permet de rechercher les ordres de travail à la date spécifiée.
- Après : possibilité de rechercher les ordres de travail postérieurs à la date spécifiée
- Avant : possibilité de rechercher les ordres de travail antérieurs à la date spécifiée
- Aujourd'hui : recherches de bons de travail à partir de la date du jour
- Hier : recherche des ordres de travail à partir de la date d'hier
- 7 derniers jours : recherches de bons de travail effectuées au cours des 7 derniers jours
Vous trouverez ci-dessous la description de chacun des différents champs de date que l'utilisateur peut utiliser pour la recherche :
Le champ « Date de création » permet d'effectuer une recherche par date de création de l'ordre de travail.
La date ETA permet à l'utilisateur d'effectuer une recherche par date ETA (heure d'arrivée estimée) indiquée sur un ordre de travail.
La date de début permet d'effectuer une recherche par date : date de début prévue/date de présence (réactive et devis) ou date de début de visite (PPM).
La date de fin permet aux utilisateurs de rechercher par date de fin d'un calendrier entre (réactif et devis) ou par date de fin de visite (PPM).
La fonction « Dernière intervention (jours) » permet aux utilisateurs de saisir un nombre de jours et d'effectuer une recherche en fonction du nombre de jours écoulés depuis la dernière intervention sur l'ordre de travail.
Le champ « Date d'achèvement » permet à l'utilisateur d'effectuer une recherche par date d'achèvement de l'ordre de travail.
La date d'annulation permet à l'utilisateur de rechercher par date d'annulation de l'ordre de travail.
- Le troisième onglet de l'écran « Définition de la requête d'ordre de travail » est l'onglet « Âge ». Cet onglet permet aux utilisateurs de rechercher des ordres de travail en fonction de leur retard par rapport à leur SLA ou à leur ETA. Grâce à ces champs, l'utilisateur peut indiquer le nombre d'heures, de jours, de semaines ou de mois de retard ou de date d'expiration de l'ordre de travail. Voici les différents champs de l'onglet « Âge » :
La fonction « SLA Overdue By » permet de rechercher les ordres de travail en fonction de la durée de retard par rapport à la date SLA.
L'option « SLA Expires Within » permet à l'utilisateur de rechercher en fonction de la durée restante avant que l'ordre de travail ne dépasse la date SLA.
La fonction « ETA Overdue By » permet de rechercher les travaux en fonction de leur retard par rapport à la date ETA.
L' option « ETA Expires Within » permet à l'utilisateur de rechercher en fonction de la durée restante avant que l'ordre de travail ne dépasse la date ETA. - Le quatrième onglet de l'écran Définition de requête d'ordre de travail est l'onglet Détail. C'est dans cet onglet que les utilisateurs peuvent rechercher des ordres de travail ayant un statut ou un type spécifique, comme par exemple les ordres de travail en cours d'autorisation. Voici les différents champs de l'onglet Détail :
Associé à une facture client ? Il s’agit d’une liste déroulante avec les options suivantes :- Éligible à la facturation : sélectionner cette option permet de retrouver tous les ordres de travail pouvant être ajoutés à une facture client pour le(s) client(s) sélectionné(s).
- Facture en attente : sélectionner cette option permet d’afficher tous les ordres de travail figurant sur les factures clients en attente de soumission.
- Facture soumise : en sélectionnant cette option, vous accédez à tous les ordres de travail actuellement associés aux factures clients qui ont été soumises.
Statut d'autorisation : Ce menu déroulant permet aux utilisateurs de rechercher les ordres de travail en cours d'autorisation. Les options disponibles sont les suivantes : - Autorisation en attente : en sélectionnant cette option, vous afficherez tous les ordres de travail qui sont actuellement en attente d’autorisation pour le(s) client(s) sélectionné(s).
- Autorisation non requise : sélectionner cette option permet d’afficher tous les ordres de travail qui ne sont pas en attente d’autorisation pour le(s) client(s) sélectionné(s).
- Dernière action autorisée - Autorisé : sélectionner cette option permet de retrouver tous les ordres de travail dont la dernière action d’autorisation était l’ordre de travail en cours d’autorisation, pour le(s) client(s) sélectionné(s).
- Dernière action autorisée - Refusée : sélectionner cette option permet de retrouver tous les ordres de travail pour lesquels la dernière action d’autorisation a été le refus de l’ordre de travail, pour le(s) client(s) sélectionné(s).
- Autorisation en attente - En suspens : sélectionner cette option permet d’afficher tous les ordres de travail actuellement en suspens pour le(s) client(s) sélectionné(s).
- Autorisation en attente - Informations requises : en sélectionnant cette option, vous accédez à tous les ordres de travail pour lesquels des informations complémentaires sont actuellement nécessaires pour le(s) client(s) sélectionné(s).
- Actions autorisées - Autorisé : sélectionner cette option permet d’afficher tous les ordres de travail qui ont été autorisés à un moment donné, pour le(s) client(s) sélectionné(s).
- Actions autorisées - Refusées : sélectionner cette option permet de retrouver tous les ordres de travail qui ont été refusés à un moment donné, pour le(s) client(s) sélectionné(s).
Interventions sans visite ? Il s’agit d’une liste déroulante « Oui/Non ». Sélectionner « Oui » signifie que la recherche portera sur les ordres de travail clôturés et sans visite enregistrée, tandis que sélectionner « Non » exclura les ordres de travail clôturés.
Notifications ? Voici une liste déroulante avec les options suivantes : - Oui - Actifs uniquement : sélectionner cette option permet de retrouver tous les ordres de travail comportant des notifications actives.
- Oui - Inactifs uniquement : sélectionner cette option permet de retrouver tous les ordres de travail comportant des notifications d'inactivité.
- Oui - Tous : sélectionner cette option permet de récupérer tous les ordres de travail comportant des notifications, qu'ils soient actifs ou inactifs.
- Non : sélectionner cette option lors de la recherche affiche les ordres de travail qui ne comportent aucune notification.
Est-il possible de fournir une ETA ? Il s’agit d’une liste déroulante « Oui/Non ». Sélectionner « Oui » signifie que la recherche portera sur les ordres de travail pour lesquels l’action « Est-il possible de fournir une ETA ? » ; sélectionner « Non » signifie que la recherche portera sur les ordres de travail pour lesquels cette action n’a pas été effectuée.
Lot en attente ? Il s’agit d’une liste déroulante « Oui/Non ». Sélectionner « Oui » indique que la recherche portera sur les ordres de travail en attente de traitement par lot, tandis que sélectionner « Non » indiquera les ordres de travail qui ne sont pas en attente de traitement par lot.
Audit de poste de travail en attente : Cette option permet de renvoyer les ordres de travail en attente d’un audit de poste de travail pour l’utilisateur spécifié dans la liste déroulante.
Nom de la tâche PPM : La saisie d’une partie du nom abrégé d’une tâche PPM permettra de renvoyer toutes les tâches PPM dont le nom contient ce texte.
Devis en attente Cela permet le retour de tout ordre de travail en attente de réception d'un devis de la part de Resources.
Demande de devis Ceci permet le retour de tout ordre de travail pour lequel une demande de devis est en attente.
Catégorie de réponse : Cette option affiche la fenêtre contextuelle « Sélectionner les catégories de réponse ». Sélectionnez les catégories de réponse souhaitées pour la recherche, puis cliquez sur le bouton « OK ».
Priorité : Cette option affiche une fenêtre contextuelle de sélection des priorités. Sélectionnez les priorités souhaitées pour la recherche et cliquez sur le bouton « OK ».
Type de lien (Source) : Ce champ permet de sélectionner « Externaliser » (ordres de travail transférés d’une ressource interne à une ressource externe), « Travaux correctifs » (ordres de travail créés suite à une visite de maintenance préventive), « Standard » (ordres de travail liés par l’action « Lier l’ordre de travail ») et « Visite » (ordres de travail liés par leur regroupement lors d’une visite de maintenance préventive). Le champ « Source » renvoie l’ordre de travail à partir duquel le lien a été établi.
Type de lien (Vers) : Permet de sélectionner « Externalisation », « Travaux de réparation », « Standard » et « Visite ». Le champ « Vers » renvoie l’ordre de travail auquel le lien a été associé.
Est-ce que cela nécessite une intervention corrective ? Cela permet de renvoyer tous les ordres de travaux de réparation suite à cette requête.
Statut : Cette option affiche la fenêtre contextuelle « Sélectionner le statut ». Sélectionnez les statuts souhaités pour la recherche et cliquez sur le bouton « OK ».
- Le cinquième onglet de l'écran « Définition de la requête d'ordre de travail » est l'onglet « Finance ». C'est ici que les utilisateurs peuvent rechercher des ordres de travail en fonction de critères financiers tels que les valeurs de régularisation et de valeur moyenne des commandes (AOV). Chaque champ propose différentes plages de recherche.
- Entre : permet de rechercher les ordres de travail dont la valeur se situe entre les deux valeurs spécifiées.
- Exact : permet de rechercher des ordres de travail en fonction de la valeur spécifiée.
- Plus de : permet de rechercher les ordres de travail dont la valeur est supérieure à la valeur spécifiée.
- Inférieur à : permet de rechercher les ordres de travail dont la valeur est inférieure à la valeur spécifiée.
Voici les différents champs de l'onglet Finance :
La fonction « Accrual » permet d’effectuer une recherche par valeur d’accumulation sur l’ordre de travail.
AOV offre à l'utilisateur la possibilité d'effectuer une recherche par valeur AOV sur l'ordre de travail.
La fonction « Coût calculé » permet d'effectuer une recherche par valeur totale du coût calculé sur l'ordre de travail.
La fonction « Valeur de la facture payée » permet à l'utilisateur d'effectuer une recherche par valeur de facture payée associée à un ordre de travail. Seuls les ordres de travail comportant une facture payée seront affichés.
La section « Coûts fixes » permet à l'utilisateur d'effectuer une recherche par valeur de coût fixe dans un ordre de travail. Seuls les ordres de travail comportant des coûts fixes seront affichés. La section « Associations » se trouve juste en dessous. Elle permet de rechercher des ordres de travail en fonction du code budgétaire associé. Deux options de recherche sont disponibles :
Le budget d'investissement permet à l'utilisateur de rechercher les ordres de travail correspondant aux codes de budget d'investissement sélectionnés.
Le budget des recettes permet à l'utilisateur de rechercher les ordres de travail correspondant aux codes de budget des recettes sélectionnés.
- L'onglet suivant de l'écran Définition de requête d'ordre de travail est l'onglet Actif. C'est dans cet onglet que les utilisateurs peuvent rechercher des ordres de travail en fonction des numéros d'actif.
- L'onglet suivant de l'écran Définition de requête d'ordre de travail est l'onglet Colonnes. Avant d'afficher les résultats, l'utilisateur doit sélectionner les colonnes. Un ensemble de colonnes est coché par défaut, mais cet onglet permet d'en sélectionner d'autres si nécessaire. Vous pouvez également y définir la colonne de tri par défaut et choisir l'ordre de tri (ascendant ou descendant).
- Le dernier onglet de l'écran Définition de la requête d'ordre de travail est l'onglet Enregistrer. Une fois tous les détails de la recherche saisis, accédez à l'onglet Enregistrer pour sauvegarder la requête et la réutiliser ultérieurement. Quatre types de listes sont accessibles depuis le menu Listes d'ordres de travail :
Sélectionnez « Instantané », « Privé » ou « Public » dans la barre d'en-tête, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous, pour enregistrer la définition de requête actuelle sous ce type particulier :
Sélectionnez « Instantané » comme type de liste WO pour afficher la sélection sous forme de liste unique. Les résultats ne seront affichés qu'une seule fois et les critères devront être saisis à nouveau si l'utilisateur ferme la page de résultats. Ce type de liste ne peut pas être enregistré, mais les trois dernières recherches de listes instantanées sont conservées ; l'une d'elles est visible dans la capture d'écran ci-dessus.
Sélectionnez « Privé » comme type de liste d'ordres de travail pour enregistrer la liste dans la liste privée de l'utilisateur. Ajoutez un nom et une description à la liste, puis cliquez sur OK. Ces listes seront alors disponibles à chaque connexion de l'utilisateur.
Sélectionnez « Public » comme type de liste d'ordres de travail pour l'enregistrer dans les listes publiques. Ajoutez un nom et une description, sélectionnez les profils autorisés et cliquez sur OK. Tout utilisateur disposant de l'autorisation « Supprimer les listes d'ordres de travail publiques » pourra consulter et supprimer toutes les listes publiques du système.
Standard : Ce type de liste ne peut pas être sélectionné comme « Enregistrer sous », mais il est possible de modifier les listes standard pour inclure davantage de colonnes ou des colonnes différentes par défaut.
Pour chaque type de liste (à l'exception des listes instantanées), un nom et une description sont requis et pour les listes publiques, l'utilisateur devra également indiquer qui peut consulter la liste en choisissant les profils appropriés dans le champ « Visible par ». - Une fois tous les critères souhaités sélectionnés et les informations saisies, cliquez sur le bouton « OK » pour lancer la recherche. Si l'onglet « Enregistrer » est également renseigné, cliquer sur « OK » enregistrera la liste et lancera la recherche. Cliquez sur le bouton « Annuler » pour fermer la définition de requête d'ordre de travail.
- La liste des ordres de travail affichera alors les enregistrements correspondant aux critères spécifiés. Si aucun enregistrement ne correspond aux critères saisis, la liste sera vide.
- L'utilisateur pourra désormais consulter tous les ordres de travail correspondant aux critères définis dans l'écran précédent.
- Pour consulter un ordre de travail spécifique, double-cliquez sur la ligne ; vous accéderez ainsi à l’écran de détail de l’ordre de travail.
- Pour afficher tous les ordres de travail de cette liste, utilisez le bouton « Tout ouvrir ». « Ouvrir la sélection » ouvrira les ordres de travail mis en surbrillance. Vous pouvez également ouvrir tous les ordres de travail filtrés en cliquant sur le bouton « Ouvrir les ordres filtrés ».
Remarque : La liste des ordres de travail est limitée à 8 000 résultats. Si ce nombre est dépassé, un message vous en informera et vous devrez modifier vos critères de recherche pour afficher un nombre plus restreint d’ordres de travail.