Om een reactieve werkorder te maken, klikt u op de knop "Reactieve werkorder maken".

1. De eerste stap is het selecteren van de te gebruiken cliënt. Zie de pagina ' Cliëntselectie ' voor meer informatie over hoe u dit kunt doen. Deze pagina wordt alleen weergegeven als er meerdere cliënten zijn om uit te kiezen. Als er slechts één cliënt is, wordt die cliënt automatisch geselecteerd.
2. Het scherm Reactieve werkorder wordt weergegeven nadat u een klant hebt geselecteerd.
3. Selecteer een gebouw door erop te dubbelklikken of door een gebouw te markeren en op OK te klikken.
   
4. Er wordt een lijst geopend met alle contacten die zijn opgeslagen in het geselecteerde gebouw. Klik op de naam van de persoon die belt en alle gegevens worden automatisch ingevuld in de onderstaande velden.
   
5. Als de persoon die belt niet in het hoofdvenster staat, klikt u op het vervolgkeuzemenu Contacttype
   
   Voer vervolgens handmatig de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres onderaan het scherm in en klik op "OK". Automatisch ingevulde gegevens kunnen hier worden overschreven. Als bijvoorbeeld een telefoonnummer is gewijzigd, typt u gewoon het nieuwe nummer in en klikt u op "OK".
6. Voer het taaktype en het symptoom van de gemelde storing in en klik op 'Zoeken'. Als u het activumnummer weet, voer dit dan in het veld 'Activum' in en klik op 'Zoeken'. Taak is een zoekveld waarmee u de kerngegevens van Ostara kunt doorzoeken op apparatuur-/servicetypen waarvoor u deze werkorder wilt registreren.
7. Een lijst met alle taaktypen, de bijbehorende symptomen en activa in de database die overeenkomen met het ingevoerde taaktype, wordt weergegeven in de tabellen 'Taaktypen en symptomen' en 'Activa en locaties'. De gebruiker kan een activum selecteren, waarna de lijst met taaktypen wordt gedefinieerd voor alle relevante activa voor het geselecteerde activum, of omgekeerd, waarna alle relevante activa voor de gekozen taak worden weergegeven.
8. De Ostara -applicatie toont een lijst met items die voldoen aan de zoekcriteria (op basis van de trefwoorden die in Core Data voor elk type apparaat/service zijn ingesteld). Selecteer de regel die van toepassing is op het type taak of activum.
   
   Let op: de kolom 'Relevantie' staat standaard op 'Meest relevant', maar u kunt dit wijzigen naar 'Alles' of 'Gerelateerd' door op de pijl-omlaag te klikken.
9. Als u een Asset selecteert door het vakje naast de Asset aan te vinken, verschijnt de volgende prompt:
   
   Als u 'Ja' of 'Nee' selecteert, wordt dit weergegeven in het evenement op de Helpdesk-werkpagina.
   Let op: Bij het selecteren van meerdere activa: als de eerste geselecteerde activa onder garantie valt, moet de volgende activa ook onder garantie vallen, niet alleen, maar ook onder garantie met dezelfde resource. Zo niet, dan verschijnt de volgende pop-up met de melding dat deze niet op dezelfde werkorder kunnen staan en afzonderlijk moeten worden aangemaakt:
   
10. Zodra een taaktype is geselecteerd, moet de gebruiker een locatie kiezen. Wat er in de tabel Locaties wordt weergegeven, is afhankelijk van wat er is geselecteerd in de vervolgkeuzelijst Locatietype. Standaard is Specifiek geselecteerd en worden de specifieke locatietoewijzingen voor het gebouw weergegeven. Als u Geheel gebied selecteert, worden locatietoewijzingen met een niveau en gebied weergegeven, en als u Geheel niveau selecteert, worden locatietoewijzingen met alleen een niveau weergegeven, allemaal voor het geselecteerde gebouw. De laatste optie in de vervolgkeuzelijst Locatietype is Ongespecificeerde locatie. Deze optie moet worden gekozen als de locatie van het werk niet is gespecificeerd.
    Eventuele extra informatie die nodig is om het probleem te lokaliseren, kunt u toevoegen in het veld 'Extra'.
    Let op: Als er een Asset is geselecteerd, hoeft u geen locatie te selecteren, omdat deze al is ingesteld in de Asset-module.
    Let op: Als er maar één type apparatuur/service is om uit te kiezen, selecteert het systeem dit automatisch. Dit geldt ook voor herstelwerkzaamheden.
11. In deze fase kunnen notities worden toegevoegd. Notities kunnen worden gekopieerd met Ctrl-A, waarmee alle notities in het notitieveld worden geselecteerd/gemarkeerd (tekst kan ook met de muis worden gemarkeerd). Met Ctrl-C kopieert u alle gemarkeerde tekst en met Ctrl-P plakt u alle gekopieerde tekst in het notitieveld.
12. Selecteer of er een tijdelijke oplossing is en noteer eventuele relevante codes in het veld 'Code'. Dit heeft alleen betrekking op het taaktype. Als een activum is geselecteerd, wordt de gebruiker gevraagd of het activum operationeel is (zie stap 9). In het veld 'Code' kunt u codes of aantallen voor de werkorder invoeren. Voorbeelden hiervan zijn het aantal defecte lampen of een alarmresetcode.
    Reden is een vooraf gedefinieerde vervolgkeuzelijst met redencodes die worden weergegeven bij de geselecteerde klant. De identificatie van de redencode zorgt voor een nauwkeurige identificatie voor rapportage en trendanalyse.
13. Selecteer een reden voor de taak door op de pijl te klikken en een van de opties uit de vervolgkeuzelijst te kiezen.
14. De gebruiker kan een vaste prijs opgeven als de prijs van de werkzaamheden al vooraf is overeengekomen. Vink hiervoor het vakje Vaste prijs aan om het veld ernaast te activeren. Voer vervolgens de waarde in.
    
    Let op: Wanneer de werkorder wordt aangemaakt en er vaste kosten zijn ingesteld, kunnen er autorisatieregels worden aangeroepen.
15. Het is ook mogelijk om een kapitaalcode aan de werkorder toe te voegen. Om een kapitaalcode te selecteren, klikt u op het veld Kapitaalbudget. Het scherm Kapitaalbudget wordt weergegeven. Markeer een code in de lijst en klik op 'OK' om deze te selecteren.
    
    Let op: Bij het selecteren van een hoofdlettercode worden de codes weergegeven die momenteel geldig zijn. Door op 'Periode wijzigen' te klikken, kan de gebruiker de periode indien nodig wijzigen.
16. In het veld 'Samenvatting' wordt een samenvatting van de taak en de locatie weergegeven.
17. Zodra u alle informatie heeft ingevuld, klikt u op 'Opslaan'. Wilt u de aanvraag annuleren zonder deze op te slaan, klikt u op de knop 'Annuleren'.
    Als u bij het klikken op "Opslaan" het volgende uitroepteken aan de zijkant van het scherm ziet, komt dit doordat er verplichte informatie ontbreekt. Vul alle verplichte velden in en klik nogmaals op de knop Opslaan.
    
18. Ostara controleert nu automatisch op dubbele werkorders. Dit doet het door te kijken naar werkorders die zijn ingediend voor hetzelfde gebouw en met hetzelfde taaktype/activum en die momenteel openstaan of in de afgelopen 14 dagen zijn afgesloten. Tegelijkertijd informeert Ostara de gebruiker over eventuele gebouwgebeurtenissen die mogelijk worden beïnvloed door het aanmaken van deze werkorder. Als er geen dubbele werkorders of gebouwgebeurtenissen zijn, genereert het systeem automatisch de werkorder en gaat het verder met het toewijzen van resources . Als er echter potentiële dubbele werkorders worden gevonden, verschijnt het volgende scherm:
    
    Sleutel voor duplicaatcontrole:
    Exact = Activanummer en symptoom
    Hoog = Activanummer zonder overeenkomende symptomen
    Medium = Type apparatuur/service, locatie en symptoom
    Laag = Type apparatuur/service en locatie zonder overeenkomende symptomen
    Opmerking: De controle op dubbele orders voor afgesloten werkorders in de afgelopen 14 dagen is de standaardinstelling, maar dit kan door het managementbedrijf worden ingesteld door contact op te nemen met uw Ostara systeembeheerder. De controle op het type apparatuur/service is ook configureerbaar en kan door het managementbedrijf worden ingesteld om in plaats daarvan te controleren op het niveau van het subtype werkorder - hoewel er met deze aanpak waarschijnlijk meer matches zullen worden geretourneerd.
19. Werkordernummers die mogelijk duplicaten zijn, worden in een lijst weergegeven. De kleurcodering (weergegeven in de eerste kolom) geeft aan hoeveel onderdelen van de werkorder overeenkomen met een reeds ingediende werkorder. Hoe meer overeenkomsten, hoe meer de werkorder overeenkomt. Als de gebruiker er zeker van is dat de nieuwe werkorder geen duplicaat is, klikt hij op de knop 'Opslaan'.
    Als de gebruiker daarentegen van mening is dat een van de weergegeven resultaten een duplicaat is en voor deze taak gebruikt moet worden, klikt hij of zij op de knop "Bekijken". Deze werkorder wordt dan in een nieuw tabblad geopend (de werkorder die u aan het aanmaken bent, gaat NIET verloren). Als dit hetzelfde is en er een duplicaat van de werkorder wordt aangemaakt, ga dan terug naar de werkorder die aangemaakt is en klik op de knop "Bevestigen". Dit brengt de gebruiker naar de eerder aangemaakte werkorder en de nieuwe wordt automatisch geannuleerd.
20. Het is mogelijk dat de werkorder die wordt aangemaakt, betrekking heeft op een toekomstige werkorder. Indien aanwezig, wordt de sectie 'Mogelijke gekoppelde werkorders' ingevuld. Vanuit hier kan de gebruiker de werkorders bekijken die mogelijk betrekking hebben op de reactieve werkorder die wordt aangemaakt en zelfs een werkorder aan de reactieve werkorder koppelen bij het aanmaken.
21. Wanneer u op 'Bekijken' klikt, wordt de werkorder in een apart tabblad weergegeven. Hierin kan de gebruiker de werkorder bekijken en controleren of dit de juiste werkorder is om aan te koppelen.
    Let op: dit is afhankelijk van de machtigingen en is alleen beschikbaar als de machtiging 'Kan gekoppelde werkorders bezoeken' is geselecteerd.
22. Door op "Koppelen" te klikken, wordt de werkorder aangemaakt en wordt de geselecteerde werkorder aan de werkorder gekoppeld. De werkorder wordt ook verder verwerkt, afhankelijk van de contractinstellingen van de gekoppelde werkorder, en de resource en planning van de gekoppelde werkorder worden toegepast.
    Let op: Het is niet verplicht om een werkorder te koppelen tijdens het aanmaken. Deze stap kan worden overgeslagen als er geen werkorders zijn om te koppelen of als een van de aanwezige werkorders niet gekoppeld hoeft te worden. Als er potentiële gekoppelde werkorders bestaan, maar niet zijn geselecteerd, wordt het volgende bericht weergegeven:
    
    Als u op 'Ja' klikt, wordt de werkorder aangemaakt. Als u op 'Nee' klikt, keert u terug naar het tabblad Verificatie.
23. De applicatie vraagt om bevestiging dat er geen duplicaten zijn voor de werkorder die wordt aangemaakt. Om door te gaan naar de aanmaakfase, dient de gebruiker op "Ja" te klikken. Door op "Nee" te klikken, keert de gebruiker terug naar het verificatiescherm.
    Let op: dit is een belangrijke stap, want het aanmaken van een duplicaat kost u zowel tijd als geld.
    
24. Zodra de gebruiker bevestigt dat dit geen duplicaat is, is de werkorder succesvol aangemaakt.