Um einen reaktiven Arbeitsauftrag zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Reaktiven Arbeitsauftrag erstellen“.

1. Im ersten Schritt wählen Sie den gewünschten Mandanten aus. Informationen dazu finden Sie auf der Seite „Mandantenauswahl “. Diese Seite wird nur angezeigt, wenn mehrere Mandanten zur Auswahl stehen. Ist nur ein Mandant verfügbar, wird dieser automatisch ausgewählt.
2. Nach Auswahl eines Kunden erscheint der Bildschirm „Reaktiver Arbeitsauftrag“.
3. Wählen Sie ein Gebäude entweder durch Doppelklicken oder durch Markieren des Gebäudes und Klicken auf OK aus.
   
4. Es öffnet sich eine Liste aller Kontakte, die dem ausgewählten Gebäude zugeordnet sind. Klicken Sie auf den Namen des Anrufers, und alle Details werden automatisch in die Felder darunter eingetragen.
   
5. Wenn die anrufende Person nicht im Hauptfenster aufgeführt ist, klicken Sie auf das Dropdown-Feld „Kontakttyp“.
   
   Geben Sie anschließend Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse manuell am unteren Bildschirmrand ein und klicken Sie auf „OK“. Automatisch ausgefüllte Informationen können hier überschrieben werden. Wenn sich beispielsweise eine Telefonnummer geändert hat, geben Sie einfach die neue Nummer ein und klicken Sie auf „OK“.
6. Geben Sie die Aufgabenart und die Symptome des gemeldeten Fehlers ein und klicken Sie auf „Suchen“. Alternativ können Sie, falls Sie die Anlagennummer kennen, diese im Feld „Anlage“ eingeben und auf „Suchen“ klicken. Das Feld „Aufgabe “ dient als Suchfeld, mit dem Sie die Kerndaten von Ostara durchsuchen können, um die entsprechenden Anlagen-/Servicetypen für diesen Arbeitsauftrag zu finden.
7. In den Tabellen „Aufgabentypen und Symptome“ sowie „Anlagen und Standorte“ wird eine Liste aller Aufgabentypen, ihrer zugehörigen Symptome und der in der Datenbank vorhandenen Anlagen angezeigt, die dem eingegebenen Aufgabentyp entsprechen. Der Benutzer kann entweder eine Anlage auswählen, wodurch die Aufgabentypliste auf alle relevanten Anlagen beschränkt wird, oder umgekehrt, wodurch alle für die ausgewählte Aufgabe relevanten Anlagen angezeigt werden.
8. Die Ostara -Anwendung liefert eine Liste von Elementen, die den Suchkriterien entsprechen (basierend auf den in den Kerndaten für jeden Geräte-/Dienstleistungstyp festgelegten Schlüsselwörtern). Wählen Sie die Zeile aus, die dem Aufgaben- oder Anlagentyp entspricht.
   
   Hinweis: Die Spalte „Relevanz“ ist standardmäßig auf „Am relevantesten“ eingestellt, kann aber durch Klicken auf den Abwärtspfeil auf „Alle“ oder „Verwandte“ geändert werden.
9. Wenn ein Asset durch Ankreuzen des Kästchens neben dem Asset ausgewählt wird, erscheint die folgende Eingabeaufforderung:
   
   Die Auswahl von „Ja“ oder „Nein“ wird im Ereignis auf der Helpdesk-Arbeitsseite angezeigt.
   Hinweis: Bei der Auswahl mehrerer Anlagen: Befindet sich die erste ausgewählte Anlage unter Garantie, muss auch die nächste Anlage unter Garantie stehen und dieselbe Ressource umfassen. Andernfalls erscheint eine Meldung, dass diese Anlagen nicht im selben Arbeitsauftrag enthalten sein können und separat erstellt werden müssen.
   
10. Nachdem ein Aufgabentyp ausgewählt wurde, muss der Benutzer einen Standort festlegen. Die in der Standorttabelle angezeigten Einträge hängen von der Auswahl im Dropdown-Menü „Standorttyp“ ab. Standardmäßig ist „Spezifisch“ ausgewählt und zeigt die spezifischen Standortzuordnungen für das Gebäude an. Bei Auswahl von „Gesamter Bereich“ werden Standortzuordnungen mit Ebene und Bereich angezeigt, und bei Auswahl von „Gesamte Ebene“ werden Standortzuordnungen nur mit Ebene angezeigt – jeweils für das ausgewählte Gebäude. Die letzte Option im Dropdown-Menü „Standorttyp“ ist „Unspezifizierter Standort“. Diese sollte ausgewählt werden, wenn der Arbeitsort nicht festgelegt wurde.
    Alle zusätzlichen Informationen, die zur Lokalisierung des Problems erforderlich sein könnten, können im Feld „Extras“ hinzugefügt werden.
    Hinweis: Wenn ein Asset ausgewählt wurde, brauchen Sie keinen Standort auszuwählen, da dieser bereits im Asset-Modul festgelegt wurde.
    Hinweis: Steht nur ein Gerätetyp/eine Dienstleistungsart zur Auswahl, wählt das System diese automatisch aus. Dies gilt auch für Reparaturaufträge.
11. In diesem Schritt können Notizen hinzugefügt werden. Notizen lassen sich mit Strg+A kopieren, wodurch der gesamte Inhalt des Notizfelds ausgewählt/markiert wird (Text kann auch mit der Maus markiert werden). Mit Strg+C wird der markierte Text kopiert und mit Strg+P wird der kopierte Text in das Notizfeld eingefügt.
12. Wählen Sie aus, ob eine temporäre Lösung vorhanden ist oder nicht, und notieren Sie alle relevanten Codes im Feld „Code“. Dies gilt nur für den Aufgabentyp. Wenn ein Asset ausgewählt ist, wird der Benutzer gefragt, ob das Asset betriebsbereit ist oder nicht (siehe Schritt 9). Im Feld „Code“ können Sie Codes oder Mengen für den Arbeitsauftrag eingeben. Beispiele hierfür sind die Anzahl defekter Lampen oder ein Code zum Zurücksetzen eines Alarms.
    Der Grund ist eine vordefinierte Auswahlliste mit Fehlercodes, die dem ausgewählten Kunden zugeordnet sind. Die Zuordnung des Fehlercodes gewährleistet eine präzise Identifizierung für Berichte und Trendanalysen.
13. Wählen Sie einen Grund für die Aufgabe aus, indem Sie auf den Pfeil klicken und eine der Optionen aus dem Dropdown-Menü auswählen.
14. Der Nutzer kann einen Festpreis angeben, wenn der Preis für die Arbeiten bereits vorab vereinbart wurde. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen „Festpreis“, um das danebenliegende Feld freizuschalten. Geben Sie anschließend den Wert ein.
    
    Hinweis: Wenn beim Erstellen des Arbeitsauftrags ein Festpreis festgelegt wird, können Autorisierungsregeln aufgerufen werden.
15. Es ist auch möglich, dem Arbeitsauftrag einen Kapitalcode hinzuzufügen. Um einen Kapitalcode auszuwählen, klicken Sie auf das Feld „Kapitalbudget“. Daraufhin wird die Kapitalbudget-Ansicht angezeigt. Markieren Sie einen Code aus der Liste und klicken Sie auf „OK“, um ihn auszuwählen.
    
    Hinweis: Bei Auswahl eines Großbuchstabencodes werden die aktuell gültigen Codes angezeigt. Durch Klicken auf „Zeitraum wechseln“ kann der Benutzer den Zeitraum bei Bedarf ändern.
16. Im Feld „Zusammenfassung“ wird eine Übersicht über Aufgabe und Ort angezeigt.
17. Sobald Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf „Speichern“. Wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten, ohne zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche „Abbrechen“.
    Wenn nach dem Klicken auf „Speichern“ ein Ausrufezeichen am Bildschirmrand erscheint, fehlen Pflichtfelder. Bitte füllen Sie alle Pflichtfelder aus und klicken Sie erneut auf „Speichern“.
    
18. Ostara prüft nun automatisch auf doppelte Arbeitsaufträge. Dazu werden alle Arbeitsaufträge identifiziert, die für dasselbe Gebäude und mit demselben Aufgabentyp/Anlagentyp erstellt wurden und entweder aktuell ausstehend sind oder in den letzten 14 Tagen abgeschlossen wurden. Gleichzeitig informiert Ostara den Benutzer über Gebäudeereignisse, die durch die Erstellung dieses Arbeitsauftrags beeinflusst werden könnten. Sind keine Duplikate oder Gebäudeereignisse vorhanden, erstellt das System den Arbeitsauftrag automatisch und weist Ressourcen zu. Werden jedoch potenzielle Duplikate gefunden, erscheint der folgende Bildschirm:
    
    Schlüssel zur Duplikatsprüfung:
    Genau = Anlagennummer und Symptom
    Hoch = Anlagennummer ohne übereinstimmendes Symptom
    Medium = Gerätetyp/Dienstleistungstyp, Standort und Symptom
    Niedrig = Gerätetyp/Dienstleistungstyp und Standort ohne übereinstimmende Symptome
    Hinweis: Die Duplikatsprüfung für abgeschlossene Arbeitsaufträge der letzten 14 Tage ist standardmäßig aktiviert. Diese Einstellung kann jedoch von der Hausverwaltung durch Kontaktaufnahme mit dem Ostara -Systemadministrator angepasst werden. Die Prüfung nach Geräte-/Serviceart ist ebenfalls konfigurierbar und kann von der Hausverwaltung auf Ebene der Unterauftragsarten durchgeführt werden – allerdings werden mit diesem Ansatz wahrscheinlich mehr Treffer gefunden.
19. Alle potenziell doppelt vorhandenen Auftragsnummern werden in einer Liste angezeigt. Die Farbkennzeichnung (in der ersten Spalte) zeigt an, wie viele Teile des Auftrags mit einem bereits erstellten Auftrag übereinstimmen. Je mehr Übereinstimmungen, desto ähnlicher ist der Auftrag. Wenn der Benutzer sicher ist, dass der neu erstellte Auftrag kein Duplikat ist, sollte er auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken.
    Wenn der Benutzer hingegen der Meinung ist, dass eines der aufgelisteten Ergebnisse ein Duplikat ist und für diesen Auftrag verwendet werden sollte, klickt er auf die Schaltfläche „Anzeigen“. Der entsprechende Arbeitsauftrag wird dann in einem neuen Tab geöffnet (der aktuell erstellte Auftrag bleibt erhalten). Falls auch hier ein Duplikat erstellt wird, kehrt der Benutzer zum aktuellen Auftrag zurück und klickt auf die Schaltfläche „Bestätigen“. Dadurch wird der Benutzer zum zuvor erstellten Arbeitsauftrag weitergeleitet und der neue Auftrag automatisch storniert.
20. Es ist möglich, dass der erstellte Arbeitsauftrag mit einem anstehenden Arbeitsauftrag zusammenhängt. Falls solche Arbeitsaufträge vorhanden sind, wird der Abschnitt „Potenziell verknüpfte Arbeitsaufträge“ angezeigt. Hier kann der Benutzer die Arbeitsaufträge einsehen, die möglicherweise mit dem erstellten reaktiven Arbeitsauftrag in Verbindung stehen, und sogar einen Arbeitsauftrag bei der Erstellung mit dem reaktiven Arbeitsauftrag verknüpfen.
21. Durch Klicken auf „Ansicht“ wird der Arbeitsauftrag in einem separaten Tab angezeigt, in dem der Benutzer den Arbeitsauftrag einsehen kann, um sicherzustellen, dass es sich um den richtigen handelt, der verknüpft werden soll.
    Hinweis: Diese Funktion ist berechtigungsabhängig und nur verfügbar, wenn die Berechtigung „Link-Arbeitsaufträge besuchen“ ausgewählt ist.
22. Durch Klicken auf „Verknüpfen“ wird der Arbeitsauftrag erstellt und der ausgewählte Arbeitsauftrag mit dem verknüpften Arbeitsauftrag verbunden. Außerdem wird der Arbeitsauftrag entsprechend den Vertragseinstellungen des verknüpften Arbeitsauftrags weiterbearbeitet und die Ressourcen und der Zeitplan des verknüpften Arbeitsauftrags angewendet.
    Hinweis: Das Verknüpfen eines Arbeitsauftrags bei der Erstellung ist nicht zwingend erforderlich. Dieser Schritt kann übersprungen werden, wenn keine Arbeitsaufträge verknüpft werden müssen oder wenn vorhandene Arbeitsaufträge nicht verknüpft werden müssen. Falls potenziell verknüpfbare Arbeitsaufträge vorhanden, aber nicht ausgewählt sind, wird die folgende Meldung angezeigt:
    
    Durch Klicken auf „Ja“ wird die Erstellung des Arbeitsauftrags fortgesetzt. „Nein“ führt zurück zur Registerkarte „Überprüfung“.
23. Die Anwendung fragt nach einer Bestätigung, dass keine Duplikate für den zu erstellenden Arbeitsauftrag vorliegen. Um mit der Erstellung fortzufahren, muss der Benutzer auf „Ja“ klicken. Durch Klicken auf „Nein“ wird der Benutzer zur Bestätigungsseite zurückgeleitet.
    Hinweis: Dies ist ein wichtiger Schritt, da das Erstellen eines Duplikats Zeit und Geld verschwendet.
    
24. Sobald der Benutzer bestätigt hat, dass es sich nicht um ein Duplikat handelt, wurde der Arbeitsauftrag erfolgreich erstellt.