Nadat de PPM's zijn gegenereerd, kan de gebruiker deze bekijken of naar de resource sturen die aan dit contract is toegewezen. Dit kan via de volgende stappen:
- Markeer de PPM-taak en klik vervolgens op de knop Acties bewerken.
- Dit menu wordt weergegeven:
- Klik op de menuoptie 'E-mails verzenden'. De gebruiker krijgt dan een scherm te zien waarin hij kan bepalen wat er naar de ontvangers wordt verzonden en hoe.
- Selecteer welke gebouwen u in de e-mail wilt opnemen.
- Klik op de "x" om alle geselecteerde gebouwen te wissen. Klik op de vervolgkeuzepijl om de zoekopdracht aan te passen.
- Selecteer de PPM-taak die in de e-mail moet worden opgenomen in de vervolgkeuzelijst. De korte naam van de PPM-taak wordt weergegeven.
- Selecteer het datumbereik van de werkorders die u in de e-mail wilt opnemen.
- Selecteer ten slotte de ontvangers van de e-mail. Een pop-upvenster bevestigt de verwerking van de e-mail en toont de adressen van de ontvangers.
De lijst toont alle contactpersonen voor de resource met een e-mailadres in het persoonsrecord. Als de resource een resource van het hoofdkantoor is, worden alleen de contactpersonen van het hoofdkantoor weergegeven. Als de resource een resource van een filiaal is, worden zowel de contactpersonen van het hoofdkantoor als van het filiaal weergegeven. - Als de gebruiker een kopie van de e-mail wil ontvangen, vinkt u het veld 'E-mail kopie naar mij' aan. Hiervoor moet een e-mailadres in het persoonsrecord van de gebruiker zijn ingesteld.