Om een factuur of creditnota voor een inkooporder in te dienen, klikt u op het tabblad Facturen en selecteert u de optie 'Inkoopfactuur indienen' of 'Inkoopcreditnota indienen'.

1. Wanneer u op de optie 'Inkoopfactuur indienen' of 'Inkoopcreditnota indienen' klikt, verschijnt het scherm 'Inkoopfactuur indienen' of 'Inkoopcreditnota indienen'. Voer het inkoopordernummer in en klik op de knop 'Inkoopordergegevens controleren...'. Hiermee wordt gecontroleerd of de opdracht de juiste status heeft voordat de factuur eraan wordt toegevoegd.
   

Let op: Als de ingevoerde taak niet gefactureerd kan worden, verschijnt er een bericht waarin de reden hiervoor wordt vermeld. Bijvoorbeeld omdat de taak geen inkooporder is of omdat er geen zendingen beschikbaar zijn voor factuur.

2. Als de ingevoerde inkooporder gefactureerd kan worden, worden de gebouwnaam, de taak en de knop "Factuur/POD uploaden..." weergegeven, samen met de velden Zendingen en Factuur. Een kopie van de factuur moet aanwezig zijn om de factuur te kunnen indienen. De gebruiker kan een POD (bewijs van levering) uploaden, maar dit is niet noodzakelijk. Door op de knop "Factuur/POD uploaden..." te klikken, wordt het scherm "Bestand uploaden" geopend. Hier moet een naam, type (dit kan "Inkoopfactuur", "Bewijs van levering" of "Inkoopfactuur & bewijs van levering" zijn) en het te uploaden bestand worden ingevoerd. Zodra het document is geselecteerd, klikt u op "Uploaden" om het document te uploaden. Nu moeten de overige factuur-/creditnotagegevens worden ingevoerd. Dit omvat het factuurnummer (maximaal 30 tekens), het aanvinken van de Zendingen als de factuur geldig is voor de gehele Zending(en) en eventuele wijzigingen in het leveringsnet, indien nodig. De gebruiker heeft ook de mogelijkheid om het vakje in de kolom Aantalselectie naast het betreffende artikel aan te vinken en het aantal artikelen in te voeren waarvoor deze factuur geldig is. Dit betekent dat de volledige bestelling niet in één keer gefactureerd hoeft te worden als dat niet nodig is.
   
   Let op: Indien nodig kunt u ook alleen de bezorgkosten factureren. Voer hiervoor het bezorgbedrag in het bezorgnet in en laat het vakje 'Verzendingen' leeg.
3. Zodra al deze gegevens zijn ingevuld, klikt u op de knop 'Verzenden' om de factuur/creditnota te verzenden. Door op 'Annuleren' te klikken, annuleert u de factuurverzending.
   Let op: U kunt extra informatie toevoegen in het veld Factuurnotities.
   Opmerking: Zodra een document is toegevoegd, verschijnt er een tabel met het document en de documenttypen die zijn toegevoegd. Naast elk document staat de knop 'Verwijderen'. Hiermee wordt het document verwijderd en moet de gebruiker het vervangen door een nieuw document.
   
   Let op: Factureren voor een inkooporder is alleen mogelijk als er zendingen geselecteerd kunnen worden. Als de order nog niet is ontvangen, is het niet mogelijk om een factuur toe te voegen.
4. Nadat de factuur/creditnota is verzonden, wordt deze weergegeven op het scherm Niet-goedgekeurde facturen, samen met alle andere facturen/creditnota's die de gebruiker heeft verzonden en die op dat moment wachten op beoordeling.
   

Om nog meer facturen/creditnota's in te dienen, klikt u op de optie 'Inkoopfactuur indienen' of 'Inkoopcreditnota indienen' onder het tabblad Facturen. U kunt ook op de knop 'Inkoopfactuur indienen...' of 'Inkoopcreditnota indienen...' klikken die wordt weergegeven onder het menu Acties.

Let op: In gevallen waarin resources tot een resourcegroepering behoren en er factuurinstructies zijn ingesteld, verschijnt er een pop-up met instructies die de gebruiker informeren over de volgende stappen. Klik op "OK" zodra u klaar bent. Deze informatie wordt weergegeven wanneer de factuur wordt ingediend en telkens wanneer de gebruiker deze bewerkt.