Um eine Rechnung oder Gutschrift für eine Bestellung einzureichen, klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen und wählen Sie entsprechend die Option „Einkaufsrechnung einreichen“ oder „Einkaufsgutschrift einreichen“ aus.

1. Nach dem Klicken auf „Einkaufsrechnung einreichen“ oder „Einkaufsgutschrift einreichen“ öffnet sich das entsprechende Fenster. Geben Sie die Bestellnummer ein und klicken Sie auf „Bestelldetails prüfen…“. Dadurch wird sichergestellt, dass sich der Auftrag im richtigen Status befindet, bevor die Rechnung hinzugefügt wird.
   

Hinweis: Falls der eingegebene Auftrag nicht fakturiert werden kann, erscheint eine Meldung, die den Grund dafür angibt, z. B. dass es sich nicht um eine Bestellung handelt oder keine Lieferungen zur Fakturierung verfügbar sind.

2. Wenn die eingegebene Bestellung fakturierbar ist, werden der Gebäudename, die Auftragsnummer und die Schaltfläche „Rechnung/Liefernachweis hochladen…“ zusammen mit den Feldern für Lieferungen und Rechnung angezeigt. Zum Einreichen der Rechnung ist eine Kopie erforderlich. Der Benutzer kann einen Liefernachweis hochladen, dies ist jedoch nicht notwendig. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Rechnung/Liefernachweis hochladen…“ öffnet sich das Fenster zum Hochladen von Dateien. Hier müssen Sie einen Namen, den Typ (entweder „Einkaufsrechnung“, „Liefernachweis“ oder „Einkaufsrechnung & Liefernachweis“) und die hochzuladende Datei angeben. Sobald das Dokument ausgewählt ist, klicken Sie auf „Hochladen“. Anschließend müssen die restlichen Rechnungs-/Gutschriftsdetails eingegeben werden. Dazu gehören die Rechnungsnummer (maximal 30 Zeichen), das Markieren der Lieferungen, falls die Rechnung für die gesamte(n) Lieferung(en) gilt, und gegebenenfalls Änderungen des Liefernetzes. Der Nutzer hat außerdem die Möglichkeit, in der Spalte „Mengenauswahl“ das Kästchen neben dem entsprechenden Artikel anzukreuzen und die Anzahl der Artikel einzugeben, für die diese Rechnung gültig sein soll. Das bedeutet, dass nicht die gesamte Bestellung in einer einzigen Rechnung abgerechnet werden muss, wenn dies nicht erforderlich ist.
   
   Hinweis: Es ist auch möglich, nur die Lieferkosten in Rechnung zu stellen. Geben Sie dazu einfach den zu berechnenden Lieferbetrag im Feld „Nettoversand“ ein und lassen Sie die Option „Sendungen“ deaktiviert.
3. Sobald alle Angaben eingegeben sind, klicken Sie auf „Absenden“, um die Rechnung/Gutschrift zu übermitteln. Mit einem Klick auf „Abbrechen“ wird die Rechnungsübermittlung abgebrochen.
   Hinweis: Zusätzliche Informationen können im Feld „Rechnungshinweise“ hinzugefügt werden.
   Hinweis: Nach dem Hinzufügen eines Dokuments erscheint eine Tabelle mit dem Dokument und den hinzugefügten Dokumenttypen. Neben jedem Dokument befindet sich die Schaltfläche „Entfernen“. Dadurch wird das Dokument gelöscht, und der Benutzer muss es durch ein neues ersetzen.
   
   Hinweis: Eine Rechnung kann nur erstellt werden, wenn Lieferungen auswählbar sind. Solange die Bestellung noch nicht verbucht wurde, kann keine Rechnung hinzugefügt werden.
4. Nach Einreichung der Rechnung/Gutschrift erscheint diese im Bildschirm „Nicht genehmigte Rechnungen“ zusammen mit allen anderen Rechnungen/Gutschriften, die der Benutzer eingereicht hat und die derzeit auf Überprüfung warten.
   

Um weitere Rechnungen/Gutschriften einzureichen, klicken Sie entweder auf die Option „Einkaufsrechnung einreichen“ oder „Einkaufsgutschrift einreichen“ unter der Registerkarte „Rechnungen“ oder auf die Schaltfläche „Einkaufsrechnung einreichen…“ oder „Einkaufsgutschrift einreichen…“, die unter dem Menüpunkt „Aktionen“ angezeigt wird.

Hinweis: Wenn Ressourcen zu einer Ressourcengruppe gehören und Rechnungsanweisungen eingerichtet wurden, erscheint ein Pop-up mit Hinweisen zu den nächsten Schritten. Klicken Sie auf „OK“, sobald Sie bereit sind. Diese Meldung wird beim Absenden der Rechnung und bei jeder Bearbeitung durch den Benutzer angezeigt.