In het systeem worden verschillende e-mails en sms-berichten gebruikt die informatie verstrekken aan diverse gebruikers. Mochten de gegevens in deze e-mails echter niet helemaal correct zijn of moeten worden aangepast, dan kan dit via het menu Sjabloonconfiguratie.

In het menu Sjabloonconfiguratie zijn er drie hoofdgebieden waarin de verschillende e-mails/sms'jes worden opgeslagen:

• E-mail - Bevat alle e-mails die in het systeem worden gebruikt
• E-mail XML - Bevat alle e-mails die met een XML-bijlage worden verzonden
• SMS - Bevat alle gebieden waar een sms-bericht naartoe wordt verzonden

Om een sjabloon te configureren, gebruikt Ostara zijn eigen HTML-editor.

Kies via het menu Kerngegevens > Systeem > Sjabloonconfiguratie de taal waarvoor u sjablonen wilt bewerken:

Hiermee opent u het scherm Sjabloonconfiguratie:

Selecteer de sjabloon die u wilt bijwerken en klik op de knop Bewerken rechtsboven in dit venster:

Het dialoogvenster E-mailsjabloon bewerken verschijnt. Hier kunt u het onderwerp van de e-mail bewerken. Raadpleeg het gedeelte 'Onderwerpvelden' om tijdelijke aanduidingen aan het onderwerp toe te voegen. Door het relevante nummer tussen twee ~-symbolen toe te voegen, wordt het onderwerp dynamisch bijgewerkt met het relevante veld. Als u bijvoorbeeld ~3~ in de onderwerpregel invoert, wordt het werkordernummer in het onderwerp ingevoegd wanneer de e-mail wordt verzonden.

Om de hoofdtekst van de e-mail te bewerken, klikt u op de knop 'E-mailsjabloon bewerken...'. Dit opent het hoofdscherm van de e-maileditor:

Vanaf hier kunt u de tekst en lay-out van de e-mail bewerken. Voor het bewerken van de tabellen in de e-mail is mogelijk enige kennis van HTML vereist, maar het wijzigen van de tekst en het toevoegen van tekst vóór en na tabellen is in deze weergave mogelijk.

Als u tijdelijke aanduidingen wilt toevoegen vanuit velden in het systeem, klikt u met de rechtermuisknop op de e-mail op de positie waar u de tijdelijke aanduiding wilt toevoegen en selecteert u onder 'Aangepaste velden' het betreffende veld. Dit wordt ingevoerd tussen dubbele punthaken, zoals hierboven te zien is.

Zodra alle benodigde wijzigingen zijn aangebracht, sluit u het venster van de e-maileditor. Klik op alle prompts om de wijzigingen op te slaan en klik vervolgens op OK en Opslaan om de wijzigingen in de sjabloon vast te leggen. Alle wijzigingen worden direct van kracht.