Twee concepten die in het systeem beschikbaar zijn, zijn Hiërarchieën en Imitatie.
Hiërarchieën geven senior managers de mogelijkheid om werk op een lager niveau goed te keuren zonder betrokken te zijn bij de initiële autorisatieaanvraag. Dit betekent dat een senior manager niet elke keer een e-mail hoeft te ontvangen wanneer een autorisatie op een lager niveau vereist is. Mocht een manager op een lager goedkeuringsniveau echter geen autorisatie nodig hebben, dan kan een senior manager met de toestemming 'Kan ondergeschikte werkorders autoriseren' (en ervan uitgaande dat de autorisatieregels zijn bijgewerkt met deze functie voor de huidige instantie) de werkorder bekijken en autoriseren in plaats van de andere manager.
Dit verschilt van de imitatiefunctionaliteit, waarmee een gebruiker een 'buddy' van een andere gebruiker kan zijn en dus werkorders namens die andere gebruiker kan autoriseren zonder volledige toegang tot de gebouwen te hoeven hebben. Deze functionaliteit kan goed worden gebruikt in het geval van gebiedsmanagers, waarbij twee gebiedsmanagers die afzonderlijke gebieden beheren, 'vakantievervanging' doen voor hun collega. Door hen beiden zo in te stellen dat ze zich kunnen voordoen als de andere, is dit nu mogelijk, mocht de overnemende gebiedsmanager een werkorder namens de ander moeten autoriseren. De stappen om dit te bereiken zijn als volgt:
- Klik bij de betreffende persoon op het tabblad Toegang op het vakje Imitatie:
- Kies de andere autorisatiegever die de huidige persoon kan 'imiteren' en accepteer de wijzigingen. Als dit wederkerig moet zijn, zorg er dan voor dat de equivalente wijziging ook voor de andere persoon wordt doorgevoerd.
- Dit geeft dan de optie 'Impersonate' (imiteren) met de rechtermuisknop in de autorisatielijst in de desktoptoepassing en een link naar 'Impersonate' (imiteren) in de portal:
- Door hierop te klikken, ziet de manager een lijst met alle werkorders die zijn of haar collega kan autoriseren. Deze kunnen namens de andere manager worden geautoriseerd. De autorisatiegebeurtenis die aan de werkorder is toegevoegd, geeft aan dat deze is goedgekeurd door de overkoepelende manager met behulp van de imitatiefunctie - voor volledige controle.