Werkorderberichten bieden klanten en resources de mogelijkheid om werkorders bij te werken en op de hoogte te worden gehouden van de wijzigingen die door beide partijen zijn aangebracht. Deze wijzigingen kunnen variëren van het toevoegen van notities en documenten tot het aanvragen/verstrekken van een verwachte aankomsttijd (ETA). Er wordt een bericht ontvangen wanneer de andere gebruiker de actie uitvoert. Bijvoorbeeld: als een klantgebruiker notities toevoegt aan de werkorder, ontvangt de resourcegebruiker een bericht met het werkordernummer, de afzender en de notities die zijn toegevoegd.
Berichten kunt u bekijken door op de knop "Werkorderberichten" te klikken.
- Als u op 'Werkorderberichten' klikt, wordt het tabblad Berichten weergegeven. Dit tabblad toont alle berichten die de gebruiker de afgelopen 30 dagen heeft ontvangen. Elk bericht bevat de volgende details:
- Cliënt
- Onderwerp (de eerste 200 tekens van de notitie uit het bericht, indien aanwezig)
- Status (Niet ingesteld, Actie, Info - zie verdere details hieronder)
- Gebouwnaam
- Type werkorder (reactief/offerte/PPM/enz.)
- Werkordernummer
- Gebeurtenisdatum (de datum waarop de gebeurtenis plaatsvond)
- Evenement aangemaakt door (die het evenement heeft aangemaakt)
- Gebeurtenisbeschrijving (de actie van de gebeurtenis die heeft plaatsgevonden, bijvoorbeeld Notities toegevoegd, Extra technici aangevraagd, enz.).
Zodra een van deze berichten is gelezen, wordt de gebeurtenisbeschrijving op de werkorder en in de onderstaande tabel bijgewerkt met informatie over wanneer en door wie de berichten zijn gelezen. De acties die ervoor zorgen dat berichten worden verzonden, zijn configureerbaar, maar de standaardacties zijn:- ETA verstrekt - Dit is elke actie waarbij een ETA wordt verstrekt
- ETA aangevraagd
- Notities toevoegen
- Documenten toevoegen
- Vraag extra ingenieurs aan
- Weiger extra ingenieurs
Berichten die vetgedrukt zijn, zijn ongelezen. Gelezen berichten zijn niet vetgedrukt.
Opmerking: Standaard worden alleen ongelezen berichten weergegeven. Om gelezen berichten weer te geven, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u 'Inclusief gelezen berichten'. De acties 'Markeren als gelezen' en 'Markeren als ongelezen' in het snelmenu kunnen ook worden gebruikt om te bepalen of een bericht als gelezen of ongelezen wordt gemarkeerd. Berichten voor voltooide of geannuleerde werkorders worden uit de tabel Berichten verwijderd.
- Dubbelklik op een bericht en klik op 'Volgende'. U kunt ook met de rechtermuisknop op het bericht klikken en op 'Bericht openen' klikken om het bericht te openen. De belangrijkste details van het bericht worden weergegeven, zoals de verwachte aankomsttijd of de toegevoegde notities. Zodra u het bericht hebt bekeken, klikt u op de knop 'Sluiten' om het te sluiten.
Let op: Als het bericht 'Notities toegevoegd' is, wordt er een hyperlink weergegeven waar de notities te vinden zijn. Door op deze link te klikken, worden de notities volledig weergegeven in een apart venster. Nadat ze zijn gelezen, kunt u dit venster sluiten met de knop 'Sluiten'.
- Indien nodig kan de gebruiker de werkorder ook bekijken door met de rechtermuisknop op het bericht te klikken en op de actie 'Werkorder bekijken' te klikken. De werkorder wordt dan in een apart tabblad geopend.
- De berichtenlijst kan ook worden gebruikt als takenlijst/follow-uplijst met behulp van de kolom Status. De status van een bericht staat aanvankelijk op 'Niet ingesteld', maar door met de rechtermuisknop op een bericht te klikken, kunt u de status wijzigen naar 'Markeren als info' en 'Markeren als actie'. Zo kan iemand die de berichtenlijst gebruikt filteren op de kolom Status en alleen de berichten bekijken die een actie vereisen.
Berichten voor een werkorder blijven zeven dagen na voltooiing/annulering van de werkorder ongelezen in de berichtenlijst. Na zeven dagen markeert het systeem het bericht automatisch als gelezen.