Cette opération n'est possible qu'au niveau de la tâche si les PPM ont déjà été générées. Veuillez consulter la section « Modifier les périodes PPM » . À partir de là, vous pouvez toutefois modifier les valeurs des factures de bâtiments individuelles et ajouter des notes ou des instructions (toute instruction ajoutée sera visible sur le portail).

Si des bâtiments ont été ajoutés sans qu'aucun PPM n'ait été généré, leurs périodes peuvent être modifiées de la même manière que les périodes PPM. Voici comment procéder :

1. Pour modifier/ajouter des périodes de maintenance préventive (PPM) dans un bâtiment, l'utilisateur devra sélectionner le bâtiment qu'il souhaite modifier/ajouter, puis cliquer sur le bouton « Modifier les actions ».
   
2. Le menu suivant s'affichera :
   
3. Cliquez sur l'option de menu « Modifier les périodes de construction PPM des tâches ». L'écran suivant s'ouvrira :
   
   Plusieurs champs sont affichés ici. Le champ « Nombre de visites » est une liste déroulante permettant à l'utilisateur de spécifier le nombre de visites requis pour ce bâtiment dans la tâche PPM. Ce paramètre est déjà configuré si les périodes PPM ont été définies avant l'ajout du bâtiment à la tâche, mais il peut être modifié spécifiquement pour ce bâtiment.
   Le champ « Nombre de factures » est une liste déroulante permettant à l'utilisateur de spécifier le nombre de factures requis pour ce bâtiment dans la tâche PPM. Ce champ est distinct car il peut arriver que le nombre de factures facturées par la ressource soit supérieur ou inférieur au nombre de visites effectuées. Ce champ est déjà configuré si les périodes PPM ont été définies avant l'ajout du bâtiment à la tâche, mais il peut être modifié spécifiquement pour ce bâtiment.
   Le champ « Montant de la facture » permet à l'utilisateur de saisir le montant de la facture par visite pour le bâtiment. Ce champ est préconfiguré si les périodes de facturation ont été définies avant l'ajout du bâtiment à la tâche, mais il peut être modifié spécifiquement pour ce bâtiment.
   Le champ « Valeur du site » est un champ monétaire en lecture seule qui affiche la valeur totale du site, calculée en fonction du nombre de visites et du montant de la facture défini pour le bâtiment. Toute modification du montant de la facture ou de la fréquence des visites ajustera ce coût en conséquence.
   La fonction « Mises à jour dynamiques des dates prises en charge » indique (par « Oui » ou « Non ») si cette tâche peut bénéficier de mises à jour dynamiques des dates. Les fréquences hebdomadaires, bimensuelles, mensuelles et saisonnières sont exclues de cette fonction.
   Le champ « Exclure des mises à jour des dates dynamiques » est en lecture seule et indique (par « Oui » ou « Non ») si la mise à jour des dates dynamiques est prise en charge pour ce bâtiment dans la tâche PPM. Cette option peut être activée ou désactivée via les écrans « Modifier les détails du bâtiment PPM » ou « Modifier les détails de la tâche PPM ».
   L'option « Périodes partielles » permet de cocher une case autorisant la génération et la consultation de périodes incomplètes. Une période partielle correspond à une période financière d'un bâtiment dont la durée est inférieure à la durée totale. Cela peut se produire, par exemple, si la date de début du bâtiment se situe au milieu d'une période financière. Les périodes partielles s'affichent en vert.
   Le champ « Prochaine visite requise avant le » est légèrement différent : il peut être à la fois configurable et en lecture seule. Si aucune visite ni aucun certificat n'est associé à ce bâtiment, ou si les dates dynamiques ne sont pas prises en charge pour cette tâche de maintenance préventive, vous pouvez saisir une date dans ce champ. Une fois la date saisie et les modifications enregistrées, le système s'assurera que la prochaine visite générée ait une date de fin correspondant à la date spécifiée et une date de début antérieure de 30 jours (ou la date la plus ancienne possible si la période financière ne comprend pas 30 jours). Les visites suivantes seront également mises à jour avec ces dates.
   S'il existe déjà des visites ou des certificats antérieurs et que les dates dynamiques sont prises en charge, le système renseigne automatiquement ce champ avec une date non modifiable. Le point d'interrogation affiché au survol de la souris explique la présence ou l'absence d'une date dans ce champ. Le champ « Ordre de travail » est en lecture seule et affiche le dernier ordre de travail terminé. Cet ordre sert au calcul de la date du champ « Prochaine visite requise avant le » et des visites suivantes. Un bouton « Afficher » permet de consulter l'ordre de travail sur la page dédiée. Cette page n'affichera un ordre de travail que si la tâche de maintenance préventive n'est pas basée sur un certificat.
   Le champ « Dernier certificat » est en lecture seule et affiche le dernier certificat téléchargé sur le bâtiment dans le cadre de la tâche PPM (via le bâtiment ou un PPM). Ce certificat sert au calcul de la date de la prochaine visite requise et des visites suivantes. Un bouton « Afficher » permet à l'utilisateur de consulter l'écran des documents du bâtiment et, par conséquent, le certificat. Ce bouton n'apparaît que si la tâche PPM est basée sur un certificat.
   La dernière partie est le tableau des périodes financières, situé en bas. Ce tableau comporte plusieurs colonnes, notamment les dates, les paramètres et des informations complémentaires expliquant la raison d'être des dates, la génération des PPM, etc.
   • La date de début d'exercice financier est un champ de date en lecture seule qui indique la date de début d'exercice financier.
   • La date de fin d'exercice est un champ de date en lecture seule qui indique la date de fin d'exercice de la période financière.
   • Le champ « Date de début de visite » indique la date de début de la visite au cours de la période financière. Si l'option « Dates dynamiques » est activée, ce champ sera en lecture seule et la date sera calculée automatiquement. Si cette option est désactivée, l'utilisateur pourra saisir une date antérieure à la date de fin de visite et comprise dans la période financière.
   • Le champ « Date de fin de visite » indique la date de fin de la visite pour la période financière concernée. Si l'option « Dates dynamiques » est activée, ce champ sera en lecture seule et la date sera calculée automatiquement. Si cette option est désactivée, l'utilisateur pourra saisir une date postérieure à la date de début de la visite et comprise dans la période financière.
   • Inv est une case à cocher en lecture seule qui indique si la période financière nécessite une facturation.
   • « Fermé » est une case à cocher en lecture seule qui indique si le bâtiment est fermé pour la période financière concernée.
   • Cert est une case à cocher en lecture seule qui indique si le PPM généré pour cette période financière nécessite un certificat.
   • Le champ « Statut » est en lecture seule et indique si la période financière est valide ou non. Remarque : si un PPM a été généré mais que le statut de la période devient invalide, le système annulera automatiquement ce PPM.
   • Le champ « Statut général » est en lecture seule et indique si le PPM pour la période financière sera généré et s'il l'a été.
   • La date de génération automatique est un champ en lecture seule qui indique la date à laquelle le PPM sera généré automatiquement. Cette date est calculée par le système.
   • Le champ « Ordre de travail » est un champ numérique qui renvoie à l’ordre de travail généré pour la période comptable. Ce champ sera vide si aucun ordre de travail n’a été généré.
   • Le lien « Résumé » affiche une description plus détaillée expliquant la structure de la période comptable. Il explique notamment pourquoi elle est invalide, pourquoi un ordre de travail a été généré et pourquoi les dates sont définies de cette manière.
4. Sélectionnez la fréquence de facturation en cliquant sur la flèche déroulante. Cette fréquence peut différer du nombre de visites. Si le nombre de factures est supérieur à la fréquence de visites, le système déterminera le nombre d'ordres de travail créés. Les autres ordres de travail seront clôturés et serviront uniquement à la facturation. Voir la capture d'écran ci-dessous pour un exemple :
   
5. Saisissez la valeur prévue pour chaque facture ; le système calculera ensuite le coût total pour chaque bâtiment en fonction du nombre de factures et du coût de chaque facture.
6. Une fois les PPM générés, l'utilisateur ne pourra plus apporter aucune modification à cet écran, hormis la valeur de la facture.
7. Une fois les périodes et les valeurs définies, cliquez sur le bouton OK. L'écran de réplication du bâtiment s'affichera alors.