Pour créer un ordre de travail réactif, cliquez sur le bouton « Créer un ordre de travail réactif ».

1. La première étape consiste à sélectionner le client à utiliser. Pour plus d'informations, consultez la page « Sélection du client » . Cette page n'apparaît que s'il y a plusieurs clients disponibles. S'il n'y en a qu'un, il est sélectionné automatiquement.
2. L'écran « Ordre de travail réactif » apparaît après la sélection d'un client.
3. Sélectionnez un bâtiment en double-cliquant dessus ou en le mettant en surbrillance puis en cliquant sur OK.
   
4. La liste de tous les contacts associés au bâtiment sélectionné s'affichera. Cliquez sur le nom de l'appelant : ses coordonnées seront automatiquement reportées dans les champs ci-dessous.
   
5. Si la personne qui appelle n'est pas répertoriée dans la fenêtre principale, cliquez sur la liste déroulante Type de contact
   
   Saisissez ensuite manuellement le nom, le numéro et l'adresse e-mail en bas de l'écran, puis cliquez sur « OK ». Vous pouvez modifier ici les informations préremplies ; par exemple, si votre numéro de téléphone a changé, saisissez simplement le nouveau numéro et cliquez sur « OK ».
6. Saisissez le type de tâche et le symptôme du problème signalé, puis cliquez sur « Rechercher ». Si vous connaissez le numéro d'équipement, saisissez-le dans le champ « Équipement », puis cliquez sur « Rechercher ». Le champ « Tâche » permet de rechercher dans les données principales d' Ostara les types d'équipements/services auxquels associer cet ordre de travail.
7. La liste de tous les types de tâches, leurs symptômes associés et les ressources correspondantes dans la base de données s'affichera dans les tableaux « Types de tâches et symptômes » et « Ressources et emplacements ». L'utilisateur peut alors sélectionner une ressource, ce qui définira la liste des types de tâches associés à cette ressource, ou inversement, ce qui affichera toutes les ressources pertinentes pour la tâche choisie.
8. L'application Ostara renverra une liste d'éléments correspondant aux critères de recherche (basés sur les mots clés définis dans Core Data pour chaque type d'équipement/service). Sélectionnez la ligne correspondant au type de tâche ou d'actif.
   
   Remarque : La colonne « Pertinence » est par défaut réglée sur « Plus pertinent », mais vous pouvez la modifier en « Tous » ou « Associé » en cliquant sur la flèche vers le bas.
9. Si un actif est sélectionné en cochant la case correspondante, le message suivant s'affichera :
   
   Le fait de sélectionner « Oui » ou « Non » sera pris en compte dans l'événement sur la page de travail du service d'assistance.
   Remarque : Lors de la sélection de plusieurs équipements : si le premier équipement sélectionné est sous garantie, le suivant devra également l’être, non seulement sous garantie, mais aussi avec la même ressource. Dans le cas contraire, le message suivant s’affichera, indiquant que ces équipements ne peuvent pas figurer sur le même ordre de travail et doivent faire l’objet de demandes distinctes.
   
10. Une fois le type de tâche sélectionné, l'utilisateur doit choisir un emplacement. Le contenu du tableau des emplacements dépend de l'option choisie dans la liste déroulante « Type d'emplacement ». Par défaut, l'option « Spécifique » est sélectionnée et affiche les plans d'emplacement précis du bâtiment. L'option « Zone entière » affiche les plans d'emplacement comportant un niveau et une superficie, tandis que l'option « Niveau entier » affiche les plans d'emplacement ne comportant qu'un niveau, pour le bâtiment sélectionné. La dernière option de la liste déroulante « Type d'emplacement » est « Emplacement non spécifié » ; à choisir si l'emplacement des travaux n'a pas été précisé.
    Toute information supplémentaire pouvant être nécessaire pour localiser le problème peut être ajoutée dans le champ « Informations supplémentaires ».
    Remarque : Si un actif a été sélectionné, vous n'avez pas besoin de sélectionner un emplacement, car celui-ci a déjà été défini dans le module Actif.
    Remarque : S’il n’y a qu’un seul type d’équipement/de service disponible, le système le sélectionnera automatiquement. Il en va de même pour les ordres de travaux de réparation.
11. Il est possible d'ajouter des notes à cette étape. Pour les copier, utilisez Ctrl+A (qui sélectionne tout le texte dans le champ de notes ; vous pouvez également sélectionner du texte à la souris), Ctrl+C (qui copie le texte sélectionné) et Ctrl+P (qui colle le texte copié dans le champ de notes).
12. Indiquez si une solution temporaire est en place et notez les codes pertinents dans le champ « Code ». Ceci concerne uniquement le type de tâche : si un équipement est sélectionné, l’utilisateur sera invité à indiquer si l’équipement est opérationnel ou non (voir étape 9). Le champ « Code » vous permet de saisir des codes ou des quantités pour l’ordre de travail. Par exemple : la quantité de lampes défectueuses ou un code de réinitialisation d’alarme.
    Le motif est une liste déroulante prédéfinie de codes de motif associés au client sélectionné. L'identification du code de motif garantit une identification précise pour les rapports et l'analyse des tendances.
13. Sélectionnez un motif pour la tâche en cliquant sur la flèche et en choisissant une des options dans le menu déroulant.
14. L'utilisateur peut indiquer un coût fixe si le prix des travaux a déjà été convenu au préalable. Pour ce faire, cochez la case « Coût fixe » afin d'activer le champ correspondant. Une fois le champ activé, saisissez la valeur.
    
    Remarque : Lors de la création de l'ordre de travail, si un coût fixe est défini, des règles d'autorisation peuvent être invoquées.
15. Il est également possible d'ajouter un code d'investissement à l'ordre de travail. Pour sélectionner un code d'investissement, cliquez sur le champ Budget d'investissement ; l'écran Budget d'investissement s'affiche. Sélectionnez un code dans la liste et cliquez sur « OK » pour le valider.
    
    Remarque : lors de la sélection d’un code de capital, les codes affichés seront ceux en vigueur. Cliquer sur « Changer de période » permettra à l’utilisateur de modifier la période si nécessaire.
16. Un résumé de la tâche et du lieu s'affichera dans le champ « Résumé ».
17. Une fois les informations saisies, cliquez sur « Enregistrer ». Si vous souhaitez annuler sans enregistrer, cliquez sur le bouton « Annuler ».
    Si, en cliquant sur « Enregistrer », un point d'exclamation apparaît à côté de l'écran, cela signifie que des informations obligatoires sont manquantes. Veuillez remplir tous les champs requis et cliquer à nouveau sur le bouton « Enregistrer ».
    
18. Ostara vérifie désormais automatiquement l'existence d'ordres de travail en double, en recherchant ceux qui concernent le même bâtiment, le même type de tâche/actif et qui sont soit en cours, soit clôturés au cours des 14 derniers jours. Ostara informe également l'utilisateur de l'existence d'événements liés au bâtiment susceptibles d'être impactés par la création de cet ordre de travail. En l'absence de doublons ou d'événements liés au bâtiment, le système crée automatiquement l'ordre de travail et procède à l'affectation des ressources . En cas de doublons potentiels, l'écran suivant s'affiche :
    
    Clé de la vérification des doublons :
    Exact = Numéro d'actif et symptôme
    Élevé = Numéro d'actif sans correspondance de symptôme
    Moyen = Type d'équipement/de service, emplacement et symptôme
    Faible = Type d'équipement/de service et emplacement sans correspondance de symptômes
    Remarque : La vérification des doublons pour les ordres de travail clôturés au cours des 14 derniers jours est activée par défaut, mais elle peut être modifiée par la société de gestion en contactant son administrateur système Ostara . La vérification au niveau du type d’équipement/de service est également configurable et peut être paramétrée par la société de gestion pour qu’elle s’effectue au niveau du sous-type d’ordre de travail ; toutefois, cette méthode risque de renvoyer davantage de résultats.
19. Les numéros d'ordre de travail potentiellement identiques seront affichés dans une liste. Le code couleur (dans la première colonne) indique le nombre d'éléments identiques à ceux d'un ordre de travail déjà créé. Plus il y a de similitudes, plus l'ordre de travail est similaire. Si l'utilisateur est certain que le nouvel ordre de travail créé n'est pas un doublon, il doit cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
    Si l'utilisateur estime qu'un des résultats affichés est un doublon et devrait être utilisé pour cette intervention, il doit cliquer sur le bouton « Afficher ». L'ordre de travail correspondant s'ouvrira alors dans un nouvel onglet (l'ordre de travail en cours de création ne sera pas perdu). Si le problème persiste et qu'un doublon est créé, l'utilisateur doit retourner à l'ordre de travail en cours de création et cliquer sur le bouton « Confirmer ». Il sera alors redirigé vers l'ordre de travail initial et le nouveau sera automatiquement annulé.
20. Il est possible que l'ordre de travail en cours de création soit lié à un autre ordre de travail à venir. Le cas échéant, la section « Ordres de travail potentiellement liés » est renseignée. L'utilisateur peut alors consulter les ordres de travail susceptibles d'être liés à l'ordre de travail réactif en cours de création et même y associer un ordre de travail dès sa création.
21. Cliquer sur « Afficher » affichera l’ordre de travail dans un onglet séparé, dans lequel l’utilisateur pourra le consulter pour s’assurer qu’il s’agit du bon ordre de travail à lier.
    Remarque : cette fonctionnalité est soumise à autorisation et ne sera disponible que si l'autorisation « Peut consulter les ordres de travail liés » est sélectionnée.
22. Cliquer sur « Lier » créera l’ordre de travail et liera l’ordre de travail sélectionné à l’ordre de travail initial. L’ordre de travail initial sera également mis à jour en fonction des paramètres du contrat de l’ordre de travail lié, et les ressources et le planning de ce dernier seront appliqués.
    Remarque : Il n’est pas obligatoire de lier un ordre de travail lors de sa création. Cette étape peut être ignorée s’il n’y a aucun ordre de travail à lier ou si certains ordres de travail présents n’ont pas besoin d’être liés. Si des ordres de travail susceptibles d’être liés existent mais ne sont pas sélectionnés, le message suivant s’affiche :
    
    Cliquer sur « Oui » lancera la création de l’ordre de travail. Cliquer sur « Non » vous ramènera à l’onglet Vérification.
23. L'application demandera confirmation de l'absence de doublons pour l'ordre de travail créé. Pour passer à l'étape de création, l'utilisateur devra cliquer sur « Oui ». En cliquant sur « Non », il sera redirigé vers l'écran de vérification.
    Remarque : Il s'agit d'une étape importante, car la création d'un doublon entraînera une perte de temps et d'argent.
    
24. Une fois que l'utilisateur a confirmé qu'il ne s'agit pas d'un doublon, l'ordre de travail a été créé avec succès.