Ein Angebot ist eine Art Arbeitsauftrag, mit dem ein oder mehrere Angebote eingeholt werden, bevor der Kunde entscheidet, welche Ressource die Arbeit ausführen soll.

Um einen Angebotsauftrag zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Angebotsauftrag erstellen“.

1. Im ersten Schritt wählen Sie den gewünschten Mandanten aus. Informationen dazu finden Sie auf der Seite „Mandantenauswahl “. Diese Seite wird nur angezeigt, wenn mehrere Mandanten zur Auswahl stehen. Ist nur ein Mandant verfügbar, wird dieser automatisch ausgewählt.
2. Nach Auswahl eines Kunden erscheint der Bildschirm „Angebotsauftrag“.
3. Wählen Sie ein Gebäude entweder durch Doppelklicken oder durch Markieren des Gebäudes und Klicken auf „OK“ aus.
   
4. Es öffnet sich eine Liste aller Kontakte, die dem ausgewählten Gebäude zugeordnet sind. Klicken Sie auf den Namen des Anrufers, und alle Details werden automatisch in die Felder darunter eingetragen.
   
5. Wenn die anrufende Person nicht im Hauptfenster aufgeführt ist, klicken Sie auf das Dropdown-Feld „Kontakttyp“.
   
   Geben Sie anschließend Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse manuell am unteren Bildschirmrand ein und klicken Sie auf „OK“. Automatisch ausgefüllte Informationen können hier überschrieben werden. Wenn sich beispielsweise die Telefonnummer geändert hat, geben Sie einfach die neue Nummer ein und klicken Sie auf „OK“.
   „Aufgabe“ ist ein Suchfeld, mit dem Sie in den Kerndaten nach Geräte-/Dienstleistungstypen suchen können, denen dieser Arbeitsauftrag zugeordnet werden soll.
6. Geben Sie den Aufgabentyp ein und klicken Sie auf „Suchen“. Wenn Sie die Anlagennummer kennen, geben Sie diese in das Feld „Anlage“ ein und klicken Sie auf „Suchen“.
7. Geben Sie den Aufgabentyp ein und klicken Sie auf „Suchen“. Wenn Sie die Anlagennummer kennen, geben Sie diese in das Feld „Anlage“ ein und klicken Sie auf „Suchen“.
8. Die Ostara -Anwendung liefert eine Liste von Elementen, die den Suchkriterien entsprechen (basierend auf den in den Kerndaten für jeden Geräte-/Dienstleistungstyp festgelegten Schlüsselwörtern). Wählen Sie die Zeile aus, die dem Aufgaben- oder Anlagentyp entspricht.
   
   Hinweis: Die Spalte „Relevanz“ ist standardmäßig auf „Am relevantesten“ eingestellt, kann aber durch Klicken auf den Abwärtspfeil auf „Alle“ oder „Verwandte“ geändert werden.
9. Nachdem ein Aufgabentyp ausgewählt wurde, muss der Benutzer einen Standort festlegen. Die in der Standorttabelle angezeigten Einträge hängen von der Auswahl im Dropdown-Menü „Standorttyp“ ab. Standardmäßig ist „Spezifisch“ ausgewählt und zeigt die spezifischen Standortzuordnungen für das Gebäude an. Bei Auswahl von „Gesamter Bereich“ werden Standortzuordnungen mit Ebene und Bereich angezeigt, und bei Auswahl von „Gesamte Ebene“ werden Standortzuordnungen nur mit Ebene angezeigt – jeweils für das ausgewählte Gebäude. Die letzte Option im Dropdown-Menü „Standorttyp“ ist „Unspezifizierter Standort“. Diese Option sollte gewählt werden, wenn der Arbeitsort nicht angegeben oder unbekannt ist.
   Alle zusätzlichen Informationen, die zur Lokalisierung des Problems erforderlich sein könnten, können im Feld „Extras“ hinzugefügt werden.
   Hinweis: Wenn ein Asset ausgewählt wurde, brauchen Sie keinen Standort auszuwählen, da dieser bereits im Asset-Modul festgelegt wurde.
10. In diesem Schritt können Notizen hinzugefügt werden. Notizen lassen sich mit Strg+A kopieren, wodurch der gesamte Inhalt des Notizfelds ausgewählt/markiert wird (Text kann auch mit der Maus markiert werden). Mit Strg+C wird der markierte Text kopiert und mit Strg+P in das Notizfeld eingefügt.
    Der Grund ist eine vordefinierte Dropdown-Liste mit Fehlercodes, die dem ausgewählten Kunden zugeordnet sind. Die Zuordnung des Fehlercodes gewährleistet eine präzise Identifizierung für Berichte und Trendanalysen.
11. Wählen Sie einen Grund für die Aufgabe aus, indem Sie auf den Pfeil klicken und eine der Optionen aus dem Dropdown-Menü auswählen.
12. Im Feld „Zusammenfassung“ wird eine Übersicht über Aufgabe und Ort angezeigt.
13. Sobald Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf „Speichern“. Wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten, klicken Sie auf „Abbrechen“. Sollte nach dem Klicken auf „Speichern“ ein Ausrufezeichen am Bildschirmrand erscheinen, fehlen Pflichtfelder. Bitte füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und klicken Sie erneut auf „Speichern“.
    
14. Ostara prüft nun automatisch auf Duplikate, indem es nach Arbeitsaufträgen sucht, die in den letzten 14 Tagen für dasselbe Gebäude und mit demselben Aufgabentyp/Anlagentyp erstellt wurden (Hinweis: 14 Tage sind der Standardwert, können aber von der Hausverwaltung angepasst werden). Gleichzeitig informiert Ostara den Benutzer über Gebäudeereignisse, die durch die Erstellung dieses Arbeitsauftrags beeinträchtigt werden könnten. Sind keine Duplikate oder Gebäudeereignisse vorhanden, erstellt das System den Arbeitsauftrag automatisch und fährt mit dem nächsten Schritt fort. Werden jedoch potenzielle Duplikate gefunden, erscheint der folgende Bildschirm:
    
15. Alle potenziellen Duplikate der Angebotsauftragsnummern werden in einer Liste angezeigt. Die Farbkennzeichnung (in der ersten Spalte) zeigt an, wie viele Teile des Auftrags mit einem bereits erstellten Auftrag übereinstimmen. Je mehr Übereinstimmungen, desto ähnlicher ist der Auftrag. Wenn Sie sicher sind, dass der neu erstellte Auftrag kein Duplikat ist, klicken Sie auf „Speichern“.
    Sollten Sie hingegen der Meinung sein, dass eines der aufgelisteten Ergebnisse ein Duplikat ist und für diesen Auftrag verwendet werden sollte, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anzeigen“. Der entsprechende Arbeitsauftrag wird dann in einem neuen Tab geöffnet (der von Ihnen erstellte Auftrag bleibt erhalten). Falls es sich um denselben Auftrag handelt und ein Duplikat erstellt wird, kehren Sie zum bereits erstellten Auftrag zurück und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bestätigen“. Sie werden dann zum zuvor erstellten Arbeitsauftrag weitergeleitet und der neue wird automatisch storniert.
16. Die Anwendung fragt nach einer Bestätigung, dass für den zu erstellenden Angebotsauftrag keine Duplikate existieren. Um mit der Erstellung fortzufahren, klicken Sie auf „Ja“. Mit einem Klick auf „Nein“ gelangen Sie zurück zur Bestätigungsseite.
    
17. Sobald der Benutzer bestätigt hat, dass es sich nicht um ein Duplikat handelt, wurde der Angebotsauftrag erfolgreich erstellt.

Festlegung der Spezifikationen und des Anwesenheitsplans

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