Een offerte is een soort werkopdracht die wordt gebruikt om een of meerdere offertes te verkrijgen voordat de klant beslist welke resource het werk zal uitvoeren.

Om een offerte voor een werkorder aan te maken, klikt u op de knop 'Offerte voor werkorder aanmaken'.

1. De eerste stap is het selecteren van de te gebruiken cliënt. Zie de pagina ' Cliëntselectie ' voor meer informatie over hoe u dit kunt doen. Deze pagina wordt alleen weergegeven als er meerdere cliënten zijn om uit te kiezen. Als er slechts één cliënt is, wordt die cliënt automatisch geselecteerd.
2. Het scherm Offerte werkorder verschijnt nadat u een klant hebt geselecteerd.
3. Selecteer een gebouw door erop te dubbelklikken of door het gebouw te markeren en op "OK" te klikken.
   
4. Er wordt een lijst geopend met alle contactpersonen die bij het geselecteerde gebouw horen. Klik op de naam van de persoon die belt en alle gegevens worden automatisch ingevuld in de onderstaande velden.
   
5. Als de persoon die belt niet in het hoofdvenster staat, klikt u op het vervolgkeuzemenu Contacttype
   
   Voer vervolgens handmatig de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres onderaan het scherm in en klik op "OK". Automatisch ingevulde gegevens kunnen hier worden overschreven. Als bijvoorbeeld een telefoonnummer is gewijzigd, typt u gewoon het nieuwe nummer in en klikt u op "OK".
   Taak is een zoekveld waarmee u in Kerngegevens kunt zoeken naar typen Apparatuur/Diensten waarvoor u deze werkorder wilt registreren.
6. Voer het taaktype in en klik op 'Zoeken'. Als u het activumnummer weet, kunt u dit in het veld activum invoeren en op 'Zoeken' klikken.
7. Voer het taaktype in en klik op 'Zoeken'. Als u het activumnummer weet, kunt u dit in het veld activum invoeren en op 'Zoeken' klikken.
8. De Ostara -applicatie toont een lijst met items die voldoen aan de zoekcriteria (op basis van de trefwoorden die in Core Data voor elk type apparaat/service zijn ingesteld). Selecteer de regel die van toepassing is op het type taak of activum.
   
   Let op: de kolom 'Relevantie' staat standaard op 'Meest relevant', maar u kunt dit wijzigen naar 'Alles' of 'Gerelateerd' door op de pijl-omlaag te klikken.
9. Zodra een taaktype is geselecteerd, moet de gebruiker een locatie kiezen. Wat er in de tabel Locaties wordt weergegeven, is afhankelijk van wat er is geselecteerd in de vervolgkeuzelijst Locatietype. Standaard is Specifiek geselecteerd en worden de specifieke locatietoewijzingen voor het gebouw weergegeven. Door Heel gebied te selecteren, worden locatietoewijzingen met een niveau en gebied weergegeven, en door Heel niveau te selecteren, worden locatietoewijzingen met alleen een niveau weergegeven, allemaal voor het geselecteerde gebouw. De laatste optie in de vervolgkeuzelijst Locatietype is Ongespecificeerde locatie. Deze optie moet worden gekozen als de locatie van het werk niet is gespecificeerd of onbekend is.
   Eventuele extra informatie die nodig is om het probleem te lokaliseren, kunt u toevoegen in het veld 'Extra'.
   Let op: Als er een Asset is geselecteerd, hoeft u geen locatie te selecteren, omdat deze al is ingesteld in de Asset-module.
10. In deze fase kunnen notities worden toegevoegd. Notities kunnen worden gekopieerd met Ctrl+A, waarmee alle notities in het notitieveld worden geselecteerd/gemarkeerd (tekst kan ook met de muis worden gemarkeerd). Met Ctrl+C kopieert u alle gemarkeerde tekst en met Ctrl+P plakt u alle gekopieerde tekst in het notitieveld.
    Reden is een vooraf gedefinieerde vervolgkeuzelijst met redencodes die worden weergegeven bij de geselecteerde klant. De identificatie van de redencode zorgt voor nauwkeurige identificatie voor rapportage en trendanalyse.
11. Selecteer een reden voor de taak door op de pijl te klikken en een van de opties uit de vervolgkeuzelijst te kiezen.
12. In het veld 'Samenvatting' wordt een samenvatting van de taak en de locatie weergegeven.
13. Zodra de informatie is ingevuld, klikt u op 'Opslaan'. Wilt u de aanvraag annuleren zonder deze op te slaan, klik dan op 'Annuleren'. Als u bij het klikken op 'Opslaan' het volgende uitroepteken aan de zijkant van het scherm ziet, komt dit doordat er verplichte informatie ontbreekt. Vul alle verplichte velden in en klik nogmaals op 'Opslaan'.
    
14. Ostara controleert nu automatisch op duplicaten door te controleren op werkorders die in de afgelopen 14 dagen zijn ingediend voor hetzelfde gebouw en met hetzelfde taaktype/activum (let op: 14 dagen is de standaardinstelling, maar dit kan door het beheerbedrijf worden ingesteld). Tegelijkertijd informeert Ostara de gebruiker over eventuele gebouwgebeurtenissen die mogelijk worden beïnvloed door het aanmaken van deze werkorder. Als er geen duplicaten of gebouwgebeurtenissen zijn, genereert het systeem automatisch de werkorder en gaat het verder met de volgende stap. Als er echter potentiële duplicaten worden gevonden, verschijnt het volgende scherm:
    
15. Alle geciteerde werkordernummers die mogelijk duplicaten zijn, worden in een lijst weergegeven. De kleurcodering (weergegeven in de eerste kolom) geeft aan hoeveel onderdelen van de werkorder overeenkomen met een reeds ingediende werkorder. Hoe meer overeenkomsten, hoe meer de werkorder overeenkomt. Als u zeker weet dat de werkorder die u voor de nieuwe werkorder hebt aangemaakt geen duplicaat is, klikt u op de knop 'Opslaan'.
    Als u daarentegen denkt dat een van de weergegeven resultaten een duplicaat is en voor dit werk gebruikt moet worden, klikt u op de knop "Bekijken". Deze werkorder wordt dan in een nieuw tabblad geopend (de werkorder die u aan het aanmaken bent, gaat NIET verloren). Als dit hetzelfde is en er een duplicaat van de werkorder wordt aangemaakt, ga dan terug naar de aangemaakte werkorder en klik op de knop "Bevestigen". Dit brengt de gebruiker naar de eerder aangemaakte werkorder en de nieuwe wordt automatisch geannuleerd.
16. De applicatie vraagt om bevestiging dat er geen duplicaten zijn voor de geoffreerde werkorder die wordt aangemaakt. Klik op "Ja" om door te gaan naar de aanmaakfase. Als u op "Nee" klikt, keert u terug naar het verificatiescherm.
    
17. Zodra de gebruiker bevestigt dat dit geen duplicaat is, is de geoffreerde werkorder succesvol aangemaakt.

De specificatie definiëren en het schema voor aanwezigheid instellen

Citaten bijwerken

De gewenste offerte kiezen