Sobald die Arbeiten an einem Arbeitsauftrag abgeschlossen sind, muss die Rechnung hinzugefügt werden, um die Bezahlung sicherzustellen. Einige Arbeitsaufträge enthalten möglicherweise bereits Rechnungen, die jedoch fehlerhafte Daten aufweisen können. Beide Aktionen können im Rechnungsbereich des jeweiligen Arbeitsauftrags durchgeführt werden. Um eine neue Rechnung hinzuzufügen, klickt der Benutzer auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Um eine bestehende Rechnung zu bearbeiten, klickt der Benutzer auf die verlinkte Rechnungsnummer.

1. Im entsprechenden Arbeitsauftrag finden Sie den Abschnitt „Rechnungen“. Dort sehen Sie, ob dem Arbeitsauftrag bereits Rechnungen hinzugefügt wurden. Um eine bestehende Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf die verlinkte Rechnungsnummer. Neue Rechnungen können Sie dem Arbeitsauftrag hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ klicken.
   
2. Wenn der Arbeitsauftrag, dem die Rechnung hinzugefügt wird, am selben Tag, im selben Gebäude und derselben Ressource wie andere Arbeitsaufträge bearbeitet wurde, wird die Ansicht „Übereinstimmende Arbeitsaufträge“ angezeigt. Diese Ansicht dient lediglich als Referenz, um den Benutzer darüber zu informieren, welche Arbeiten diese Ressource am selben Tag in diesem Gebäude begonnen hat. Klicken Sie zum Fortfahren auf „OK“.
   
3. Anschließend öffnet sich der Reiter „Rechnung“. Hier werden alle Rechnungsinformationen zu den durchgeführten Arbeiten eingegeben. Dies funktioniert analog zur Erstellung einer zugeordneten Rechnung, enthält jedoch einige vorkalkulierte Kostenfelder, die aus den Ressourcensätzen übernommen und automatisch berechnet werden. Die Felder werden im Folgenden erläutert:
   
   Hinweis: Sie können den Arbeitsauftrag auf der Rechnung einsehen, indem Sie auf der Seite des Rechnungsbildschirms auf die Registerkarte „Arbeitsauftrag“ wechseln.
   Kopfzeile
   Das Feld „Dokumenttyp“ ist nicht editierbar und enthält die Art der Rechnung . Die Auftragsnummer zeigt die Arbeitsauftragsnummer an (verlinkt, damit der Benutzer leichter zum Arbeitsauftrag zurückkehren kann).
   „Hinzugefügt“ ist ein nicht bearbeitbares Feld, das das Datum enthält, an dem die Rechnung dem System hinzugefügt wurde.
   Bei „Eingangsdatum“ handelt es sich um ein Kalender-Dropdown-Menü, in das das Datum des Rechnungseingangs eingegeben wird.
   Das Feld „Rechnungsnummer“ ist ein Freitextfeld, in das die Nummer der Rechnung eingegeben wird.
   Der Steuerzeitpunkt ist ein Kalender-Dropdown-Menü, in dem der Steuerzeitpunkt für die Rechnung eingegeben wird.
   Informationen zum Arbeitsauftrag
   Der Client enthält den Client, der bei der Erstellung des Arbeitsauftrags ausgewählt wurde.
   Die Ressource enthält die Ressource, die beim Erstellen des Arbeitsauftrags ausgewählt wurde.
   Das Gebäude enthält das Gebäude, das bei der Erstellung des Arbeitsauftrags ausgewählt wurde.
   Finanzen
   Bei den Anwesenheitskosten handelt es sich um ein numerisches Feld, in dem die Kosten für die Teilnahme an der Arbeit erfasst werden.
   Die Kosten für die Arbeitszeit vor Ort sind ein numerisches Feld, in dem die Kosten für die vor Ort für die Arbeiten aufgewendete Zeit eingegeben werden.
   Die Lohnkosten sind ein nicht editierbares Feld, aus dem die Anwesenheitskosten und die Kosten für die Zeit vor Ort berechnet werden.
   Teilekosten ist ein numerisches Feld, in dem die Kosten aller zur Fertigstellung der Arbeit verwendeten Teile eingegeben werden.
   Das Feld „Berechnung der Teilekosten“ wird aus den im Stop-Job-Prozess bereitgestellten Informationen abgeleitet.
   Bei Anlagen-/Geräte-/Sonstige Kosten handelt es sich um ein numerisches Feld, in dem alle anderen Kosten, die mit der Arbeit in Zusammenhang stehen, erfasst werden.
   Calc Misc Cost ist ein berechnetes Feld, das aus den Informationen abgeleitet wird, die im Arbeitsauftrag vor dem Hinzufügen der Rechnung angegeben wurden.
   Der Festpreis ist ein Zahlenfeld, in dem ein Pauschalpreis für die ausgeführten Arbeiten eingetragen wird. Sobald ein Festpreis angegeben ist, ersetzt dieser alle anderen Kosten (z. B. berechnete Kosten, Durchschnittspreise), da der Festpreis der endgültige Rechnungsbetrag ist.
   Das Feld „Fixkosten berechnen“ wird aus den dem Arbeitsauftrag hinzugefügten Fixkosten abgeleitet.
   Der Nettowert entspricht der Summe aller Kosten. Dieser Wert wird automatisch berechnet.
   Die Mehrwertsteuer wird in einem numerischen Feld erfasst. Im Dropdown-Menü werden die verfügbaren Mehrwertsteuersätze angezeigt.
   Der Bruttobetrag ist die Summe aus Nettobetrag und Mehrwertsteuer.
   Anwesenheiten
   Hier werden alle Anwesenheiten aufgelistet, die für den ausgewählten Arbeitsauftrag relevant sind. Der Benutzer kann die Start- und Endzeiten hier ändern, indem er auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ klickt und „Start- und Endzeiten ändern“ auswählt.
   Teile/Ausrüstung/Materialien
   Hier werden alle Teile/Geräte/Materialien aufgelistet, die im Rahmen des Stoppvorgangs erfasst wurden. Der Benutzer kann Teile/Geräte/Materialien hier bearbeiten oder hinzufügen, indem er auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ klickt und „Teile/Geräte/Materialien bearbeiten“ auswählt.
   Anmerkungen
   Das Feld „Rechnungsnotizen“ ist ein Freitextfeld, in dem alle für die Rechnung relevanten Notizen eingegeben werden können.
   Rezension
   „Gründe für die Ablehnung“ ist ein Popup-Menü, in dem Sie die Gründe für die Ablehnung der Rechnung auswählen können. Es gibt eine Reihe von Ablehnungsgründen, die automatisch angewendet werden; diese sind:
   Warten auf Zertifikat(e) - Wenn der Arbeitsauftrag bei 5.20 steht, weil ein Zertifikat benötigt wird.
   Warten auf Zählerstände - Wenn der Arbeitsauftrag bei 5.20 steht, weil ein Zählerstand abgelesen werden muss.
   Warten auf RFI - Wenn der Arbeitsauftrag bei 5.20 steht, weil eine RFI erforderlich ist.
   Fehlende Funktionstrennung – Wenn der Arbeitsauftrag von derselben Person erstellt wurde, die auch die Rechnung erfasst.
   Arbeitsauftrag nicht abgeschlossen – Wenn der Arbeitsauftrag noch nicht abgeschlossen ist
   Keine weiteren Rechnungen erwartet – Wenn der Arbeitsauftrag eine Rechnung mit dem Vermerk „Keine weiteren Rechnungen erwartet“ enthält. Dies gilt nur für Rechnungen; Gutschriften sind davon nicht betroffen.
   Die Prüfabteilung ist ein Dropdown-Menü, in dem die Abteilung ausgewählt wird, die die Rechnung prüfen soll.
   Status
   Das Feld „Verlauf“ ist nicht bearbeitbar und listet alle Aktionen auf, die an der Rechnung durchgeführt wurden.
   Das Feld „Aktueller Status“ ist nicht editierbar und zeigt den aktuellen Status der Rechnung an.
4. Sobald alle Rechnungsinformationen eingegeben wurden, klicken Sie auf „Speichern“.
   Bearbeiten einer Rechnung aus einem Arbeitsauftrag
   Die Funktion „Bearbeiten“ funktioniert analog zur Funktion „Hinzufügen“. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Rechnung bearbeitet und nicht hinzugefügt wird. Um eine Rechnung aus dem Arbeitsauftrag zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf die verlinkte Rechnungsnummer. Die Rechnung wird dann in einem neuen Tab geöffnet, sodass der Benutzer sie bearbeiten kann. Verfügt der Benutzer über die Berechtigung „Rechnungen bearbeiten“, wird jede Rechnungsansicht im Bearbeitungsmodus geöffnet. Hat der Benutzer lediglich Leseberechtigungen, wird die Rechnungsansicht im Lesemodus geöffnet.