Das Menü „Rechnungen“ im Portal enthält alle Funktionen zur Rechnungsstellung für Arbeitsaufträge . Um eine Sammelrechnung einzureichen, navigieren Sie zu Hauptmenü > Rechnungen > Neu > Sammelrechnung . Daraufhin wird die Seite „ Sammelrechnung einreichen “ angezeigt. Sie erreichen diese Seite auch, indem Sie im Dashboard auf der Kachel „ Schnellzugriff – Lieferantenrechnungen “ auf „ Sammelrechnung “ klicken.

Sobald Sie sich auf der Seite „Konsolidierte Rechnung einreichen“ befinden, müssen Sie das Belegblatt für die konsolidierte Rechnung herunterladen, indem Sie auf „ Vorlage herunterladen “ klicken. Nach dem Herunterladen und Öffnen der Vorlage müssen Sie die zu fakturierenden Arbeitsaufträge und die zugehörigen Kosten eingeben. Die Kostenfelder sind dieselben wie bei Einzelrechnungen. Sollten Sie dennoch Fragen haben, finden Sie auf der Seite „Konsolidierte Rechnung einreichen“ eine Beschreibung der erforderlichen Angaben im Belegblatt.

Für den Einkauf muss der Benutzer lediglich die Auftragsnummer, die Kosten der Teile/Artikel und gegebenenfalls die Lieferkosten im Feld „Anlage/Ausrüstung/Sonstiges/Lieferkosten“ eingeben. Für Sammelrechnungen sind keine weiteren Angaben erforderlich.

Nach dem Hochladen des Belegblatts prüft das System die Datei, um sicherzustellen, dass die Daten auf dem Blatt mit den Systemdaten übereinstimmen. Dabei wird außerdem eine Referenznummer für die Rechnung generiert und der Belegblattstatus angezeigt, anhand dessen entschieden wird, ob die Rechnung eingereicht werden kann.
Sollten Probleme mit dem Trägerblatt auftreten, können diese durch Klicken auf „ Auf dem Bildschirm anzeigen “ erkannt werden, um die Probleme auf dem Bildschirm anzuzeigen, oder durch Klicken auf „ Einzelne Zeilen nach Excel exportieren “, um sie in einer heruntergeladenen Datei anzuzeigen.

Wenn Sie Ablehnungsgründe erhalten, überprüfen Sie bitte alle Angaben sorgfältig, insbesondere ob die Kosten inklusive Arbeitsstunden und die berechneten Teile korrekt berücksichtigt sind. Eine Sammelrechnung kann nicht eingereicht werden, wenn sie Fehler enthält. Diese müssen daher vor der Einreichung behoben werden. Sollten die Fehler nicht in der Sammelrechnung behoben werden können, müssen sie aus dem Belegblatt entfernt und manuell eingereicht werden. Sobald Änderungen am Belegblatt vorgenommen wurden, laden Sie dieses einfach erneut hoch, um die Änderungen zu übernehmen.

Hinweis: Die Gründe für eine Ablehnung während des Upload-Vorgangs einer Rechnung sind die gleichen wie beim Upload einer einzelnen Rechnung .

Sobald die Datei akzeptiert wurde, berechnet das System automatisch den Nettobetrag sowie die Steuer und den Bruttobetrag . Rechnungsnummer und Steuerposition sind erforderlich. Klicken Sie anschließend auf „ Absenden “, um die Sammelrechnung zu übermitteln.

Berechtigungen : Kann konsolidierte Portalrechnungen einreichen, kann Einkaufsrechnungen über das Portal einreichen und kann Rechnungen erstellen