Sur la page d'accueil, appuyer sur « Créer un ordre de travail » affichera la page de création d'un ordre de travail. Selon les paramètres du système, l'utilisateur aura la possibilité de créer l'ordre de travail en recherchant le nom ou le numéro du bâtiment :
Ou en leur demandant de scanner le code-barres de l'actif pour lequel ils souhaitent créer l'ordre de travail, à l'aide du bouton « Scanner le code-barres de l'actif » :
Une fois le bâtiment sélectionné, la page suivante est la page de résumé. Celle-ci affiche le récapitulatif de la création de l'ordre de travail et permet d'ajouter les informations nécessaires. En touchant une section, la page correspondante s'affiche pour fournir des détails supplémentaires. Les premières sections affichées sont « Panne/Problème » et « Emplacement ».
Selon les paramètres système, l'utilisateur peut également être invité à indiquer s'il possède un numéro d'actif. S'il appuie sur « Oui », les sections « Panne/Problème » et « Emplacement » seront remplacées par la section « Actifs ».
Si aucun équipement n'est sélectionné, la première section à remplir est la section « Panne/Problème ». En appuyant dessus, l'utilisateur accède à la page « Panne/Problème » où il peut saisir les détails de la panne ou du problème à corriger. Dans le champ de recherche en haut, il peut saisir la panne pour laquelle il souhaite créer un ordre de travail. Une fois la recherche effectuée, une liste d'équipements/types de services correspondant aux critères de recherche s'affiche ; l'utilisateur peut alors sélectionner l'équipement approprié. Après sélection, il peut le modifier en appuyant sur « Modifier » s'il souhaite choisir une autre option.
L'utilisateur doit ensuite sélectionner le défaut/problème, le type d'équipement/de service choisi et la cause du problème. Ces options peuvent être sélectionnées dans les menus déroulants correspondants. Si des détails supplémentaires sont nécessaires, ils peuvent être saisis dans le champ « Notes » en bas de l'écran. Une fois toutes les informations saisies, appuyez sur « Envoyer » pour continuer.
La page suivante est la page Emplacement, à condition qu'aucun actif n'ait été sélectionné ou qu'aucun numéro d'actif n'ait été saisi précédemment. Un emplacement peut être choisi de deux manières. Premièrement, en utilisant les menus déroulants en haut de la page. La saisie dans le champ affichera des options correspondant au texte saisi. Deuxièmement, utilisez les menus déroulants en bas de la page pour sélectionner l'emplacement sans avoir à le saisir. La première option est le niveau dans le menu déroulant Niveau. Une fois sélectionné, un deuxième menu déroulant apparaît avec les zones. Enfin, après avoir choisi une zone, l'utilisateur peut sélectionner un emplacement dans le menu déroulant Emplacement. Si des détails supplémentaires sont nécessaires, saisissez-les dans le champ Informations complémentaires sur l'emplacement en bas. Appuyez sur « Soumettre » pour continuer.
Remarque : Dans certains cas, une autre liste déroulante, appelée « Bloc », apparaîtra en premier. Il s’agit simplement d’un champ supplémentaire permettant à l’utilisateur de sélectionner le bloc du bâtiment où se situe le problème. Cette liste n’apparaît que si elle a été configurée par le client.
Remarque : À côté de chaque menu déroulant se trouve un bouton « Tous les xxxx », où « xxxx » représente soit un bloc, soit un niveau, soit une zone. Cette option permet à l’utilisateur de préciser que le problème affecte l’ensemble du bloc, du niveau ou de la zone, et non un emplacement précis.
Si un type d'équipement basé sur les actifs a été sélectionné, la section « Actifs » s'affichera à la place de la section « Emplacement ». En appuyant dessus, vous accéderez à la page « Actifs » où vous pourrez choisir les actifs concernés par ce problème. Une liste des actifs correspondant au type d'équipement sélectionné sera affichée. Cochez le ou les actifs concernés ou scannez leur code-barres, puis appuyez sur « Soumettre » pour continuer.
Si l'utilisateur dispose d'un numéro d'actif, appuyez sur « Oui » pour afficher la page des actifs. Cette page diffère légèrement de la précédente, qui comportait une barre de recherche. Saisir un numéro d'actif, même partiel, affichera les résultats correspondants. Sélectionnez le ou les actifs souhaités et appuyez sur « Soumettre » pour continuer.
Une fois le problème et le lieu/actif sélectionnés, la section suivante est « Contact/Planification ». En appuyant dessus, trois champs s'affichent pour saisir les coordonnées du contact. Choisissez un type de contact dans le menu déroulant et saisissez le nom et le numéro de téléphone du contact dans les champs correspondants. Si vous ne connaissez pas les coordonnées, appuyez sur le bouton « Sélectionner un contact dans la liste » pour afficher la liste des contacts disponibles. Sélectionnez le contact approprié. Ensuite, utilisez le menu déroulant ci-dessous pour déterminer le niveau d'urgence. Par défaut, l'option « Réponse contractuelle (SLA) » est affichée. D'autres options sont disponibles, mais si vous choisissez une autre option, vous devrez indiquer pourquoi la réponse par défaut ne doit pas être utilisée. Une fois votre choix effectué, appuyez sur « Envoyer » pour continuer.
Remarque : Dans certains cas, si l’utilisateur dispose des autorisations requises, le champ « Coût fixe » s’affichera. S’il appuie sur « Oui », il pourra saisir un coût fixe dans ce champ. La saisie de ce coût n’implique pas nécessairement son approbation, car il peut être nécessaire de le vérifier par un responsable. Veuillez en tenir compte.
Une fois les informations saisies, le récapitulatif peut être vérifié avant la création de l'ordre de travail. Si l'utilisateur dispose des autorisations nécessaires, il pourra prévisualiser le destinataire de l'ordre de travail et, le cas échéant, remplir un questionnaire. Une fois toutes les informations saisies, appuyez sur « Soumettre » pour créer l'ordre de travail.