Pour ajouter une tâche PPM à un contrat, la première étape consiste à localiser le contrat auquel la tâche PPM doit être ajoutée.

Une fois le contrat localisé, dans l'onglet PPM, à l'aide du bouton « Modifier les actions » situé dans le coin supérieur droit de l'écran, sélectionnez l'action « Ajouter une tâche PPM » :

La boîte de dialogue « Ajouter une tâche PPM » s'affiche. Saisissez ensuite le nom abrégé de la tâche PPM, qui résume brièvement son objectif, par exemple : « Inspection du système d'alarme incendie », « Examen approfondi de l'ascenseur », etc.

Il faut ensuite indiquer s'il s'agit d'une maintenance préventive basée sur l'équipement ou sur le service, puis préciser la raison de la maintenance préventive : par exemple, si elle est législative ou de routine.

Enfin, sélectionnez le ou les types d'équipement/service concernés par cette maintenance préventive. Il peut s'agir d'une seule sélection ou de plusieurs, selon la portée de la maintenance. Une fois la sélection effectuée, cliquez sur OK pour créer la tâche de maintenance préventive de base.

Il convient de noter qu'à ce stade, aucun bâtiment, ni coût ou fréquence des PPM n'est configuré. L'étape suivante consiste à configurer la fréquence des PPM. Pour ce faire, dans le même menu « Modifier les actions » qu'auparavant, sélectionnez « Modifier les périodes des PPM des tâches ».

Cela ouvrira la boîte de dialogue Périodes PPM des tâches, qui vous permettra de modifier la fréquence des visites, le nombre de factures et les coûts des factures :

Après avoir sélectionné/saisi toutes les informations requises, cliquez sur OK. La tâche PPM sera alors mise à jour. L'étape suivante (facultative) consiste à ajouter une exigence de certificat à la tâche PPM si nécessaire. Pour ce faire, utilisez le même menu « Modifier les actions » qu'auparavant et sélectionnez « Modifier les paramètres de certificat PPM de la tâche ».

Indiquez si un certificat est requis au niveau d'un ordre de travail ou d'un actif (le plus souvent, il s'agit d'un certificat par ordre de travail), puis choisissez le type de certificat et la fréquence requis :

Cliquez sur OK pour ajouter l'exigence de certificat à la tâche PPM. L'étape suivante consiste à configurer les bâtiments par rapport au PPM. Pour ce faire, suivez les instructions de cet article.

Une fois toutes les étapes précédentes réalisées et les bâtiments présents dans la tâche PPM, les PPM peuvent alors être générés manuellement ici ou automatiquement.