Cette action permet à l'utilisateur d'ajouter plusieurs bâtiments en masse, de mettre à jour les montants des factures et de modifier les dates de début et de fin des visites sur les plans de maintenance préventive (PPM) à l'aide d'une feuille de calcul. Elle peut également être utilisée pour les contrats expirés, mais seules les valeurs des factures des bâtiments peuvent alors être modifiées.

1. En cliquant sur Modifier les actions -> Importation groupée de fichiers PPM, la fenêtre suivante s'ouvrira :
   
2. Le classeur Excel suivant s'ouvrira simultanément :
   
3. À partir de cette page, l'utilisateur peut mettre à jour ou ajouter des bâtiments, des montants de factures et des dates de visite. Une fois ces informations ajoutées à la feuille de calcul, cliquez sur le bouton Enregistrer dans Excel.
   
   Le tableau final ressemblera à ceci :
   
   Remarque : Cette fonction fera correspondre les dates de début et de fin de visite à la période appropriée et les mettra à jour en conséquence. Cela signifie que les dates de début et de fin de visite doivent toutes deux se situer dans les dates financières de la période donnée.
4. En cliquant sur l'icône d'enregistrement, l'écran d' Ostara sera mis à jour avec les informations saisies dans la feuille de calcul.
   
5. Si toutes les informations sont correctes, cliquez sur « Lancer l'importation ». Si, en revanche, vous constatez une erreur, vous pouvez la corriger directement dans le tableur et l'enregistrer. L'écran sera alors mis à jour. Cliquer sur « Lancer l'importation » confirmera l'exactitude des données. Si les valeurs des factures sont au mauvais format ou si les dates sont invalides, le message suivant s'affichera :
   
6. Cliquer sur OK ramènera l'utilisateur à l'écran précédent, en surlignant en rouge les erreurs de validation :
   
7. Pour corriger ces erreurs, l'utilisateur peut soit retourner à la feuille de calcul d'origine (si elle est toujours ouverte), apporter les modifications nécessaires et cliquer sur Enregistrer, soit cliquer sur le bouton Recréer. Cliquer sur Recréer ouvrira la feuille de calcul afin de permettre les modifications. Cliquer sur l'icône Enregistrer appliquera ces modifications à l'écran précédent, où l'utilisateur pourra ensuite cliquer sur Lancer l'importation.
8. Si les données sont désormais valides, le message suivant s'affichera :
   
9. Cliquer sur « Non » ramènera l’utilisateur à l’écran précédent. Cliquer sur « Oui » affichera le message suivant :
   
10. Cliquer sur OK importera les données en arrière-plan et enverra un courriel à l'utilisateur une fois l'opération terminée. Si l'importation a réussi, le courriel indiquera « Toutes les données ont été traitées avec succès » et précisera le nom du fichier ainsi que la date et l'heure. En cas d'échec, le courriel détaillera les erreurs et expliquera le problème rencontré. Tout élément non mentionné dans le courriel sera mis à jour dans le contrat.
    
11. L'utilisateur peut ensuite corriger les erreurs en cliquant sur Modifier les actions -> Téléchargement groupé de la construction PPM et en recommençant le processus.
    Remarque : Ces actions étant effectuées en arrière-plan, il sera nécessaire d'actualiser l'écran du contrat pour voir les modifications une fois l'e-mail reçu.
12. Une fois les données modifiées, cliquer sur le bouton « Actualiser » dans l’en-tête des tâches PPM mettra à jour la section Bâtiments avec les nouvelles modifications.