Pour créer un ordre de travail d'achat, sélectionnez « Achats » dans le menu « Créer un ordre de travail ». Sélectionnez l'option correspondante ou accédez à Bons de travail > Nouveau > Achats depuis le menu.

Choisir un site

L'écran « Bâtiment » s'affichera selon que l'utilisateur est un utilisateur d'un seul site ou un utilisateur de plusieurs sites.

Pour les utilisateurs d'un seul site, le champ « Bâtiment » sera automatiquement rempli avec le site associé à leur profil. Pour les utilisateurs de plusieurs sites, il leur suffira de saisir du texte dans le champ prévu à cet effet pour afficher une liste leur permettant de choisir le site souhaité.

Une fois le site sélectionné, cliquez sur le bouton <OK> pour continuer.

Recherche d'articles

Pour rechercher les articles à ajouter au bon de commande, il existe plusieurs façons de localiser les articles requis :

• Saisissez les détails dans la barre « Recherche » et cliquez sur <Rechercher> pour afficher les résultats correspondant aux critères de recherche.
• Sélectionner un fournisseur dans la liste déroulante <Fournisseur> affichera tous les articles de ce fournisseur.
• Sélectionner un catalogue dans le menu déroulant <Catalogue> affichera tous les articles de ce catalogue.

Une fois les articles saisis, les 20 premiers s'afficheront. S'il y a plus de 20 articles à afficher, cliquez sur « Tout afficher » pour voir tous les articles restants. Cliquer sur « Ajouter » à côté d'un article l'ajoutera au panier. Après avoir ajouté le premier article, le panier sera mis à jour avec le coût total et l'article apparaîtra en dessous. Lorsque d'autres articles seront ajoutés, ils apparaîtront en dessous du premier, et ainsi de suite. L'utilisateur peut également augmenter ou diminuer la quantité d'un article en cliquant sur le + ou le - situés en dessous de l'article. Si la quantité est définie sur 0, l'article est retiré du panier.

Pour faciliter la recherche, plusieurs options de filtrage et de tri sont disponibles. Dans la section « Trier par », un clic sur l'une des options permet de modifier l'affichage des résultats. Dans la section « Filtrer par », l'utilisateur peut choisir une catégorie parmi la liste pour déterminer les articles à afficher. Il est possible de sélectionner plusieurs catégories si nécessaire.

Remarque : Certains articles nécessitent une quantité minimale pour passer commande. Cette quantité minimale sera indiquée sous l’article.

Panier

Une fois les articles ajoutés au panier, il reste quelques vérifications à effectuer. Tout d'abord, sélectionnez le motif de la commande dans le menu déroulant « Motif ». Ensuite, choisissez la priorité dans le menu déroulant « Priorité ». Ce choix déterminera la date de livraison de votre commande.

Une fois ces informations sélectionnées, cliquez sur le bouton <Créer des bons de commande> pour continuer.

Remarque : Pour certains systèmes, l'utilisateur devra ajouter des notes aux articles du panier avant de créer le bon de commande.

Questionnaire

Si des questionnaires relatifs aux ordres de travail d'achat sont configurés, ils s'afficheront à cette étape. Il vous suffit d'y répondre pour poursuivre la création de l'ordre de travail.

Une fois les questions répondues, cliquez sur le bouton <OK> pour continuer.

Création

Une fois toutes les sections nécessaires complétées, le bon de commande d'achat sera créé. Selon les articles du panier, le système peut créer plusieurs bons de commande d'achat si celui-ci contient des articles provenant de plusieurs fournisseurs. Le système affichera le nombre de bons de commande créés et en ouvrira un dès sa création.

Remarque : Dans certains cas, l’utilisateur n’aura pas accès au bouton <Créer des bons de commande> et disposera à la place du bouton <Créer des bons de commande pour examen>. Cette fonction créera tout de même les bons de commande, mais ceux-ci passeront en statut « En attente de soumission », ce qui nécessitera leur examen par le client avant traitement.

Autorisations : Peut créer des achats, Peut créer des achats pour révision