Om een inkoopwerkorder te maken, selecteert u 'Inkoop' in het menu ' Werkorder maken' tegel of navigeer naar Werkorders > Nieuw > Inkoop vanuit het menu

Een locatie selecteren

Afhankelijk van het feit of de gebruiker één of meerdere sites gebruikt, wordt het scherm Gebouw weergegeven.

Voor gebruikers met één locatie wordt het veld 'Gebouw' automatisch ingevuld met de locatie die aan het gebruikersprofiel is toegewezen. Gebruikers met meerdere locaties kunnen in het tekstvak typen, waarna een lijst wordt weergegeven waaruit de gebruiker de gewenste locatie kan kiezen.

Zodra de site is geselecteerd, klikt u op de knop <OK> om door te gaan.

Zoeken naar items

U kunt op verschillende manieren zoeken naar artikelen die u aan de inkoopwerkorder wilt toevoegen:

• Voer de gegevens in de zoekbalk in en klik op <Zoeken> om resultaten te krijgen op basis van de zoekcriteria.
• Wanneer u een leverancier selecteert uit de vervolgkeuzelijst <Leverancier>, worden alle artikelen voor die leverancier weergegeven
• Als u een catalogus selecteert uit de vervolgkeuzelijst <Catalogus>, worden alle items in die catalogus weergegeven

Zodra de artikelen zijn geretourneerd, worden de eerste 20 artikelen weergegeven. Als er meer dan 20 artikelen moeten worden weergegeven, klikt u op <Alles weergeven> om alle resterende artikelen weer te geven. Door op <Toevoegen> te klikken bij een artikel, wordt dat artikel aan de winkelwagen toegevoegd. Zodra u dit met het eerste artikel doet, wordt de winkelwagen bijgewerkt met de totale kosten en is het artikel daaronder zichtbaar. Wanneer er meer artikelen worden toegevoegd, verschijnen deze onder het eerste artikel, enz. De gebruiker kan het aantal artikelen ook verhogen of verlagen door op de + of - onder het artikel te klikken. Als de hoeveelheid op 0 staat, wordt het artikel uit de winkelwagen verwijderd.

Om het vinden van de gewenste items te vergemakkelijken, kunnen de items op verschillende manieren worden gefilterd en gesorteerd. In het gedeelte ' Sorteren op ' kunt u door op een van de opties te klikken de weergave van de itemresultaten aanpassen. In het gedeelte ' Filteren op ' kan de gebruiker uit de lijst met categorieën kiezen welke items worden weergegeven. Het is mogelijk om indien nodig meer dan één categorie te selecteren.

Let op: Voor sommige artikelen geldt een minimum aantal voordat de bestelling kan worden aangemaakt. Het minimum aantal wordt onder het artikel weergegeven.

Mand

Nadat de artikelen aan de winkelwagen zijn toegevoegd, volgen er een paar laatste controles. Kies eerst de reden voor de bestelling met behulp van de dropdown-lijst ' Reden '. Kies vervolgens de prioriteit in de dropdown-lijst ' Prioriteit '. Deze keuze bepaalt wanneer de bestelling moet worden bezorgd.

Zodra u deze gegevens hebt geselecteerd, klikt u op de knop <Inkooporder(s) aanmaken> om verder te gaan.

Let op: bij sommige systemen moet de gebruiker aantekeningen toevoegen bij de artikelen in de winkelwagen voordat de inkoopwerkorder wordt aangemaakt.

Vragenlijst

Als er vragenlijsten zijn ingesteld die van invloed zijn op inkoopwerkorders, worden deze hier weergegeven. Het enige dat u hoeft te doen, is deze vragen te beantwoorden om door te gaan met het aanmaken van de werkorder.

Nadat u de vragen heeft beantwoord, klikt u op de knop <OK> om verder te gaan.

Schepping

Zodra alle benodigde onderdelen zijn ingevuld, wordt de inkoopwerkorder aangemaakt. Afhankelijk van de artikelen in de winkelwagen kan het systeem meerdere inkoopwerkorders aanmaken als er artikelen in de winkelwagen voor meerdere leveranciers aanwezig zijn. Het systeem toont het aantal aangemaakte inkooporders en opent er één zodra deze is aangemaakt.

Let op: In sommige gevallen heeft een gebruiker geen toegang tot de knop <Inkooporder(s) aanmaken> en in plaats daarvan de knop <Inkooporder(s) aanmaken ter beoordeling>. Met deze functie worden de werkorders nog steeds aangemaakt, maar krijgen ze de status 'In behandeling', wat betekent dat de klant ze moet controleren voordat ze worden verwerkt.

Machtigingen : Kan aankopen aanmaken, Kan aankopen aanmaken voor beoordeling