Le menu Factures du portail regroupe toutes les fonctions liées à la facturation d'un ordre de travail . Pour soumettre un avoir consolidé, accédez à Menu principal > Factures > Nouveau > Avoir consolidé . La page « Soumettre un avoir consolidé » s'affichera. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur « Avoir consolidé » dans la section « Accès rapide - Factures fournisseur » du tableau de bord.

Une fois sur l'écran « Soumettre l'avoir consolidé » , vous devrez télécharger le modèle d'avoir consolidé en cliquant sur « Télécharger le modèle ». Après l'avoir téléchargé et ouvert, vous devrez saisir les ordres de travail facturés et les coûts correspondants. Les champs de coûts sont identiques à ceux des avoirs individuels. En cas de doute, une description des informations requises pour le modèle d'avoir est disponible sur l'écran « Soumettre l'avoir consolidé » .

Pour les achats, l'utilisateur doit uniquement saisir le numéro de bon de commande, le coût des pièces/articles et les frais de livraison (le cas échéant) dans le champ « Matériel/Installation/Divers/Frais de livraison ». Aucune autre information n'est requise pour les avoirs d'achat consolidés.

Après le téléchargement du justificatif, le système validera le fichier afin de vérifier que les données qu'il contient correspondent à celles du système. Il générera également un numéro de référence pour la facture et indiquera le statut du justificatif, permettant ainsi de déterminer si la facture peut être soumise.
En cas de problème avec la feuille de support, vous pouvez le constater en cliquant sur « Afficher à l’écran » pour visualiser les problèmes directement à l’écran, ou en cliquant sur « Exporter les lignes individuelles vers Excel » pour les visualiser dans un fichier téléchargé.

Si vous recevez des motifs de refus, vérifiez toujours que toutes les informations sont correctes, notamment que les coûts tiennent compte des heures incluses et que les pièces facturées sont bien identifiées. Une note de crédit consolidée ne peut être soumise si elle contient des erreurs ; celles-ci doivent donc être corrigées avant son envoi. Si les erreurs ne peuvent être corrigées sur cette note de crédit consolidée, elles devront être retirées du document justificatif et soumises manuellement. Une fois les modifications apportées au document justificatif, il suffit de le télécharger à nouveau pour que les changements soient pris en compte.

Remarque : Les raisons du refus qui surviennent lors du processus de téléchargement d'une note de crédit sont les mêmes que pour le téléchargement d'une facture unique.

Une fois le fichier accepté, le système calculera automatiquement le montant net , la taxe et le montant brut . Le numéro de facture et le taux de taxe sont obligatoires. Cliquez ensuite sur « Soumettre » pour envoyer l’ avoir consolidé.

Autorisations : Peut soumettre une facture consolidée via le portail, peut soumettre une facture d'achat via le portail et peut créer des avoirs.