Outre les e-mails système standard, il est possible de créer des modèles d'e-mails de workflow personnalisés qui se déclenchent en fonction d'actions effectuées dans le système et sont envoyés à un ensemble d'utilisateurs spécifié. Pour ce faire :

1. Cliquer sur « Modèles d’e-mails de workflow » dans la section Système de Core Data affiche l’écran Modèles d’e-mails de workflow. L’utilisateur peut alors ajouter, modifier, cocher ou décocher des modèles de workflow selon ses besoins.
   
2. Pour ajouter un nouveau modèle de flux de travail, cliquez sur le bouton « Ajouter » afin d’afficher l’écran « Ajouter un modèle d’e-mail de flux de travail ». Les champs sont décrits ci-dessous :
   

Le champ Nom est un champ de texte libre dans lequel le titre du modèle de flux de travail est saisi.

Le champ « Objet » est un champ de texte libre dans lequel vous devez saisir l’objet de l’e-mail.

Le champ « Types de contacts » est sélectionnable et permet de choisir les types de contacts du bâtiment afin d'indiquer quels contacts spécifiques doivent être les destinataires de ces e-mails.

L'option « Envoyer au contact WO » est une case à cocher indiquant si l'adresse e-mail du contact figurant sur le bon de travail doit également être destinataire de cet e-mail.

« Profils » est un champ sélectionnable permettant de choisir les profils destinataires de ces e-mails.

Le champ « Type d’ordre de travail » permet de sélectionner le type d’ordre de travail auquel ces e-mails doivent s’appliquer (réactif, maintenance préventive, etc.).

Le champ « Types d’actions » permet de sélectionner les actions de l’ordre de travail qui déclenchent l’envoi de ces e-mails.

Le champ « Actions d’autorisation » permet de sélectionner les actions d’autorisation de bons de travail qui déclenchent l’envoi de ces e-mails. Il est ainsi possible de choisir des actions telles que « Autoriser », « Demander une réévaluation », etc.

Le champ « Langues » permet de sélectionner les langues et cultures auxquelles les e-mails s'adressent.