Naast de standaard door het systeem gegenereerde e-mails, is het mogelijk om aangepaste workflow-e-mailsjablonen te maken die worden geactiveerd op basis van acties binnen het systeem en naar een specifieke groep gebruikers worden verzonden. Om dit te bereiken:
- Door te klikken op 'Workflow-e-mailsjablonen' in het gedeelte 'Systeem' van Core Data, wordt het scherm 'Workflow-e-mailsjablonen' geopend. Hier kan de gebruiker naar wens workflowsjablonen toevoegen, bewerken, aanvinken of uitvinken.
- Om een nieuwe workflowsjabloon toe te voegen, klikt u op de knop 'Toevoegen' om het scherm 'Workflowsjabloon toevoegen' te openen. De velden worden hieronder beschreven:
Naam is een vrij tekstveld waarin de titel van de workflowsjabloon wordt ingevoerd
Onderwerp is een vrij tekstveld waarin het onderwerp van de e-mail moet worden ingevoerd
Contacttypen is een selecteerbaar veld waarin de contacttypen worden gekozen om aan te geven welke specifieke contactpersonen de ontvanger van deze e-mails moeten zijn
Verzenden naar WO-contact is een selectievakje dat aangeeft of het contact-e-mailadres op de werkorder ook een ontvanger van deze e-mail moet zijn
Profielen is een selecteerbaar veld waarin profielen worden gekozen om aan te geven welke specifieke profielen de ontvanger van deze e-mails moeten zijn
Type werkorder is een selecteerbaar veld waarin de typen werkorder worden gekozen om aan te geven op welke specifieke typen werkorder (reactief, PPM, enz.) deze e-mails van toepassing moeten zijn.
Actietypen is een selecteerbaar veld om te kiezen welke werkorderacties de verzending van deze e-mails activeren
Autorisatieacties is een selecteerbaar veld om te kiezen welke autorisatieacties voor werkorders de verzending van deze e-mails activeren. Dit maakt het mogelijk om acties te selecteren zoals 'Autoriseren', 'Herwaardering aanvragen', enz.
Talen is een selecteerbaar veld om te kiezen op welke talen/culturen de e-mails betrekking moeten hebben