Pour rechercher une facture non approuvée , accédez à Menu > Factures > Recherche > Non approuvées pour afficher la liste des « Factures non approuvées ».

Cette section affiche les factures non approuvées pour lesquelles une ou plusieurs raisons expliquent leur non-validation. Chaque facture comprend un numéro, un statut, une date, un numéro de projet, une ressource, le nom du bâtiment, le client, la valeur nette, la TVA, le total, les motifs de non-approbation, le nom du dernier intervenant, la date de la dernière action et des notes. Ces informations correspondent aux données saisies sur la facture ou par son vérificateur. Les factures affichées dépendent de l'entreprise pour laquelle vous travaillez. Si vous n'êtes pas une entreprise, cette liste sera vide.

Utilisez le bouton « Filtre » en haut à droite pour affiner votre recherche si nécessaire, par exemple pour n'afficher que les factures d'un site spécifique. Dans la fenêtre contextuelle, définissez vos filtres, puis cliquez sur « Filtrer » .

Seules les factures correspondant à votre filtre s'afficheront alors. Pour supprimer un filtre, cliquez sur <Supprimer> à côté de son nom dans la barre grise en haut de la page.

Les factures figurant dans la liste des factures non approuvées peuvent être ouvertes pour consulter les motifs de refus et les éventuelles notes de rejet ajoutées par le client. Cliquez sur une <facture non approuvée> pour l'ouvrir.

L'utilisateur a également la possibilité de « modifier » ou de « supprimer » une facture selon les besoins.

Sur l'écran « Afficher la facture » , les détails de la facture s'affichent. Vous pouvez ainsi modifier les informations existantes ou consulter les fichiers de facture et de feuille de calcul téléchargés. Cet écran présente également l' historique des actions effectuées sur la facture : qui a réalisé chaque action et à quelle date. Les notes ajoutées lors de ces actions sont également affichées et accessibles en cliquant sur <Notes>.

Pour consulter les fichiers joints à la facture, cliquez sur le bouton <Afficher> situé à côté du document concerné. Si vous souhaitez modifier certaines informations, cliquez sur le bouton « Modifier ». La procédure de modification d'une facture est illustrée ci-dessous.
Remarque : Si la facture doit être supprimée, veuillez consulter la page « Suppression d'une facture ».

Lors de la modification d'une facture , tous les champs « Coût » (et le champ « Notes de facturation » ) sont modifiables, tandis que la date de soumission, le numéro de facture et le point de TVA ne peuvent pas être modifiés. Vous pouvez également supprimer les documents téléchargés et en ajouter de nouveaux. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton <Soumettre> pour les enregistrer et soumettre à nouveau la facture pour approbation.

Remarque : Si la facture consultée a été refusée par l’approbateur, le ou les motifs de refus s’afficheront avec les détails de la facture . Si l’un de ces motifs est « Visite le jour même – aucun frais de déplacement prévu » , le système affichera également les ordres de travail qui entrent en conflit avec cette facture. Avant de pouvoir soumettre à nouveau la facture, l’utilisateur doit résoudre le ou les motifs de refus ; à défaut, il ne pourra pas la soumettre une seconde fois. Une fois le ou les motifs de refus résolus et la facture soumise à nouveau, son statut passe de « Refusée » à « En attente de vérification » .
En cas de doute sur la signification du motif de refus, survolez le « i » à côté pour obtenir plus de détails.

Si une facture est rejetée, une note expliquant le motif du rejet sera affichée dans le champ « Notes de rejet » . Un message indiquant la marche à suivre pour résoudre ce problème sera également affiché.