Pour consulter les factures en attente de vérification ou nécessitant des modifications, cliquez sur l'onglet Facture et sélectionnez l'option « Liste des factures non approuvées ».

1. En cliquant sur l'option « Afficher les factures non approuvées », la liste des factures électroniques non approuvées s'affiche. Celle-ci présente toutes les factures créées pour une ressource donnée, mais qui n'ont pas encore été approuvées. Le numéro de facture, le montant total et le statut sont quelques-unes des informations affichées, ainsi que les dernières notes ajoutées par les réviseurs. Sélectionner une facture permet d'afficher l'écran « Consulter la facture ».
   
2. Sur l'écran « Afficher la facture », les détails de la facture s'affichent. Vous pouvez ainsi modifier les informations existantes ou consulter les fichiers de facture et de feuille de calcul téléchargés. Cet écran présente également l'historique des actions effectuées sur la facture : qui a effectué chaque action et à quelle date. Les notes ajoutées lors de ces actions sont également affichées et accessibles en cliquant dessus pour obtenir plus de détails.
   Pour consulter les fichiers joints à la facture, cliquez sur le bouton « Afficher » situé à côté du document concerné. Si vous souhaitez modifier certaines informations, cliquez sur le bouton « Modifier ». La procédure de modification d'une facture est illustrée ci-dessous.
   
   Remarque : Si la facture doit être supprimée, veuillez consulter la page « Suppression d'une facture » .
3. Lors de la modification d'une facture, tous les champs de coût (ainsi que le champ « Notes de la facture ») sont modifiables, tandis que la date de soumission, le numéro de facture et le point de TVA ne peuvent pas être modifiés. Vous pouvez également supprimer les documents téléchargés et en ajouter de nouveaux. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton « Soumettre » pour les enregistrer et soumettre à nouveau la facture pour approbation.
   Remarque : Si la facture consultée a été refusée par l’approbateur, le ou les motifs de refus s’afficheront avec les détails de la facture. Si l’un de ces motifs est « Visite le jour même – frais de déplacement non prévus », le système affichera également les ordres de travail qui entrent en conflit avec cette facture. Avant de pouvoir soumettre à nouveau la facture, l’utilisateur doit résoudre le ou les motifs de refus ; à défaut, il ne pourra pas la soumettre une seconde fois. Une fois le ou les motifs de refus résolus et la facture soumise à nouveau, son statut passe de « Refusée » à « En attente de vérification ».
   Remarque : Si une facture a été rejetée, une note expliquant le motif du rejet sera affichée dans le champ « Notes de rejet ». Un message indiquant la solution à apporter sera également affiché.