Wat is het?

Voortbouwend op de reeds succesvolle imitatiefunctie, stelt delegeren gebruikers in staat hun jaarlijkse verlof in het systeem te registreren en een collega te selecteren aan wie ze hun verantwoordelijkheden/gebouwen delegeren tijdens hun afwezigheid. In plaats van alleen toegang te geven tot werkorders (zoals het geval is met de imitatiefunctie), geeft de delegeerfunctie de gedelegeerde toegang tot alle takenlijsten of gebouwen van de delegerende persoon en kan hij/zij de verantwoordelijkheden van de afwezige collega volledig overnemen.

Waarom is ‘delegatie’ geïntroduceerd?

Met de huidige imitatiefunctie kunnen gebruikers alleen werkorders goedkeuren met autorisatie namens anderen. Hoewel dit een uiterst nuttige functie is (die nog steeds beschikbaar is in het systeem), biedt de mogelijkheid om meer dan alleen werkorders te beheren met autorisatie bedrijven meer flexibiliteit en mogelijkheden om met afwezige medewerkers om te gaan en te voorkomen dat er een situatie ontstaat waarin niemand met hetzelfde niveau controle of toezicht heeft over bepaalde bedrijfsonderdelen. Daarom was er behoefte aan de mogelijkheid om gebruikers hun volledige verantwoordelijkheden te delegeren aan een teamlid, zodat zij toezicht kunnen houden op hun eigen bedrijfsonderdeel in geval van geplande afwezigheid.

Hoe werkt het?

De functie Delegeren is toegankelijk via het Persoonsdossier in het systeem. De delegerende persoon zelf, of het administratief personeel, kan het Persoonsdossier openen en naar het tabblad Verlof navigeren. Op dit tabblad kunnen gebruikers selecteren welk type verlof ze opnemen, hoe lang het verlof duurt en aan wie ze hun verantwoordelijkheden willen delegeren. Om ervoor te zorgen dat alleen gekwalificeerde gebruikers de verantwoordelijkheden van de delegerende persoon krijgen, is de keuze van gebruikers aan wie ze willen delegeren beperkt per profiel. Als een manager bijvoorbeeld een week met jaarlijks verlof is, kan hij of zij een andere gebruiker uit het Managerprofiel als gedelegeerde kiezen. Mochten er profielwijzigingen worden aangebracht, dan kan het systeem de gebruiker uitleggen waarom delegeren niet langer mogelijk is.

Wat brengt de toekomst?

Bij de introductie moet deze functie worden geconfigureerd via de desktopapplicatie. In de toekomst zal de configuratie van deze functie worden uitgebreid naar gebruikers in de portal en de mobiele app.