Die Erstellung von Rechnungen, Gutschriften, Proforma-Rechnungen usw. erfolgt allesamt nach demselben Verfahren.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Rechnung erstellen“. Im ersten Schritt wählen Sie im Bildschirm „Kunden auswählen“ einen Kunden aus. Weitere Informationen zur Kundenauswahl finden Sie auf der Seite „Kundenauswahl“ .
- Anschließend öffnet sich dieser Bildschirm.
- Auf diesem Bildschirm kann der Benutzer den Dokumenttyp aus einem Dropdown-Menü auswählen. Zur Auswahl stehen Rechnung, Gutschrift, Lastschrift, Proforma-Rechnung und Vorauszahlungsrechnung. Hinweis: Gutschriften werden als positive Beträge eingegeben, erscheinen jedoch im Arbeitsauftrag als negativer Wert.
- Wenn der Benutzer die Auftragsnummer hat, kann diese im nächsten Feld eingegeben werden. Durch Klicken auf „Bestätigen“ wird der eingegebene Auftrag gefunden und alle relevanten Details angezeigt. Wenn dieses Feld leer gelassen und das Kontrollkästchen „Auftragsnummer“ deaktiviert wird, wird eine nicht zugeordnete Rechnung erstellt.
- Es wird eine Duplikatsprüfung durchgeführt. Dabei wird eine Liste potenzieller Aufträge angezeigt, auf die sich diese Rechnung beziehen könnte. Die Kriterien für die Duplikatsprüfung lauten wie folgt:
Gleicher Ort (Gebäude), gleiches Datum der Teilnahme und gleiche Ressource. - Wenn der Arbeitsauftrag nicht mit dem ausgewählten Kunden in Zusammenhang steht und Sie Zugriff auf den anderen Kunden haben, wird die folgende Meldung angezeigt:
- Durch Klicken auf „OK“ wird bestätigt, dass es sich um den Arbeitsauftrag handelt, und die Rechnung wird dem anderen Kunden hinzugefügt. Durch Klicken auf „Abbrechen“ kehrt der Benutzer zum Finanzmodul zurück.
- Wenn die eingegebene Auftragsnummer einen Bestand von Null aufweist, wird folgende Meldung angezeigt:
- Durch Klicken auf OK wird der Arbeitsauftrag in jedem Fall ausgewählt, durch Klicken auf Abbrechen wird der Benutzer zum vorherigen Bildschirm zurückgeleitet.
- Als Nächstes wählen Sie eine Ressource aus . Dies ist die Ressource, die die Rechnung für den ausgewählten Arbeitsauftrag erstellt.
- Wählen Sie anschließend das Gebäude aus, auf das sich die Rechnung bezieht, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil klicken und aus der Liste der verfügbaren Gebäude auswählen.
- Sobald eine Ressource und ein Gebäude ausgewählt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
- Die Rechnungsdetails können nun eingegeben werden. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert:
Der Dokumenttyp ist ein Dropdown-Menü, in dem Sie die Rechnungsart auswählen können. Zur Auswahl stehen Rechnung, Gutschrift, Lastschrift, Proforma-Rechnung und Vorauszahlungsrechnung. Um dies zu ändern oder eine Auftragsnummer hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ und anschließend auf „Typ ändern“.
Hinweis: Wenn im Feld „Dokumenttyp“ die Option „Proforma-Rechnung“ ausgewählt ist, werden die Optionsfelder „Durch Rechnung ersetzt“ angezeigt. Wählen Sie vor dem Fortfahren entweder „Ja“ oder „Nein“ aus.
„Hinzugefügt“ ist ein nicht bearbeitbares Feld, das das Datum enthält, an dem die Rechnung dem System hinzugefügt wurde.
Bei „Eingangsdatum“ handelt es sich um ein Kalender-Dropdown-Menü, in das das Datum des Rechnungseingangs eingegeben wird.
Die Rechnungsnummer ist ein Freitextfeld, in das die Nummer der Rechnung eingegeben wird. Hinweis: Dieses Feld erlaubt maximal 30 Zeichen.
Der Steuerstichtag ist ein Kalender-Dropdown-Menü, in das das Steuerstichtagsdatum für die Rechnung eingegeben wird.
„Kunde“ ist ein Dropdown-Feld, das den im vorherigen Bildschirm ausgewählten Kunden enthält. Dieser kann auf diesem Bildschirm geändert werden, wodurch jedoch alle zuvor ausgewählten Ressourcen oder Gebäude entfernt werden.
„Ressource“ ist ein Dropdown-Feld, das die im vorherigen Bildschirm ausgewählte Ressource enthält. Diese kann auf diesem Bildschirm geändert werden.
„Gebäude“ ist eine Auswahlliste aller Gebäude des ausgewählten Kunden. Markieren Sie das für die Rechnung relevante Gebäude.
Bei den Anwesenheitskosten handelt es sich um ein numerisches Feld, in dem die Kosten für die Teilnahme an der Arbeit erfasst werden.
Die Kosten für die Arbeitszeit vor Ort sind ein numerisches Feld, in dem die Kosten für die vor Ort für die Arbeiten aufgewendete Zeit eingegeben werden.
Die Lohnkosten sind ein nicht editierbares Feld, aus dem die Anwesenheitskosten und die Kosten für die Zeit vor Ort berechnet werden.
Teilekosten ist ein numerisches Feld, in dem die Kosten aller zur Fertigstellung der Arbeit verwendeten Teile eingegeben werden.
Bei Anlagen-/Geräte-/Sonstige Kosten handelt es sich um ein numerisches Feld, in dem alle anderen Kosten, die mit der Arbeit in Zusammenhang stehen, erfasst werden.
Der Festpreis ist ein Zahlenfeld, in dem ein Gesamtpreis für die ausgeführten Arbeiten eingetragen wird. Sobald ein Festpreis angegeben ist, ersetzt dieser alle anderen Kosten (z. B. berechnete Kosten, Durchschnittspreise), da der Festpreis der endgültige Rechnungsbetrag ist.
Der Nettowert entspricht der Summe aller Kosten. Dieser Wert wird automatisch berechnet.
Die Mehrwertsteuer ist ein Zahlenfeld, in dem die Mehrwertsteuerkosten eingegeben werden. Das Dropdown-Feld enthält die für die in dieser Rechnung ausgewählte Ressource geltenden Mehrwertsteuersätze. Der Mehrwertsteuersatz ändert sich je nach Datum im Steuerzeitpunkt und verwendet die jeweiligen Mehrwertsteuersätze des Steuerjahres.
Der Bruttobetrag ist die Summe aus Nettobetrag und Mehrwertsteuer.
Die Option „Ersatz“ ist ein Kontrollkästchen, mit dem angegeben werden kann, dass eine Ersatzrechnung erforderlich ist. Diese Option wird aktiviert, sobald die Gründe für die Nichtzuordnung ausgewählt wurden.
„Nicht zugeordnete Gründe“ ist ein Popup-Menü, in dem beliebige Gründe für die Nichtzuordnung der Rechnung ausgewählt werden können.
Die Prüfabteilung ist ein Dropdown-Menü, in dem die Abteilung ausgewählt wird, die die Rechnung prüfen soll.
Das Feld „Rechnungshinweise“ ist ein Freitextfeld, in dem alle für die Rechnung relevanten Hinweise eingegeben werden können. - Sobald alle Rechnungsinformationen eingegeben wurden, klicken Sie auf „Speichern“.
Hinweis: Dies sind die anderen Arten von Nachrichten, die Sie möglicherweise erhalten, und der Grund für deren Empfang:
Beim Versuch, einen Arbeitsauftrag zuzuordnen, der noch keiner Ressource zugewiesen wurde (d. h. Status 0,03 - Ressourcenzuordnung ausstehend)
Beim Versuch, einen Arbeitsauftrag zuzuordnen, der sich nicht im korrekten Status für die Rechnungsstellung befindet (z. B. 1.00 - Zuweisung ausstehend und 1.03 - Annahme ausstehend)
Dies kann aus zwei Gründen auftreten:
- Wenn eine Arbeitsauftragsnummer eingegeben wird, die nicht im System vorhanden ist.
- Wenn eine Arbeitsauftragsnummer eingegeben wird, die im System vorhanden ist, der Benutzer aber nicht die Berechtigung für den Kunden besitzt, auf den sich der Arbeitsauftrag bezieht.
Bitte beachten Sie: Ein Benutzer kann nur dann eine Rechnung zu einem Arbeitsauftrag hinzufügen, dessen Ressource Teil einer Ressourcengruppierung ist, auf die der Benutzer Zugriff hat.