Het maken van facturen, creditnota's, proforma's en dergelijke gebeurt allemaal via hetzelfde proces.
- Klik op de knop 'Nieuwe factuur aanmaken'. De eerste stap is het selecteren van een klant via het scherm 'Klanten selecteren'. Zie de pagina 'Klanten selecteren' voor meer informatie over het selecteren van klanten .
- Vervolgens wordt dit scherm geopend.
- Vanuit dit scherm kan de gebruiker het documenttype selecteren in een keuzemenu. De opties zijn Factuur, Creditnota, Debetnota, Proformafactuur en Vooruitbetalingsfactuur. Opmerking: Creditnota's worden ingevoerd als positieve waarden, maar worden bij de werkorder weergegeven als een negatieve waarde.
- Als de gebruiker het werkordernummer heeft, kan dit in het volgende veld worden ingevoerd. Door op 'Bevestigen' te klikken, wordt de ingevoerde werkorder gevonden en worden alle relevante gegevens weergegeven. Als u dit veld leeg laat en het selectievakje 'Werkordernummer' uitvinkt, wordt een niet-toegewezen factuur aangemaakt.
- Er wordt een duplicaatcontrole uitgevoerd. Dit toont een lijst met potentiële werkorders waarop deze factuur van toepassing zou kunnen zijn. De criteria voor duplicaat zijn als volgt:
Zelfde locatie (gebouw), zelfde aanwezigheidsdatum en dezelfde bron. - Als de werkorder niet bij de geselecteerde klant hoort en u wel toegang hebt tot de andere klant, wordt het volgende bericht weergegeven:
- Door op OK te klikken, bevestigt u dat dit de werkorder is en gaat u verder met het toevoegen van de factuur aan de andere klant. Door op Annuleren te klikken, keert de gebruiker terug naar de module Financiën.
- Als het ingevoerde werkordernummer een nul-opbouw heeft, wordt het volgende bericht weergegeven:
- Als u op OK klikt, wordt de werkorder geselecteerd. Als u op Annuleren klikt, keert de gebruiker terug naar het vorige scherm.
- Selecteer vervolgens een resource . Dit is de resource die wordt gefactureerd voor de gekozen werkorder.
- Selecteer vervolgens het gebouw waarop de factuur betrekking heeft door op de vervolgkeuzepijl te klikken en een keuze te maken uit de lijst met beschikbare gebouwen.
- Nadat u een resource en een gebouw hebt geselecteerd, klikt u op de OK-knop.
- Factuurgegevens kunnen nu worden ingevoerd. Elk veld wordt hieronder uitgelegd:
Documenttype is een keuzelijst waarin u het factuurtype kunt selecteren. De opties zijn Factuur, Creditnota, Debetnota, Proformafactuur en Vooruitbetalingsfactuur. Om dit te wijzigen of een werkordernummer toe te voegen, klikt u op de knop Acties en vervolgens op 'Type wijzigen'.
Opmerking: Als Proformafactuur is geselecteerd in het veld Documenttype, verschijnen de keuzerondjes 'Vervangen door factuur'. Selecteer 'Ja' of 'Nee' voordat u verdergaat.
Toegevoegd is een niet-bewerkbaar veld dat de datum bevat waarop de factuur aan het systeem is toegevoegd.
Ontvangen datum is een kalenderkeuzelijst waarin u de datum invoert waarop de factuur is ontvangen.
Factuurnummer is een vrij veld waarin het factuurnummer wordt ingevoerd. Let op: dit veld kan maximaal 30 tekens bevatten.
Belastingpunt is een kalenderkeuzelijst waarin u de belastingpuntdatum voor de factuur kunt invoeren.
Client is een keuzemenu dat de Client bevat die in het vorige scherm is gekozen. Dit kan vanuit dit scherm worden gewijzigd, maar alle eerder geselecteerde bronnen of gebouwen worden verwijderd.
Resource is een keuzemenu met de resource die in het vorige scherm is gekozen. Dit kan vanuit dit scherm worden gewijzigd.
Gebouw is een selectie van alle geselecteerde gebouwen voor de klant. Vink het gebouw aan dat relevant is voor de factuur.
Aanwezigheidskosten is een numeriek veld waarin de kosten van de aanwezigheid op het werk worden ingevoerd.
Kosten tijd op locatie is een numeriek veld waarin de kosten van de tijd die op locatie is doorgebracht voor de werkzaamheden worden ingevoerd.
Arbeidskosten is een niet-bewerkbaar veld waarmee de aanwezigheidskosten en de kosten voor de tijd op locatie worden berekend.
Onderdelenkosten is een numeriek veld waarin de kosten van alle onderdelen die gebruikt worden om het werk te voltooien, worden ingevoerd
Installatie-/apparatuur-/diverse kosten is een numeriek veld waarin alle andere kosten worden ingevoerd die betrekking hebben op het werk.
Vaste kosten zijn een numeriek veld waarin een all-inclusive prijs voor het uitgevoerde werk wordt ingevoerd. Als er vaste kosten worden ingevoerd, vervangen deze alle andere kosten (bijv. berekende kosten, AOV's), aangezien de vaste kosten het uiteindelijke bedrag zijn dat in rekening wordt gebracht.
De nettowaarde is de totale waarde van alle kosten. Deze waarde wordt automatisch berekend.
BTW is een numeriek veld waarin de BTW-kosten worden ingevoerd. Het keuzemenu bevat de BTW-tarieven die beschikbaar zijn voor de resource die voor deze factuur is geselecteerd. Het BTW-tarief verandert afhankelijk van de datum in het belastingpunt en gebruikt de respectievelijke BTW-tarieven van dat belastingjaar.
Het bruto totaal is de som van de netto waarde en de BTW-kosten.
Vervanging is een selectievakje dat kan worden aangevinkt om aan te geven dat een vervangende factuur vereist is. Dit wordt ingeschakeld zodra de niet-toegewezen redenen zijn geselecteerd.
Niet-toegewezen redenen is een pop-upmenu waarin u de redenen kunt selecteren waarom de factuur niet is toegewezen.
Afdeling beoordelen is een vervolgkeuzemenu waarin u de afdeling kunt selecteren die de factuur gaat beoordelen.
Factuurnotities is een vrij veld waarin u alle notities kunt invoeren die relevant zijn voor de factuur. - Zodra alle factuurgegevens zijn ingevoerd, klikt u op 'Opslaan'.
Let op: Dit zijn de andere soorten berichten die u kunt ontvangen en de reden waarom u ze ontvangt:
Bij het proberen een werkorder toe te wijzen die nog niet aan een resource is toegewezen (d.w.z. met status 0.03 - In afwachting van resourcetoewijzing)
Wanneer u probeert een werkorder toe te wijzen die niet de juiste status heeft om te worden gefactureerd (d.w.z. 1.00 - In afwachting van toewijzing en 1.03 - In afwachting van acceptatie)
Dit kan om twee redenen gebeuren:
- Als er een werkordernummer wordt ingevoerd dat niet in het systeem staat.
- Wanneer er een werkordernummer wordt ingevoerd dat in het systeem staat, maar de gebruiker geen rechten heeft voor de klant waarop de werkorder betrekking heeft.
Let op: een gebruiker kan alleen een factuur toevoegen aan een werkorder waarvan de resource deel uitmaakt van een resourcegroep waartoe de gebruiker toegang heeft.