Die Ostara -Anwendung bietet ein zentrales System für die Rechnungserfassung und -verarbeitung. Rechnungsaktionen sind über zwei Tools zugänglich: den Bereich „Finanzen“ auf der Helpdesk-Arbeitsseite und die Menüschaltflächen „Rechnungsaktionen“ im Finanzmodul. Die verfügbaren Aktionen hängen vom Status des aktuellen Auftrags oder der Rechnung ab. Jede abgeschlossene Aktion wird als Ereignis im Ereignisfenster auf der rechten Seite der Helpdesk-Arbeitsseite angezeigt. Dies ermöglicht einen schnellen Überblick über alle Aktionen, die für die jeweilige Auftragsnummer durchgeführt wurden, und dient gleichzeitig als dauerhafte Dokumentation für Prüfhistorie und Berichterstellung. Belege (Rechnung, Arbeitsblatt oder beides) können beim Erstellen einer Rechnung oder beim Bearbeiten einer bestehenden Rechnung hinzugefügt werden (siehe Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen ).

Rechnungen durchlaufen im Laufe ihres Lebenszyklus verschiedene Status. Diese Status sind:

• Nicht genehmigt – Die Rechnung kann derzeit erst genehmigt werden, wenn alle Gründe für die Nichtgenehmigung behoben sind.
• Genehmigen – Die Gründe für die Ablehnung der Rechnung wurden behoben, und die Rechnung wartet nun auf die Validierung.
• Geprüft – Die Rechnung wurde vom Kunden geprüft und wartet nun auf die Zahlungsanweisung.
• Zahlungsabwicklung – Die Rechnung wurde nun verarbeitet und kann im Finanzsystem des Kunden bezahlt werden.
• Ersatzrechnung angefordert – Diese Rechnung wurde als „Ersatzrechnung erforderlich“ markiert. Dies wird nur für die Rechnungsverwaltung in der Desktop-Version verwendet.
• Abgelehnt – Dieser Vorgang wurde vom Rechnungsteam geprüft und zur erneuten Prüfung an den zuständigen Mitarbeiter zurückgesandt.